공공사업 운영 디지털 혁신
전용 앱부터 대시보드까지
개요
공공사업 효율적인 운영을 위한 컨설팅과 프로젝트를 진행했습니다.
60여분의 공공사무원분들이 6개의 권역에서 지역 소상공인을 찾아가서 지원정책을 홍보하고 신청을 도와드리는 방식으로 6개월간 진행되는 사업입니다.
기존에 운영했던 경험을 바탕으로 2024년 고도화, 효율화, 자동화를 위해서
2023년 겨울 시작해서 수 차례의 회의를 거쳤고 최종적으로 1) 운영 전용 앱, 2) 외근비 자동계산 프로그램, 3) 자동 실적 분석 보고서 및 대시보드를 제작해서 2024년 4월 사업이 시작되었습니다.
1. 운영 전용 앱 #Google_Appsheet
프로젝트의 가장 핵심은 사무원분들의 출퇴근부터 업무 관리까지 전반적인 운영을 고도화하기 위한 도구와 운영 방식의 설계였습니다. 직전 사업까지는 구글 시트, 설문, 사이트를 활용해서 진행하던 상황이었습니다. 처음 방문드려서 기존 방식을 소개 받았을 때 상당히 잘 만들어져 있어서 상당히 놀랐었습니다.
다만, 데이터 구조와 정책이 분석에 적합하지 않았고 구글 설문의 한계가 점점 복잡해지는 사업 운영에 한계에 부딪치고 있었습니다.
초기에 ERP, CRM 도구를 검토해서 제시해 드렸습니다. 운영진까지 포함하면 70명이 넘는 규모이다 보니 이것을 하나의 독립적인 회사라고 인식하는 것이 더 적합한 접근이라고 판단되었기 때문입니다. 이 과정에서 검토되었던 도구는 Naver Works/Workplace, Ecount ERP, Monday.com, Relate 등이 있습니다.
모두 훌륭한 도구였고 일부는 제가 직접 사용 경험이 있었다 보니 본 사업에 맞게끔 커스터마이징해서 설계 후 함께 검토했으나 운영하시는 쪽에서 필요로 하는 소수의 몇 가지가 충족되지 못해서 리서치 과정에서 구글 앱시트를 이용한 전용 앱 개발을 제안드렸고 이렇게 개발된 앱은 현재 본 사업의 핵심 도구로 활용되고 있습니다.
Appsheet로 개발한 공공사업 운영 앱 '알리오'이 앱은 다음과 같은 주요 기능을 포함하고 있습니다.
1) 공지 사항
2) 근태 등록
3) 외근 등록
4) 업무 등록
또한, 자료 열람, 휴가 신청 등의 부가 기능으로 구성되어 있습니다.
앱 데이터 관계 구조1개의 구글 시트 파일을 단일 데이터베이스로 해서 사업에 적합한 데이터 모델을 설계해서 구축했습니다.
수백명의 전문 개발자 분들이 개발한 고도화된 앱에 비하면 필요로 하는 기능만으로 구성되고, 모든 메뉴가 원하는 이름으로 기재되어서 사용과 관리가 용이하다는 점이 큰 장점으로 작용했습니다.
이번 앱에서 OCR, 바코드인식, 자동화 등의 기능은 상당히 유용하게 작용할 수 있을 것으로 기대됩니다. 특히 GPS 정보 수집 기능은 여러 메뉴에서 적극적으로 잘 활용되었습니다.
기획 단계에서부터 운영자 분들을 위한 자동화 프로그램과 대시보드 제작을 염두하고 데이터가 구성되어 사용자 분들 뿐만 아니라 운영자 분들을 위한 사용성도 높다는 특징이 있습니다.
2. 외근비 자동계산 프로그램
#Excel #VBA #ChatGPT #Claude_AI
프로젝트 초반부터 운영 담당자 분들께서 큰 어려움으로 지목하셨던 업무 중 하나가 '외근비 계산 업무'였습니다. 사무원 분들의 외근시 거리에 따라 외근비를 지급해드리고 있는데 사무원님들이 외근 내역을 올려주시는 방식도 어렵고, 또 올려주신 외근 내역은 한 건씩 네이버 또는 카카오 지도에서 출발지와 도착지를 검색해서 거리를 계산하고 외근비를 지급하는 업무는 몇 명의 관리자 분들이 몇 일의 야근을 필요로 하는 큰 일이었습니다. 약 4천건을 넘는 외근을 하나씩 출발지와 도착지를 온라인에서 검색하는 일이니 그 양이 상당했습니다.
앞서 개발한 앱에서 수집된 외근 내역을 가지고 네이버 지도 API를 활용해서 외근비를 자동 계산하는 엑셀 프로그램을 VBA로 개발해 드렸습니다. 개발 과정에서 ChatGPT와 Claude.aI의 도움을 받아 개발 시간과 효율을 크게 단축시켰습니다.
네이버 지도 API를 활용해서 출발지부터 도착지까지의 외근거리 자동 계산 엑셀 프로그램3. 자동 실적 분석 보고서 및 대시보드
#Excel #PowerQuery #PowerPivot
원래 이 프로젝트를 시작하게 된 계기는 '대시보드'였습니다. 사업의 현황과 실적을 집계하고 보고하기 위한 보고서와 대시보드가 필요하셔서 제가 참여하게 되었는데 근본적인 개선을 만들고자 일이 커졌던 것이었습니다. 잘못된 데이터로는 좋은 분석을 할 수 없었던 것이 계기였습니다.
적합한 데이터 수집 프로세스가 만들어 졌으니 이후 대시보드 제작은 상대적으로 난이도가 낮은 과제였습니다.
앱의 데이터베이스가 하나의 구글 시트 파일이지만 그 파일에는 십수개의 시트가 구성되어 있었고 시트별로 Dimension Table과 Fact Table의 구분이 명확했습니다.
엑셀 파워 쿼리를 이용해서 운영자 분들이 구글 시트 파일을 엑셀로 다운로드하고 새로고침만 하면 각 데이터의 추출과 전처리를 진행하도록 구성했습니다. 그리고 처리된 데이터는 엑셀 파워 피벗을 이용해서 데이터 모델을 구축했고, 이후 피벗 테이블, 피벗 차트로 대시보드를 제작했습니다.
마무리
적절한 도구의 선택화 활용은 생산성 혁신에 절대적으로 중요합니다.
하지만 그보다 중요한건 업무의 본질을 잘 이해하고 구조와 절차를 명확하게 그릴 수 있어야 합니다.
조금 더 궁금하신가요? 연락 주세요!
�이메일: jaewan.choi@hicrhodus.com
