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Jan 17. 2020
일이 되려면 협업 툴보다 프로세스 기획이 먼저다!
감당 못하게 밀려드는 요청 업무를 제대로 수행하려고 기획자들이 나선 사연
저희 회사는 수평/소통 문화를 지향하고 있습니다.
사장님께서 피터 드러커의 "수직 업무체계의 나쁜 점은 모든 명령의 전달 단계마다 잡음은 두 배로 늘어나고, 메시지는 반으로 줄어들기 때문"이라는 수평 업무 프로세스 문화를 정착시킨 덕분인데요.
그러다 보니 업무 요청 구조도 매우 개방된 구조라 메일, 메신저, 그룹웨어 업무 요청 게시판 등 다양한 경로를 통해 들어오고 있습니다.
여러분은 하루에 보통 업무 요청을 얼마나 받으시나요?
저희의 경우 수시(2일 내 완료 요청), 일정 (1주, 2주, 3주... 단위로 통상 2개월 이내), 프로젝트(2개월 이상의 장기업무), 정기 (기능 업그레이드, 패치 등) 업무로 구분해서 영업, 마케팅, 운영 담당 부서로부터 자유롭게 업무 요청을 받고 있는데요. (콘탠츠 기반의 플랫폼 사업을 하다 보니 거의 대부분의 업무가 IT 요청입니다.)
기획업무 수행의 입장에서 보면
업무 자체의 퀄리티를 높이고 싶고, 도전적으로 업무를 수행하고 싶어도 통제 불가능하도록 계속 밀려오고, 새로 치고 들어오는 업무 때문에 오늘은 일단, 이번 주는 일단, 이번 달은 일단 이것부터… 처리해야 하는 현실… 이 느끼는 고충인데 반해,
기획자는 업무 요청자 겸 전체 일정 관리자가 될 수도 있다 보니 그 입장에서 보면
조금만 순위가 밀리면, 내가 요청한 업무는 언제 되는지… 마냥 기다려야 되고, 어떤 업무 때문에 밀리고 있는지 일일이 파악하기도 힘든 현실… 일 따로, 관리 따로….. 엑셀로, 메일로, 메신저로 수작업으로 현황 공유하고, 일정 조율하는 것도 점점 한계에 달하고,
팀장, 본부장, 대표이사는 도대체 내가 지시하거나 관리하는 업무가 진행되는 현황이나 안 되는 이유가 어느 부분인지를 일일이 물어보지 않으면 알 수 없는 현실을 계속 지적하는 통에... 팀원들의 번아웃이 매우 염려되는 지경에 이르렀습니다.
타 본부 워크숍에 옵서버로 참관하러 가면, 어김없이 나오는 이슈.. IT업무 프로세스의 문제...
"요즘 잘 나오는 협업 툴들 많은데
왜 우리는 그거 안 쓰고 비효율적으로 일하나요?"
(억장이 무너지는) 얘기를 하죠.
"그러면 문제 제기한 자네가 한번 조사해서 보고해 봐"라고 얘기를 하는 경우,
방향이 바뀝니다. "그건 이 문제 일으킨 IT에서 해야 하는 거죠"
결국 이 부분은 결론이 나지 않고, 유야무야 되면서 개선은 안되고, 사람들은 지치는 상황이 반복 되게 됩니다.
협업 툴은 요즘 매우 솔루션들이 다양하고, 각자 장점과 레퍼런스를 가지고 활성화되고 있어서 얼마든지 알아보면 좋은 거 많이 나옵니다.
업무 효율을 높이는 아홉 가지 협업 툴
문제는 "왜 비효율적인가?"가 아니라 "지금 현황 AS-IS는 어떻게 되고, 그래서 TO-BE는 어때야 해? 그래서 우리에게 딱 맞는 프로세스가 뭔지"부터 파악한 후에
전사 > 사업부 > 팀 > 개인의 업무 현황을 모두 한눈에 파악할 수 있도록 하고,
모든 내부 문서와 회의록, 산출물, 공동연구 산출물이 자산화 될 수 있도록 축적시킬 수 있도록 한다.
는 목표를 잡고, "일단 해보는" 실행이 바탕이 되어야 하는 거죠.
결국 이게 안돼서 현 상황이 제일 답답한 우리 기획자들이 해야겠다. 고, 우리가 제일 잘할 수 있다고 팀 회의에서 결론을 내렸습니다. 우리에겐 아래의 직무 역할도 있다고 보았기 때문입니다.
퍼실리테이터 Facilitator
내부 IT 기반 비즈니스 업무 수행에 필요한 과제를 정확히 추출하고,
함께 일하는 구성원들이 스스로 해결책을 찾아 실행할 수 있도록
도와주는 역할
다른 직무 정의는 이런 업무 요청도 기획자가 주도적으로 수행해야 하나요? 글을 참고하세요. ^^;;
우선 목표부터 정의하고
업무를 요청하고, 처리하면서 기록만 남기면
업무 관리/조율, 공유가 자동으로 되는 "우리에게 맞는" 통합적인 관점의 협업 시스템을 도입하거나 만들자!!
기획 업무 프로세스처럼 요구사항 분석, 요건 정리부터 출발하기로 했습니다.
업무가 효율적으로 진행되기 위한 요구와 방향이 정리 안된 상황에서
협업 Tool 도입 검토를 먼저 하면,
도구에 의존적인 업무 프로세스로 설계될 가능성이 높고,
정작 우리에게 필요한 것을 놓칠 수 있기 때문에 이 단계가 필요했던 거지요.
1부터 100까지 충분한 요건을 정리하고 분석을 해 놔야 (초반의 고민과 디테일)
일정에 쫓기고 리소스가 부족해서 조정해야 하는 경우, 부분적인 1,3,5,7,9를 선택할 수 있다는 얘기죠.
협업 Tool이 갖추었으면 하는 사항을 요청자와 처리자 관점에서 요구사항을 수렴해서 간략히 정리해 본 결과,
요청자와 처리자의 요구사항 간략 정리협업 요청서와 처리 진행에서 필요한 항목들을 정리할 수 있었습니다.
협업 요청 및 처리단계 등록할 때 필요한 항목여기까지 나왔다면 업무 요청과 처리 등록의 프로토를 하나씩 만들어 볼 수 있겠습니다.
업무 요청 요구사항 분석을 반영한 프로토타입
요청받은 업무를 처리할 때 등록하는 프로토타입요청하다가 중복되고, 다시 Back 되고 하는 등의 복잡한 업무 수행단계 구조를 가져가게 되는데, 이걸 펼쳐서 보면 아래와 같이 나올 것으로 보았습니다.
워터폴 방식으로 아래로 떨어지긴 하지만, 실제 일들이 어떻게 프로세스로 이루어지는지 플로우 차트로 만들어 볼 수 있겠지요? (요것도 팝업창으로 뜨도록 기획했습니다.)
물론 순서도 편집될 수 있게 (드래그 앤 드롭으로)
이렇게 업무를 수행하게 되면 결국 전체적인 업무 파악을 원래 의도한 대로 전사 > 팀 > 개인으로 볼 수 있게 되는 거지요.
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