프로젝트 관리를 위한 22가지 무료 협업 도구
이걸 다 쓸 필요는 없어요 :)
프로젝트 관리도구는 파워포인트와 엑셀로만 써야해?
과거에, 아주 오래전에 내가 속한 조직에서는 프로젝트를 하게 되면 늘 엑셀과 파워포인트의 향연이었다. 사수 또는 PM은 늘상 엑셀을 끼고 살았고, 도형 비스무리한게 들어가야 하는 상황이면 무조건 파워포인트를 써야 했다. 게다가 클라이언트 역시 늘상 전달해 주는 자료들도 엑셀 아니면 파워포인트였으니 자연스럽게 클라이언트가 볼 수 있는 설치하시지 않아도 되는 문서의 포맷으로 업무를 진행해야 했었다.
작성된 중간 결과물을 일일이 이메일을 통해서 아주 친절하게 본문을 작성해서 첨부 파일을 붙여서 전달하고, 이메일에 포함된 첨부 파일의 버전을 1, 2, 3.... 최종 이런 류로 관리를 해야 했다. 그 뿐인가. 문서 안에 별도의 버전관리에 대한 기록을 일일이 수기로 해야 했으며, 이게 누구의 피드백이었는지 파워포인트와 엑셀에 포스트잍 같은 표시가 수도 없이 늘어났다. 그리고, 그렇게 하는 게 프로페셔널한 업무 진행 방식처럼 보였다. 엑셀과 파워포인트는 아주 아주 훌륭한 글쓰기 도구이자, 시각화 도구이자, 버전관리의 도구이자, 협업의 도구였다.
아주 Fancy한 프로젝트 관리 도구들
21세기가 도래했다. 나는 20세기 후반의 '라떼는 말야'를 시전하는 중년이 되었고, 파워포인트와 엑셀들도 나와 함께 늙어가고 있다. MS 친구들도 그만큼 세월의 흔적을 자산으로 삼고 다양한 기능과 협업을 강조하며 프로젝트를 여전히 나이스하게 지원하고 있다.
하지만, 최근 프로젝트들은 다양한 도구들을 통해서 가볍고, 빠르게 관리가 되고 있다. 게다가 어느 수준까지는 개인으로도, 조직으로도 무료로 활용할 수 있고, 무엇 보다 도구 자체가 알아서 버전관리나 협업을 위한 커뮤니케이션을 지원하고도 있으니 조금은 더 '할 일'에 집중하게 되는게 아닐까?
아래 23가지 도구는 대부분 매일 사용하고 있다. 너무 많이 사용하는게 아닌가 부담스럽게 생각할 수도 있지만, 마치 물을 마시고 때는 정수기를 찾고, 우유를 마시고 싶을 때는 냉장고를 찾는 것 처럼 각 도구들은 아주 미세하지만 어떤 할일에 집중되어 있는가에 따라서 선택을 받는 도구들일 뿐이다.
5가지의 관리도구의 분류
분류 방법이야 더 구체적으로도 그리고, 개인의 활용 범위에 따라서 달라질 수는 있겠지만, 간단하게 5가지 정도의 분류로 나누었다.
글쓰기, 데이터, 시각화, 협업, 저장소
SimpleMind는 생각을 시각적으로 빠르게 정리할 수 있다.
Dynalist는 글쓰기에 집중되어 있으며, 글타래를 엮이에 용이하다.
XD는 UI설계로도 훌륭하지만 Flow를 직관적으로 보기에도 유용하다.
UXPin은 Component 구성 및 Documentation에 적합하다.글쓰기는 개인적으로 업무를 분류하기 위한 용도부터, 보고서까지를 포함했으며, 데이터는 문서를 분류(Sorting)하거나, 연결된 데이터들을 관리하는 용도로 고려했으며 시각화는 다이어그램, 플로우, 화면 구성 등을 포함했다. 협업은 대부분 '커뮤니케이션'이라는 카테고리 범주에서 분류하였으며, 저장소는 문서 또는 파일 형태로 존재하는 물리적인 위치로 구분했다.
난이도 역시 지극히 주관적인 관점이나, 해당 도구를 습득하고 활용하는데 있어서 소모되는 시간을 기준으로 고려했다.
결국, 쓰기 나름이다. ;)
최근 수년간 나는 구글드라이브를 통해서 프로젝트의 대부분의 문서, 파일(PSD는 빼고...)들을 프로젝트 이해관계자들과 전체를 공유하는 방식을 최고라고 생각하고 진행하고 있다. 기본적으로 문서 자체가 주는 용량이 크지 않기도 하지만, 구글드라이브가 제공하는 용량에 대한 무료 지원 그리고, 손쉽게 파일을 공유할 수 있으며 필요에 따라 실시간으로 가장 최신 문서를 모두가 함께 보고, 수정하고, 완성할 수 있기 때문이다.
또한 시각화 도구는 여전히 다양한 방법을 사용하고 있지만, 특정 상황(고객님께서 요청하셨거나, 고객님께 잘보이고 싶거나)에서 Fancy한 도구들을 자주 활용하기도 한다. 프로젝트나 조직에 처해 있는 상황에 따라서 더욱 다양하게 활용하거나, 더욱 소극적으로 활용할 수 밖에 없을 수는 있겠지만, 도구는 결국 생산성 향상을 위한 도구일 뿐이다. 그래서 나는 그 안에 있는 컨텐츠에 더 힘을 쏟기 위해 오늘도 여전히 Fancy한 도구들을 찾아나서고 있다.
※ 더 많은 이야기 읽기 : sigistory
I am daddy - 아빠가 되면서부터 바라보게 되는 시선들. 옭고 그름을 판단하는 일이 꼭 그렇게만 되는 것이 아니라는 것을 매일 깨닫고 있음
Toy - 장난감. 장난감. 장난감. 주로 만들고 만들고 만들고 결국 전시하면 끝. 21세기가 되면서 만드는 일이 더 재미있어지는.
Look - Tech, Media, Plaftform, Contents, Gadget 등 현재를 바라보고 다음을 이야기하는. 다양한 분야를 다양한 관점으로 바라보는.
Column - 업무와 관련된. 기고했거나, 기고하고 싶은.
Project - 프로젝트. 프로젝트. 프로젝트 관련. 또 다른 정체성을 나타내는.
