다양한 파일을
끊김없이 프레젠테이션하는 방법
PPT, 이미지, 동영상... 그 어떤 파일이라도 끊김없이!
바야흐로 송년회 시즌이다. 송년회나 세미나 등의 행사에서 각 팀별로 준비해 온 PPT파일들을 슬라이드쇼로 진행해야 하는 경우가 있다. 이 경우, 준비해 오는 팀마다 PPT가 달라서 하나의 슬라이드쇼처럼 자연스럽게 진행하기가 어려운데, 오늘의 주제는 여러 PPT파일들을 슬라이드쇼로 진행하거나, PDF나 동영상 등 다양한 컨텐츠를 자연스럽게 빔프로젝터로 프레젠테이션을 진행하기 위한 팁이다.
올해 외국계 회사로 이직한 김 대리는 이번 송년회에서 각 순서에 맞게 PPT 슬라이드쇼를 진행하는 임무를 맡았다.
"부담 갖지마. 어려울 것 없어. 그냥 파워포인트 슬라이드쇼 실행한 다음, 각 순서에 맡게 Enter만 누르면 돼. 하지만, 이번 송년회에 아시아태평양 지역본부 리차드기어 사장님도 참석하시니까 실수없이 해야 해. 잘할 수 있지? 김 대리만 믿는다!"
이 팀장은 김 대리에게 임무를 맡기며 부담 갖지 말라고 안심시켰지만, 지역본부 사장님까지 외국에서 오신다니, 밀려오는 부담감은 어쩔 수 없었다.
드디어 행사 당일. 김 대리는 행사 시작 전 각 팀에게 준비해온 파일을 요구했다.
"각 팀에서 준비해 온 PPT파일을 저에게 주시면 제가 만든 행사용 PPT파일에 모두 합쳐서 진행하겠습니다."
"여기 있습니다.", "여기요. 잘 부탁해요~, 우리 팀은 USB안에 있는 동영상을 플레이해주시면 됩니다"
각 팀의 USB가 김 대리에게 건네졌다.
하지만, 첫 팀의 PPT파일의 슬라이드를 행사용 PPT에 복사하자 모든 글자가 슬라이드 범위를 벗어났고, Background이미지는 납작하게 눌렸다. 자세히 보니, 행사용 PPT 화면비율은 16:9였지만, 인사팀에서 준비한 PPT화면 비율은 4:3이었던 것이다.
당황한 김대리는 급한 마음으로 16:9화면비율에 맞게 일일이 수정했다.
'휴... 겨우 끝냈네'
드디어 행사는 시작됐고 분위기는 무르익어 갔다. 다음이 인사팀 차례인데 인사팀에서 USB를 전달하면서 "죄송합니다만, 이 파일이 최종본입니다. 아까 전달해 드린 파일은 초기 버전인데... 바뀐 줄 몰랐습니다"라는 것이다.
당황한 김 대리...
어쩔 수 없이 행사용 슬라이드쇼를 멈추고 윈도우 탐색기에서 해당 USB에 있는 파일을 찾아 더블클릭하고 파워포인트에서 슬라이드쇼를 실행했다. 이 모든 과정이 여과없이 빔프로젝터를 통해 전 직원에게 상영되었다.
그 순간 김 대리의 머리 속엔 임무를 맡긴 이 팀장이 당황해하는 얼굴이 떠올랐다.
위의 사례와 같이 행사 운영자를 당황시키는 대표적인 사례는 다음과 같은 것들이 있다.
* PPT 화면비율 불일치
팀에서 준비해온 PPT화면비율(4:3)과 행사용 PPT화면비율(16:9)이 다른 경우이다. 이 경우, 행사용 PPT에 붙여넣기를 하면 문자는 화면범위를 벗어나거나, 이미지는 납작하게 된다. 하나하나 행사용 PPT양식에 맞게 수정해야 하는데 시간이 많이 소요되거나, 수정에 시간이 많이 소요될 경우 별도의 PPT로 슬라이드쇼를 해야 하는 경우도 있다.
* 글꼴 불일치
팀에서 준비해온 PPT에 특이한 글꼴을 사용한 경우이다. 행사용 PPT에 붙여넣기를 하면, 해당 문자가 깨져 다른 문자로 변경해야 한다. 해당 PPT를 저장할 때 "파일의 글꼴 포함"옵션을 주면 되지만 의뢰로 이 옵션을 모르는 사용자가 많다.
* 동영상 파일이 급작스럽게 변경되는 경우
사전에 행사운영팀에 전달된 동영상 파일이 변경됐다며, 발표 도중 다른 동영상을 전달하는 경우이다. 사전에 동영상을 슬라이드 안에 포함했을 경우, 어쩔 수 없이 바로 동영상Player에서 재생해야 하는데, 진행하던 슬라이드쇼를 끝내고, 청중들에게 윈도우 탐색기에서 해당파일을 찾아 실행하는 모습이 그대로 생중계된다.
* 파워포인트 파일이 아닌 다른 파일(PDF 등)로 준비해 오는 경우
능숙한 진행자라면, 파워포인트 슬라이드쇼와 PDF를 사전에 실행시킨 후 Alt+Tab(윈도우의 프로그램간 전환 단축키)를 눌러 빠르게 슬라이드쇼에서 PDF로 화면전환을 하겠지만, 이 또한 많은 사용자들이 모르고 있는 부분이다.
* 초청된 발표자가 예정에 없던 요청을 하는 경우
발표중 발표자가 갑자기 최근 인터넷에 이슈화 된 사진을 보여줄 수 있는지 요청하는 경우가 있다. 이 경우, 대부분 PPT슬라이드쇼를 마치고 인터넷에서 찾아 띄워주는 경우가 있다. 하지만, 마찬가지로 모든 과정이 빔프로젝터를 통해 청중에게 생중계되는데, 인터넷 검색하는 과정에서 민망한 사진이 함께 검색되기도 하고, 검색이 길어지면 발표의 흐름도 깨질 수 있다.
현장에서는 이보다 더 다양한 상황이 생길 수 있는데, 김 대리와 같이 당황하지 않고 자연스럽게 여러 파일을 슬라이드쇼로 진행하는 방법은 없을까? 필자의 경험으로 다음과 같이 하면, 최대한 자연스럽게 진행할 수 있다.
* 여러 PPT를 취합해야 한다면, 사전에 PPT양식을 가이드하라.
가이드할 PPT양식에는 화면비율과 사용할 글꼴이 반드시 안내되도록 한다. 또한, 가급적 마스터페이지를 사용하자. 각 팀의 PPT내용은 달라도 통일감을 줄 수 있어 좋다. 간혹 특이한 글꼴을 사용해야 하는 경우는 저장옵션에 "파일의 글꼴 포함"옵션을 안내한다.
* 행사용 PPT파일 취합은 전일자에 완료하라.
- 각 팀별 PPT파일을 행사용PPT파일에 취합하는 것은 가급적 행사 전일자에 하도록 한다.
- 행사 당일 일부 팀에서 PPT파일을 변경해도 행사 전에 수정반영하는데 당황하지 않을 수 있다.
* 파워포인트의 기능을 사전에 숙지하라.
- 이 부분은 일전에 필자가 작성한 글을 참조한다. (https://brunch.co.kr/@pptinsight/8)
자, 이제 위의 가이드대로라면 발표현장에서의 여러 돌발상황에 자연스러운 대처가 가능할까?
아니다, 아래 마지막 가이드가 가장 중요하다.
* 빔프로젝터 기능을 이용하라.
왠만한 빔프로젝터에는 Freeze라는 기능이 있다. 바로 화면멈춤 기능이다.
다양한 프로젝터 리모콘에 있는 "Freeze"버튼이 기능은 발표 중간에 부득이 잠시 슬라이드쇼를 끝내고 윈도우 화면에서 뭔가 조작해야 하는 경우(동영상 플레이를 위한 윈도우탐색기 실행, 인터넷에서 검색하여 발표자가 요청한 사진을 보여주어야 하는 등) 유용한데, 현재 진행중인 슬라이드쇼 화면에서 빔프로젝터의 Freeze버튼을 누르면, PPT슬라이드쇼를 진행하던 PC에서 다른 작업을 해도 청중들이 보는 빔프로젝터 화면에는 Freeze버튼을 누르기 직전의 PC화면이 멈춘채로 계속 비춰진다.
빔프로젝터에 Blank라는 기능도 있는데, 빔프로젝터 전원은 끄지 않고 화면 투사만 멈추는 기능이다. 때에 따라서는 유용하겠지만, 청중들은 빔프로젝터가 갑자기 꺼졌다고 생각할 수 있고, 행사장이 어두울 경우, 밝기의 급격한 변화는 불편함을 줄 수 있기 때문에 가급적 Freeze기능을 사용할 것을 권장한다.
슬라이드쇼 중간에 PC를 조작할 때는
Freeze기능을 사용하자.
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