실무자를 위한 해외 컨퍼런스 출장 준비팁!
준비한 만큼 얻어오는 해외 컨퍼런스, 사전 준비-현장 대응-사후 정리 팁
얼마 전 회사 동료로 부터 도쿄 애드텍 출장 준비에 대한 소식을 들었다. 덕분에, 작년 이맘 때 즘 애드텍 출장 준비로 한창 바빴던 기억이 났다.
사실 이 글은 2016년 출장 다녀오는 비행기 안에서, 잘한 것, 잘못한 것을 복기 하는 목적으로 초안을 썼었는데, 노트북 배터리가 나가는 바람에 모두 날려먹고, 2년이 지난 지금에서야 새롭게 정리하는 것이다.
Tokyo AdTech 은 일본 도쿄에서 열리는 마케팅 & 테크놀러지 글로벌 컨퍼런스로, 일본 디지털 마케팅 시장의 주요 기업은 물론 국제적인 전문가들까지 키노트 연사로 참여하는 행사다.
운이 좋게도, 직원 교육에 투자를 아끼지 않는 회사 덕분에(감사합니다 NHNAD!) 이런 큰 세미나에 갈 기회가 주어졌고, 감사하고 설레는 마음을 안고 열심히 준비 했던 생각이 난다.
당시, '해외 컨퍼런스 출장'을 검색 했을 때, 행사 자체에 대한 후기만 나올 뿐, 참석자로서의 경험담이나 준비 Tip 이 잘 나오지 않아서, 이런 글을 한번 정리 해도 좋겠다는 생각이 들었다.
컨퍼런스 출장 준비는, 여행 준비와 세미나 준비, 부스 미팅 준비를 함께 하는 것이라고 보면 된다.
절차적으로, 아래 3가지로 나눠서 각 단계별 과제를 생각해 볼 수 있다.
이 중 가장 중요한 것은 역시 1. 사전 준비 다.
<해외 컨퍼런스 출장의 3단계>
1. 사전 준비
2. 현장 대응
3. 출장 후 정리
내가 했던 것들이 모두 정답은 아니지만 두 번의 출장을 다녀오면서 잘한 것, 잘 못 한 것, 다음에 더 준비할 것을 나름 복기하여 정리해 본다.
1. 사전 준비
1) 사내 출장 규정 및 절차 확인.
출장 인원이 확정 되면, 사내 출장 규정 및 절차를 확인한다.
- 출장 규정 및 절차 확인 (품의 절차)
- 예산 및 필요 경비 확인 및 승인
- 기타 사항 재무/인사팀 협의
출장 프로세스는 각 회사마다 규정이 다르므로, 회사의 규정에 따라 유관 부서와 협의하여 진행하면 된다.
필요 예산을 미리 파악하고 (대략적인 항공권 비용, 컨퍼런스 PASS 금액, 현지 경비 등), 회사의 예산 규정에 맞는지 확인하는 것이 좋다.
사전 신청, 사후 보고 기안 시의 증빙자료가 무엇인지 미리 확인하여 파일화 해 두는 것이 좋다.
2) 항공 & 호텔 & PASS 어레인지.
해외 출장은 여행 준비와도 비슷해서,
항공권 스케줄, 호텔, PASS 를 차질없이 "티켓팅" 하는 것이 가장 중요하다.
출장 인원과 일정이 정해졌다면, 가장 먼저 티켓팅을 진행하자.
- 항공권 : 출국-귀국 일정을 확인하여 티켓팅. 사내 연계된 여행사를 이용하는 경우, 이용 항공사 스케줄을 미리 확인하여 출장 멤버의 일정을 fix 후 요청하는 것이 좀 더 효율적이다.
- 호텔 : 호텔은 위치가 가장 중요하다! 컨퍼런스 장에서 도보 10분 이내로 이용할 수 있는 거리가 좋다. 호텔 예약 시, 공항에서 호텔로의 이동 편도 함께 확인해 보자. 만약 호텔에서 공항 송영 서비스를 운영한다면 함께 예약해도 좋을 것 같다.
호텔 예약 시, 사전에 출장 멤버들의 객실 선호도를 조사하여 미리 Booking Request 로 요청하는 것도 좋다. (금연룸 여부, 침대 타입 등)
매일 세미나를 듣는 일정은 꽤나 바쁘기 때문에, 조식 포함으로 예약하면 아침 시간을 효율적으로 이용할 수 있다.
- Conference PASS : 대부분의 컨퍼런스에서는 Early Bird 할인 티켓을 제공한다. 매년 정기적으로 열리는 컨퍼런스라면, 행사 2~3달전 열리는 사전 예약 티켓 구매를 노리자. 내가 다녀왔던 도쿄 애드텍에서도 '사전 예약' 기간에 10~20% 할인 가로 티겟을 구매할 수 있었다.
만약, 사전예약 기간이 지났다면? 혹시 직원 문의 채널을 통해 프로모션코드를 받을 수 있는지 문의해 보자. 내 경우, 운 좋게도 2016 부산 국제 애드텍에서 도쿄 애드텍 담당 직원과 인사하고, Promo Code 받아 20% 할인 티켓을 구매할 수 있었다. 2017년에는 해당 직원의 이메일로 혹시 프로모 코드 지원이 올해도 가능할 지 문의 했는데, 운이 좋게도 우리 일행 모두 할인 받을 수 있었다. (*프로모코드의 경우 컨퍼런스 홈페이지 내의 문의 채널로 Contact 하여 물어봐도 좋을 것 같다. 단 이 경우 몇 명 이상의 티켓을 함께 구매할 때 PromoCode 를 요청해 볼 수 있을 것 같다. 예외적인 할인을 문의 하는 것이므로, 될 확율 보다 안될 확율이 더 높다.)
해외 출장은 회사 차원에서도 큰 경비를 지원하는 것이다. 이런식으로 Promo Code 를 구하거나 Early Bird Pass 를 예약하여 경비를 줄일 수 있다면 좋은 것 같다.
3) 현장 통역 준비
일본어를 원활히 한다면 가장 좋겠지만, 그렇지 않을 경우 기간 중 하루 반나절 정도 전문 통역사 분과 부스를 함께 도는 것도 효과적이다.
감사하게도, 계열사의 일본 법인에서 통역을 지원해 주셔서, 더욱 알차게 부스를 돌아 볼 수 있었다.
본인이 속한 회사의 계열사에 일본 법인이 있다면, 통역이 지원 가능한지 확인해보고 사전에 어레인지 하는 것도 방법. 통역 조율시엔, 아래 사항을 확인한다.
<통역 조율 시 확인 사항>
- 현장 참석 인원 (통역기 필요 대수)
- 부스 참관업체 주요 내용, 관심업체 리스트, 주요 질문 사항이 정리된 파일 공유.
(통역사 분이 사전에 필요한 배경 정보를 파악할 수 있는 경우, 좀 더 원활한 통역지원이 가능하다고 한다. 행사 전반에 대해 참조하실 수 있도록 홈페이지 주소 및 주요 정보를 사전에 정리하여 공유하면 짧은 시간 효과적으로 통역 지원을 받을 수 있다.)
- 현지 일정 협의
- 현지 연락 방법 협의 (일본의 경우 Line 메신저 ID를 교환하여 연락했다)
4) 컨퍼런스 프로그램 확인 - 관심 트랙, 발표자 주요 사항 조사
컨퍼런스 주최측이 홈페이지를 방문하면, 주요 Track 을 확인할 수 있다. 도쿄 애드텍 홈페이지에서 아쉬운 것은 이 트랙의 내용을 문서로 다운받거나 할 수 없다는 것이었는데... 다소 노가다였지만 관심 트랙을 정리하기 위해 일일이 엑셀에 시간표를 옮겨적었다.
도쿄 애드텍 출장 전 정리했던 관심 세션 Time Table
키노트 연사와 주제를 통해 올해의 메인 테마를 확인해본다.
발표 세션은 경험상 해외 글로벌 기업의 연사가 와서 하는 경우, 좀 더 알찼던 것 같다.
일어를 다시 영어로 번역해서 들어야 하는 통역의 문제도 없을 뿐더러, 한국/일본 보다 조금 더 빠른 미국, 유럽권의 이야기를 들을 수 있다는 점이 좋았다.
발표 연사의 소속 기업을 확인하고, 꼭 듣고 싶은 세션이 무엇인지 파악한다. 내 경우, 아마존, 트위터, 구글 등 시장을 선도하는 글로벌 기업의 발표자가 참가하는 세션이라면 꼭 듣는 편.
컨퍼런스 세션의 "주제"들은 모두 그럴듯 하고 멋지다.
모든 주제가 다 트렌드에 맞는 필수적인 내용으로, 고심해서 선정되었을 것이다.
그렇지만 흥미롭게 집중해서 들을 수 있는 세션, 새로운 인사이트를 주는 발표를 듣게 되는건 행운이 따라 줘야 한다.
그래서 "주제"와 함께 발표자 이력, 참여 기업을 확인해 보는 것이 좋다. 시장을 선도하는 기업, 업계의 유명인사의 발표라면 좋을 확율이 그만큼 높으니까!
5) 부스 참관 업체 확인 / 관심 업체 리스트 업 & 확인 사항 체크.
보통 국내에서 열리는 컨퍼런스라면, 생략하는 과정이다. 어떤 업체가 참석하는 지 홈페이지의 리스트만 봐도 대략적인 내용을 파악할 수 있기 때문이다.
일본에서의 마케팅 세미나가 처음이었고, 어떤 기업들이 있는지 이름도 낯선 상황이었기 때문에-
노가다가 섞인 '업체 확인' 작업을 진행했다.
컨퍼런스 홈페이지에서 전시 참여 기업 소개 내용을 확인한다. 어떤 서비스를 제공하는지 살펴보고, 관심있는 내용이라면 업체의 홈페이지를 방문하여 주요 서비스와 솔루션을 살펴본다.
현재 내가 하고 있는 업무와 관련성이 있는지, 솔루션의 경우 새로운 아이디어를 얻을 수 있는지, 강점은 무엇인지를 주로 파악했다. 현장에서 좀 더 관심있게 살펴볼 업체, 데모 시연 등을 요청하거나, 주요 클라이언트 현황 등 실제 사례를 확인해 봐야겠다는 업체가 있다면 부스 위치와 함께 미리 표시 해 둔다.
처음에는 글로벌 기업을 제외한 거의 모든 업체가 낯설었기 때문에, 다소 비효율적이지만 부스 참관 업체 전체의 홈페이지 주소와 서비스 특징을 손품팔아 살펴 봤다. 덕분에 일본 디지털 시장의 주요 플레이어들을 살펴보고, 어떤 서비스들이 인기 있는지 유추 할 수 있었으니 마냥 시간 낭비 만은 아니었다.
아래는 참석 업체 List 를 정리했던 양식이다. 2016년에 정리했둔 자료 덕분에, 2017년에 방문할 때는 작년에 참석한 업체가 올해도 참석하는지, 관심있었던 A기업의 솔루션은 어떤 기능이 추가 되었는지를 더해서 확인해 볼 수 있었다. 기존 참석 업체의 변화나, 새롭게 등장한 업체를 함께 확인해 보는것도 재미있는 일이다.
전시 참여 업체 List 정리 @20172016년에서 2017년으로 넘어오면서, AI가 확실한 키워드로 떠올랐다. 관련 분야의 솔루션 업체들이 Open Stage 를 꾸미고 발표하는 것을 많이 볼 수 있었는데, 2016년의 화두가 Native Contents 형 SNS 였다면, 2017 년에는 AI 였던 것으로 기억한다. 컨퍼런스의 부스 참관 업체나 오픈 스테이지의 키워드를 보면, AdTech 업계의 새로운 트렌드를 알 수 있어 흥미롭다.
매년 같은 세미나를 가는 것이 식상해 질 수 도 있지만, 한 편 생각해보면 작년, 올해, 그리고 그 다음해 까지 계속 해서 참석 업체와 인사하고 이야기를 나누다 보면, 비즈니스 네트워크로 발전할 수도 있겠다는 상상을 해본다. :)
*전시 업체 List 를 위와 같이 모두 정리하는 것은 다소 비효율적인 작업이긴 하다. 시간이 충분하지 않다면, 홈페이지에서 업체 소개를 확인하고, 관심가는 기업의 주요 특징을 파악하는 것만으로도 도움이 된다.
* 전시 업체 List 정리 시에, 2016년에는 현장에서의 부스 No 를 기준으로 정렬했는데 - 부스 위치가 변경될 가능성도 있고, 현장이 익숙치 않아서 오히려 헷갈렸다. 2017년에는 ABC 문자열 순서로 오름차순 정렬하여 프린터 해갔고, 훨씬 편리하게 이용할 수 있었다.
6) 출장 전 듣기 훈련
영어 네이티브가 아니기 때문에, 현장 발표의 내용을 실시간으로 완벽히 이해하기란 쉽지 않겠다고 생각했다.
일본어로 발표하는 건 어쩔 수 없지만, 영어로 진행되는 키노트 스피커들의 발표 만이라도 제대로 이해하고 싶었다.
그래서 준비한 것이 출장 전 몇 주간, 출퇴근 시간을 활용해 매일 유튜브로 영어 듣기 훈련을 하는 것.
보통 국제 컨퍼런스에서 키노트 스피커로 발표할 정도의 유명 인사라면, 유튜브에 인터뷰 영상이나 발표 자료가 있을 것이라고 생각했다.
실제로, 2016년의 키노트 스피커는 Emmanuel Seuge 라는 코카콜라의 마케팅 임원이었던 분이었는데, 역시 내 생각이 맞았다. 유튜브에 Emmanuel Seage 의 인터뷰, 발표 영상이 있어서, 출퇴근 길에 차안에서 틀어놓고 인터뷰들을 반복해서 들었다.
Youtube 에 컨퍼런스 발표자의 영상이 있는지 찾아보고, 미리 들어두면 현장에서 더 잘 이해할 수 있다.
그 외의 다른 관심 가는 연사들의 이름도 찾아보고, 영상이 있으면 한번씩 들어보거나, 유튜브의 자막 기능을 활용해 들은 내용이 자막과 일치하는지 확인하며 연습 했다. 발표자 특유의 화법, 억양, 자주 쓰는 단어, 표현 등을 귀에 익힐 수 있어서, 현장에서 발표내용을 이해하는 데 큰 도움이 되었다.
연사의 인터뷰 자료가 없다면, 구글/페이스북/아마존 등에서 제작한 마케팅 플랫폼 소개나 프레젠테이션 영상도 꽤 많은 도움이 된다.
어차피 이 업계에서 쓰이는 영어 표현은 비슷비슷하게 중복되기 마련이다.
어떤 단어나 표현이 많이 쓰이는지 관련 동영상을 통해 파악해 볼 수 있다.
출장 가기 전에 미리 키노트 연사의 인터뷰를 보고 듣고, 관련 업계의 발표 영상을 반복해서 본 덕분에, 특정 단어를 놓치더라도, 앞 뒤 맥락상으로 대략적인 내용을 이해할 수 있었다.
네이티브 스피커가 아니라면 100% 완벽할 순 없다. 출장 전, Brush up! 하는 느낌으로 귀를 영어에 익숙하도록 씻어두자.
7) Paper hand Out 준비.
일정에 필요한 주요 사항은 hand out 으로 프린트 하여 준비하고, 참석 멤버들에게 1부씩 배포하면 좋다.
- 일정 관련 : 항공권, 호텔 바우처, 일정표
- 컨퍼런스 관련 : PASS Ticket, 시간표, 전시 업체 리스트
- 동선 관련 : 공항-호텔, 호텔-컨퍼런스장 이동 경로 등
기타 사항으로, 컨퍼런스 장소/호텔 근처의 맛집을 알아두거나 볼거리를 파악해 두는 것도 좋다.
운이 좋게도 나는 함께 출장을 갔던 대표님의 현지 네트워크 덕분에(!) 긴자의 맛집을 발견할 수 있었다-!
미리 미리 출장지 주변을 파악해 둔다면, 배움도 얻고 추억도 얻는 출장이 될 것이다.
8) 개인 준비물 :
- 명함, 노트북, 유심칩or포켓와이파이, 편한 신발, 필기구, 가벼운 가방, 보조배터리
- 개인 경비 환전
2. 현장 대응
사전 준비를 철저히 했다면, 현장에서는 즐겁게 참석만 하면 된다.
듣고 싶은 세션을 골라듣고, 틈틈이 부스를 돌아보자.
- 메모 하기 : 세션을 들으면서 주요 사항은 노트북으로 메모 했다. 한국말로 쓰거나, 영어 그대로 쓰거나. 스펠링이나 문법은 신경쓰지 말고 그냥 메모한다. 중요한 것은 나만 알아보면 되니까.
* 당시에는 MS word 를 이용하여 트랙별로 메모 했는데, 앞으로는 웹 기반의 Evernote 활용할 것 같다. 현장 녹음을 하거나, 사진을 넣고, 태그로 자료를 분류 할 수 있어서 좀 더 활용하기 좋을 것 같다.
- 사진 찍기 : 슬라이드의 핵심 내용은 사진찍는다. 경험상, 사진을 찍어도 바로 내용과 함께 정리하긴 쉽지 않지만, 돌아와서 발표 내용을 다시 정리할 때는 사진 한장이 꽤 많은 도움이 되기도 한다. 이미지형 장표 보다는 도표, 다이어그램, 요약 형태의 장표가 찍어 뒀을 때 자료로서 유용했다.
- 통역기를 활용해서 흥미로운 세션 찾기! : 현재 듣는 세션이 생각만큼 흥미롭지 않다면, 다른 세션으로 빠르게 이동하는 것도 방법. 도쿄 애드텍에서는 동시 통역기의 주파수 채널을 맞추면 같은 층에서 동시 진행되는 다른 트랙의 강연을 들을 수 있었는데, 현재의 강연장이 조금 안맞다 싶으면 옆 강연장의 채널을 돌려서 듣다가, 흥미로워 보이는 쪽으로 중간에 이동하기도 했다.
- 부스를 돌 때는, 업체의 명함 혹은 브로셔에 특징을 메모한다. 출장을 다녀와서 정리하다보면 너무 많은 업체가 있었기 때문에 헷갈릴 때가 있다. 돌아와서 내가 다시 컨택해볼 업체, 추가로 탐색해 보고 싶은 업체, 관심 없는 업체 등 주요 사항을 간단히 메모하여 분류해 두자. 업체에서 추가 소개서를 제공해 주기로 했다거나, 한국 진출 계획, 향후 네크워크에 관심을 보였다면 해당 사항도 함께 메모해 두자.
3. 출장 후 정리
- 정리하고 공유하기 : 컨퍼런스 주요 내용을 글로 정리한다. 듣고 지나가는 것보다, 듣고 내 생각으로 다시 정리하여 글을 써 두면 좀 더 기억에 오래 남는다. 컨퍼런스 후기는 기억이 생생할 때, 가능한 빠르게 정리하면 좋다.
<참조 - 도쿄애드텍 후기 정리>
2016 - 도쿄애드텍 현장스케치 , 5가지 키워드로 정리한 도쿄애드텍 리뷰
2017 - 12 Best comments @ 도쿄애드텍 2017
- 컨택하기 : 부스 참관 업체 중 관심 있었던 업체와 메일로 컨택한다. 컨퍼런스 후 1주 이내에 진행하는 것이 좋다. 명함을 교환 한 경우, 해당 업체에서 먼저 연락해 오는 경우도 있지만 궁금한 것이 있다면 먼저 컨택해 보자. 발표자료나 좀 더 자세한 소개서를 받아 볼 수 있다.
- 적용하기 : 당장은 아니더라도, 보고 배운 것은 실무에 많은 도움이 된다. 컨퍼런스에서 들은 내용, 인사이트를 업무와 연관하여 메모 해 두자. 언젠가는 써먹을 일이 생기지 않을까?
- 인사하기 : 통역 지원, 출장 품의 등 관련 업무를 지원해 주신 분들께 감사 메일을 보낸다.
회사를 다니다 보면, 업무와 연관된 컨퍼런스를 갈 기회가 종종 생긴다.
이왕 가는 거, 쉽게 갈 수 있는 건 아니니까.-
더 많은 걸 얻어오고 싶어서 누가 시키지 않은 부분까지 준비해 본다.
대동소이한 컨퍼런스라도 내가 어떤 자세로 참여하는가에 따라 내게 남는 컨텐츠가 달라지게 된다는 생각을 한다. 어떤 깨닳음을 얻어 오고 싶다는 마음으로 참여했고, 그렇게 다녀온 세미나 들은 확실히 더 기억에 남는다.
당장 실무에 적용하기 어려워도,
미리 준비하고, 집중해서 들은 내용은 내 머릿속 어딘가에서 자양분이 될 것이라고 믿는다.
- Fin
