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by PPT insight Dec 02. 2016

어서와 '중요한' 발표는 처음이지?

완벽한 Presentation을 위한 가이드 - Plan B의 중요성.

우리는 인생을 살면서 때때로 매우 중요한 발표(Presentation)를 할 때가 있다. 발표에 있어 샐리의 법칙(Sally's law)이 작용하여 준비하고 예상한 대로 잘 흘러가 준다면 얼마나 좋겠는가? 하지만, 불행하게도 매번 샐리의 법칙만 일어나는 것은 아니다. 때때로 머피의 법칙(Murphy's law)도 작용하기 마련인데 가령, 큰 발표장에서 갑자기 마이크가 고장난다든지, 빔프로젝터가 꺼지는 등의 일들이 그것이다. 모든 발표자에게 일어날 수 있는 머피의 법칙, 그것을 그냥 운명으로 받아들이기에는 '열심히 준비한 당신'에게는 너무 억울한 일일 것이다.

머피의 법칙에서 발표를 구원할 방법은 정말 없는 것일까?

...

희망을 갖으시라. 우리의 소중한 발표를 머피의 법칙에서 구원할 방법이 있다. 우리는 최소한 몇가지 일어날 수 있는 머피의 법칙에 대비함으로써, 운명을 헤쳐나갈 수 있다.

오늘 할 얘기가 바로 운명을 헤쳐나갈 Plan B에 대한 얘기다.

얼마전 신규 시스템을 도입하기 위한 솔루션 업체들의 Presentation이 있었다.

"자, 이제 원격지에 있는 저희 회사 서버에 직접 접속하여 서비스를 시연해 보도록 하겠습니다."

...

'앗. 왜 이러지?.... 아... 왜 하필 이럴 때 말썽이야... '

발표자가 이런 저런 사항을 점검하면서 내뱉은 혼잣말이었으나, 필자가 맨 앞줄에 앉은 덕에 다 들을 수 있었다. 발표자의 여러 노력에도 불구하고 시연이 지연되자 청중쪽에서 웅성거리는 소리가 점점 크게 들렸다.

마침내...

"죄송합니다. 발표하기 전까지 잘 접속됐는데... 지금 서버에 갑자기 문제가 생겼나 봅니다. 죄송합니다만, 시연은 다음 번에 보여드리도록 하겠습니다."

순간 필자 마음 속으로 이런 말이 튀어 나왔다.

'아니... 이 중요한 발표에서 만약을 대비한 시연 동영상도 준비 안됐다는 거야?'

'으이구... 답답하구만, 다음에 언제 기회가 있을 것 같니?'

발표자는 얼굴이 빨갛게 달아 올랐고 당황한 기색이 영력했다.

'중요한 발표'

당신은 이 중요한 발표를 성공적으로 마치고, 목표를 달성하기 위해 많은 시간과 공을 들여 준비했을 것이다.

발표스토리 구성과 고객사 CI color에 맞춘 정성스런 슬라이드, 어쩌면 이번 발표가 너무 중요해서 별도로 비용을 들여 전문 PPT제작업체에게 맡겼을 수도 있다. 그리고 여러차례 연습과 예상질문 대비까지...

자... 이제 발표를 위한 준비는 완벽하게 된 것인가?

중요한 발표일수록 중요한 'Plan B'

중요한 발표인데 여러가지 예상치 못한 일들로 발표의 흐름이 깨지면 안될 것이다. 흐름이 끊기면 발표에 따라서는 치명적인 결과를 초래할 수도 있기 때문이다. 중요한 발표일수록 만약의 사태에 대비한 계획, 즉 'Plan B'가 중요한 이유가 그것이다.

발표의 구성이 워낙 다양하기 때문에 획일적으로 Plan B를 언급하기는 어렵지만 일반적으로 고려해볼만한 Plan B는 다음과 같다. 여러분의 발표상황에 맞춰 더 준비해야 할 부분이 있다면 추가해 보라.

* 여분의 빔프로젝터

요즘은 품질 좋은 빔프로젝터가 많아서 그럴 경우는 별로 없을 것이라 생각되지만, 간혹 '필터 먼지를 청소해 달라'는 메시지와 함께 요란한 Fan소리를 내며 빔프로젝터가 꺼지는 경우가 있다. 이 경우는 필터를 청소하기 전까지는 다시 빔프로젝터를 켜도 얼마 후 같은 메시지를 내뱉으면서 전원이 꺼지게 되어 있다. 물론 다시 켜는데까지 열을 식혀야 하기 때문에 시간이 꾀 걸린다. 하지만, 여분의 빔프로젝터를 준비했다면(이미 한번 끊긴 흐름은 어쩔 수 없지만), 다시 수습하고 진행할 수 있다. 또한, 준비성이 철저하다는 고객들의 좋은 평을 덤으로 얻을 수 있다.

* 발표 중 시연이 있는 경우 대비책

실시간으로 서버에 접속해야 하는 등 시연이 안될 경우에 대비하여 시연 동영상을 준비하라. 그나마 시연 동영상이 가장 무난하게 위기를 넘길 수 있다. 또한, 발표장소의 Network 장애를 대비해 휴대폰 테더링 등 다른 Network대비책도 마련해두자.

* 발표장에 PC가 준비되어 있는 경우

간혹 발표장에 PC가 준비되어 있으니, USB에 PPT파일만 준비해 오라는 경우도 있다. 이 경우, 하나의 USB에만 저장하지 말고, 2개 정도 다른 USB에도 저장해 가라. 평소 말 잘듣던 USB가 머피의 법칙으로 안되는 경우도 있으니 말이다. 또한, 간혹 발표장 PC의 포트 문제로 USB가 인식되지 않은 경우를 대비하여 CD나 DVD로도 준비하는 것이 좋다.

* Plan B의 Plan B?

여기서 한번 생각해 봐야 할 것이 있다. Plan B마저 무너졌을 때 또다른 Plan B를 준비할 것인지, 그냥 수용할 것인지를 말이다. 워낙 중요한 발표여서 또 다른 Plan B를 준비해야 한다면, 위의 시연동영상(원래 Plan B)의 Plan B로서는 Screen Shot이 될 수도 있다.

필자도 예전 중요한 제안발표에서 빔프로젝터 필터청소 문제로 자꾸 꺼지는 바람에 발표에 애를 먹었던 기억이 있다. 설령 그것이 주최측의 잘못이라 하더라도 발표의 흐름이 깨지고 결국 내가 원하는 발표를 잘 이어 가기는 어려웠다.

중요한 발표일수록 Plan B를 잘 준비하여 성공적인 발표가 되길 바란다.