디지털트랜스포메이션을 위한 첫걸음, 디지털 자산화
디지털 트랜스포메이션 필수 준비 단계인 '디지털 자산화'의 기대효과와 목적은 무엇이라 생각하나요?
디지털 자산화란, 기업의 업무 경험을 모두 디지털 데이터로 전환하는 일입니다. 업무의 결과값이나 과정을 단순히 문서로 정리하는 개념을 벗어나 디지털 서비스를 이용해 업무 과정을 그대로 데이터화하는 것이 핵심입니다. 이는 축적의 개념을 넘어 업무 프로세스 혁신을 위한 주재료가 됩니다.
고정적으로 진행되는 프로젝트 과정을 데이터화하여 AI 시스템으로 개발하거나 전임자의 업무를 자산화해 자신의 성과를 덧붙여 프로젝트를 발전시키는 등 발전을 위한 다양한 소재로 활용되는데요.
이렇듯 개인의 업무가 곧 기업 자산이 되고, 기업 자산을 어떻게 활용하는지에 따라 기업의 성장이 좌우되는거죠. 때문에 업무 자산화가 얼마나 잘 되었는지에 따라 디지털화도 속도를 낼 수 있게 됩니다. 주재료가 풍부하면 더욱 많은 것들을 개발할 수 있기 때문이죠. 지금부터는 프로세스 혁신, 디지털트랜스포메이션의 가장 기본이라 할 수 있는 디지털 자산화 방법과 활용 방법에 대해 설명드리고자 합니다.
디지털 자산화 방법
디지털 자산화는 가시성 확보와 데이터 수집을 통해 이루어집니다. 쉽게 말해 모든 업무 프로세스를 온라인 기반으로 수집하는 것을 뜻합니다. 회의, 메신저, 대화로 이루어져 쉽게 휘발되던 업무 히스토리도 최대한 온라인 기반으로 기록하여 가시성을 확보하고 데이터로 축적합니다. 원페이지 협업툴 콜라비 구조를 디지털 자산화의 쉬운 예로 들 수 있습니다. 문서라는 한 공간에서 다양한 사람들이 업무를 진행합니다. 단순히 결과물을 업로드하는 공간이 아닌 각자가 결과물을 만들어가는 공간입니다. 문서 내에는 워크플로우에서 발생한 일정, 할 일, 파일, 의사결정, 관련 문서가 모두 콘텐츠로 표기되어 데이터화 됩니다. 이로 인해 문서에서 진행한 업무 과정이 자연스럽게 데이터로 전환됩니다. 데이터가 축적되는 공간은 지식관리시스템(PKMS)으로도 활용할 수 있게 됩니다.
디지털 자산화 활용 단계
축적된 디지털 자산은 크게 3가지 단계로 실질적 가치를 찾습니다. 1단계는 디지털 자산 즉 수집된 데이터를 통해 프로세스를 분석합니다. 축적된 다양한 워크플로우 중 일정 패턴을 파악하거나 개인의 기술 패턴 등을 분석하여 프로세스를 정형화 합니다. 2단계에서는 분석된 패턴이나 기술을 토대로 모델링을 실행합니다. 이 때, 협업 자동화 시스템, AI 업무 비서, 정량적 평가 시스템 등 다양한 방향으로 디지털트랜스포메이션을 계획하고 실험해볼 수 있습니다. 3단계는 모델링을 통해 안정성과 적합성이 확인된 시스템을 사내에 구축하면서 새로운 업무 기술을 적용합니다.
디지털 자산화 활용 사례
근로복지공단은 기관의 보수적인 특성 해결과 동시에 프로세스 혁신을 만들어낸 우수 사례입니다. 근로복지공단은 프로세스 혁신을 두고 가장 먼저 프로세스 정량화를 위한 업무 지식관리시스템(PKMS)을 구축했습니다. 이후 수집된 데이터를 기반으로 아래와 같은 시스템을 구축했습니다.
BPM 시스템
경영정보전시 시스템(EID)
비즈니스 활동 모니터링 시스템
균형 성과 관리 (BSC)
이 외에도 지식관리 시스템은 업무와 지식을 밀접하게 통합하고 연계함으로써 업무 수행 중 꼭 필요한 지식을 자동으로 제공하고 다양한 지식을 축적하는 용도로도 활용했습니다. 법령이나 정형지식과 판례 등을 다수 참고해야 하는 업무 특성상 지식관리 시스템 자체의 활용성이 높았는데요. 디지털 자산과 프로세스 혁신을 동시에 구축하면서 근로복지공단은 다양한 측면에서 업무 효율 상승을 실감하게 되었습니다. 특히 경영진은 모든 사업의 경영 계획과 공단 핵심 정보를 알 수 있어 경영 전략의 리스크를 줄였습니다. 실무자는 업무 처리 과정과 결과를 체계적으로 확인할 수 있고 담당자와 부서 간의 공유가 빨라졌다고 나타났습니다. 무엇보다 PKMS를 활용해 정보 습득 기회가 높아짐에 따라 55개 지역 본부 및 지사의 업무 역량도 높아졌습니다. 이와 같은 근로복지공단 사례는 업무 자산을 최대로 활용한 사례로도 꼽히고 있습니다.
결국 디지털 혁신은 기업이 가진 자산의 가치를 최대로 끌어내는 보조 수단에 불과합니다. 이전까지 성공을 만들었던 경험과 기술을 최대로 활용할 수 있는 디지털트랜스포메이션을 위해 디지털 자산화를 시작해보면 어떨까요? 축적된 업무 자산이 디지털트랜스포메이션을 이끄는 강력한 무기가 될 수도 있습니다.
