비지니스의 기본, 이메일
이메일을 제대로 쓰고, 활용하는 법
벤처를 창업하고, 경영하다 보니, 큰 회사에서나 누릴 수 있었던 럭셔리가 무엇인지를 깨닫게 됩니다.
외부 강연, 세미나 참석, 온라인 필수 교육, 신입사원 역량 과정 등등
큰 회사에 다닐 때는 귀찮기만 했던 HRD의 영역들이, 아쉽고, 심지어 그립기도 하네요. ^^
벤처가 첫 직장인 신입직원들을 만나면서, 너무나도 당연한 것들 조차, 한번도 들어본적이 없다고 순진무구한표정을 짓는 일을 종종 당하게 되고, 참다 참다 못해, 회사 Slack에 이메일을 쓰는 방법이라는 원초적인 글을 쓰게 되었네요. 오랜만에 브런치에 생존 신고도 할겸, 공유드립니다.
아! 저는 호두랩스라는 에듀테크기업을 운영하고 있고, 우리는 직원들을 호두래퍼라고 부릅니다. ^__^
[Tip for 호두래퍼들]벤처를 하면서 가장 아쉬운 것이, 회사에서 래퍼들에게 교육을 제공하고 있지 못하다는 점입니다. 프로페셔널한 직장인이 되기 위해서는 자신의 업무 뿐 아니라, 다양한 소통, 갈등 조정, 코칭, 리더십, 펠로워십 등의 역량이 필요한데, 사실 그런것들은 회사를 오래 다닌 다고 해서 저절로 길러지는 것은 아닙니다. 그런 아쉬움을 달래고자, 시간 날 때 마다, Tip for 호두래퍼들을 끄적여 보려고 합니다.오늘은 아주 첫 번째로, 이메일에 대한 내용입니다.교양으로 읽지 말고, 필수로 읽어주세요. 그리고 긴 글의 맨 끝에 퀴즈가 있습니다!
먼저, To와 CC그리고 BCCTo는 답장의 책임이 있는 사람입니다. 참석 여부의 회신, 자료의 제공, 리뷰 의견의 전달 등 답장을 해야 하는 책임이 있는 사람을 To에 넣습니다. 참석 여부의 회신을 해야할 대상이 여러명이라면, To에 여러명이 있을 수있습니다.CC는 To와 나 사이의 소통을 알고 있어야 할 사람들을 넣습니다. CC는 읽어볼 책임은 있지만, 아무런 회신을 하지 않아도 되는 사람들입니다. 예를 들어, 제가 박상덕 리더에게 업무를 지시할 때, 그 상급자인 최부대표님을 CC를 걸어, 박상덕 리더의 스케쥴의 변화를 알게 해드리는 목적 등으로 CC를 사용합니다. 내 이메일 소통을 내 팀의 누군가에게 따로 보고를 해야한다면, 반드시 그 사람은 CC로 넣는 것이 필수입니다. 내 일정이나, 내 업무에 대한 권한을 가지고 있는 사람이라면 꼭 CC에 넣어야 합니다.이메일은 필수적으로 전체 답장을 누르는 것이 기본입니다. 왜냐하면, CC에 있는 사람들은 최초 발신자가, 이 커뮤니케이션에 대해 인지해야 한다고 넣은 사람들이기 때문에, 내가 답장을 잘 했는지, 그래서 스케쥴이 어떻게 된건지, 가기로 했는지 안했는지 등을 알아야 하기 때문이죠. 전체 답장을 안하고 그냥 답장을 눌러 CC들을 빼버리면, 그 사람들에게 일일이 공유해야 하는 상황이 생깁니다.BCC는 이런 참조자의 이메일을 상대방의 전체답장에서 빼는 효과가 있습니다. 예를 들어, 제가 최회영 부대표님을 CC걸어 박상덕 리더에게 이메일을 썼는데, 박리더가, 최부대표님은 이 후 커뮤니케이션은 몰라도 된다고 판단을 한다면, 최부대표님을 BCC로 옮기고, 저에게 답장하면서 "000 한 이유로 최부대표님은 BCC로 옮깁니다." 라고 해주면, 그 다음 부터는 제가 전체 답장을 눌러도, 최부대표님은 자동으로 빠지게 되고, 본인도, 아, 나는 여기에 신경쓸 필요가 없구나를 알게 됩니다.이런 절차 없이, 그냥 답장을 눌러 버리면 CC에 있던 사람들은 계속 그 일에 대한 찜찜함이 남게 됩니다.
둘째, 다음의 두 가지 소통은 아주 필수입니다. (만약, 이 Slack 이후에 이런 것들을 실천하지 않는 호두래퍼가 발견된다면, 저는 아주 우울할 예정입니다.먼저, 이메일과 슬랙의 수신자이면, 반드시 수신 즉시, 수신 여부를 확인해 주는 것이 기본입니다. 예를 들어, 제가 자료 요청을 했다고, 혼자 읽고, 그때부터 끙끙 자료를 준비해서 이틀 있다가 여기요. 라도 보내는 것이 아니라, " 메일 잘 읽었고, 000 000가 필요해서 내일 까지 답변 드리겠다." 를 먼저 보내는 것이 생활화되어야 합니다. 슬랙도 동일합니다. 이 한 두 줄의 메일을 생활화 하느냐 못하느냐를 프로냐 아니냐의 지표로 삼는 경우를 저는 너무도 많이 봐왔습니다.또, 미팅이나 회의 이후에, 감사 메일과 회의의 내용을 정리해 공유하는 것도 생활화되어야 합니다. 미팅이후에, 오늘 시간 내주셔서 감사하고, 이야기 되었던 000 000 는 언제까지 000게 하겠다고 리뷰 메일을 남기는 것도 프로의 기본 요건입니다. 당연히 이메일에는 참석자 전원이 To나 CC로 포함되어야 하는 것입니다. (이럴 때, 상대방에게 대표이사의 이메일은 노출하고 싶지 않으나, 대표에게는 미팅이 잘 되었다고 따로 얘기하는 수고를 덜고 싶으면, 000 QUIZ 를 쓰면 됩니다!!!)아주 간단해 보이지만, 저는 위의 내용들을 제대로 이행하는 직장인들은 제가 만나본 직장인들의 상위 10% 수준들 밖에 없었습니다.흘려 보지 마시고, 꼭 숙지해서 실천해 주시길 기대합니다.
