왜 제가 보고를 드렸는데 기억을 못 하시죠?
보고서 쓸 때 생각해야 하는 것
누구든 살면서 글로 무언가를 전달해야 할 일이 있죠. 그냥 친한 사이에서도 어려운 데 직장상사님이 대상이 되면 난이도는 최상으로 올라갑니다.
작년 초에 회사에서 다른 부서에게 공유하기 위해 자료를 준비할 때가 있었는데, 그때 저희 조직장님이 나누어주셨던 글로 보고할 때 기억해야하는 것을 6가지로 정리해보았습니다. (묵히고 묵혀있던 노트 한구석에서 발견...!)
1_제대로 보지 않는 것이 디폴트 값
읽는 사람 (보고를 듣고 보는 사람)도 집중해서 봐줘야 하는 것이 맞지만, 쓰는 사람(보고자)은 윗사람들이 제대로 보지 않을 것을 전제로 써줘야 해요. 생각보다 보고를 듣는 위치에 있는 사람들은 바빠서 그 보고만 듣고 보고 있지 않을 확률이 매우 높아요.
마치 소비자를 대하듯이. 소비자도 제대로, 꼼꼼히 읽지 않잖아요?
저.. 저기요 2_아는 것과 모르는 것, 관심 있는 것
보고서를 쓸 때는 크게 3가지 내용을 중심으로 생각하세요.
의사결정권자가 아는 것이 무엇인지. 모르는 것이 무엇일지. 지금 관심사가 무엇인지.
3_지금 이 보고는 왜 하는 거냐면요.
아까도 말했지만 (1번에서) 윗사람들은 신경 쓰는 일들이 많아서 내가 하는 일에 대해 웬만하면 기억하지 못해요.
다시 한번 지금 내가 보고하는 이게 무엇이고 목적이 뭔지를 간단하지만 정확하게 짚어줍시다.
4_빨간펜 선생님이 되자. 밑줄 쫙
또 얘기하지만 보고를 받는 사람들은 너무 바빠서 우리가 쓴 내용을 모두 집중해서 읽지 않을 가능성이 높아요.
그렇기 때문에 중요하고 중요하지 않은 것을 확실히 구분해서 써주는 게 좋아요. 특히, 중요한 것은 반드시 읽을 수 있도록 디테일하게 표기해주세요.
다 중요합니다... 다 봐주세요...!5_예시도 대충 넣지 말자.
우리는 보고할 때 시안 같은 것들을 많이 사용하죠. 그래서 ‘예시’라고 해서 넣어놓지만 처음 보는 사람의 입장에서는 그걸 예시라고 생각 못해요.
예시라고 해도 ‘이렇게 되겠구나' 생각이 들도록 해야 하는데. ‘엇 이건 안될 것 같은데.’라는 생각이 들도록 하면 시안은 물론 관련되어 있는 다른 본질적인 내용들도 흔들릴 수 있어요.
* 예시입니다. 참고 부탁드립니다. 6_우리 조직의 표기법을 지키자.
표기법 (예를 들면 날짜 표기) 같은 것들은 집단에서 쓰는 표기법을 지켜줘야 해요. 예를 들면 날짜 표기 같은 것들 있죠.
그 표기법을 지키지 않을 확실한 이유가 있는 게 아니라면.
우리는 이걸 ~라고 부르기로 했어요! 지킵시다!6가지도 길다 싶으면 1줄로 요약할 수 있을 것 같습니다.
상대는 대충 보더라도 나는 대충 써서는 안 된다!!
오늘도 내일 있을 보고로 시름시름 앓고 있는 수많은 보고자분들 모두 파이팅...!
