여러 교육 일정 한 번에 취합하기
살려고 하는 교육 업무 자동화
‘대상자의 희망 교육 날짜를 취합해 교육 스케줄을 짜는 것’을 단 몇 분 만에 해결할 수 있다면?
내가 담당하는 교육 중 하나는 연간 운영된다. 1년 안에 계획된 모든 대상자가 교육을 수료할 수 있도록 지원해야 해서 나는 대상자 분들이 가능한 교육 날짜를 취합해야 한다. 대상자가 한 두 명도 아니니, 나는 이걸 단 몇 초만에 해보기로 한다.
※ 개인정보보호를 위해 아래의 모든 데이터는 가상의 데이터를 만들어 사용함
0️⃣ 자동화 전
1) 양식 뿌리기
양식을 대상자들에 뿌린다. 엑셀 내용은 얻고자 하는 항목을 엑셀 첫 행에 적는다.
엑셀 제목도 파일들이 헷갈리지 않도록 통일시키면 좋다.
※ 취합한 결과물을 먼저 생각하기 (어떤 항목들을 어떤 형태로 취합할 것인지)
나는 대상자의 가능 날짜 1안, 2안을 한 파일에 취합해 목록으로 만들고, 일정을 체크하려고 했다.
그래서 엑셀 내용은 '소속(혹은 이름) / 가능 날짜 1안 / 2안', 제목은 ‘이름_교육일정’으로 적게 했다.
2) 자료 취합해서 한 폴더에 모으기
대상자들에 답장이 왔다면, 폴더 하나를 만들어서 그 폴더에 모두 저장해 두자.
나는 '교육일정_취합' 폴더를 만들어 파일을 모아두었다.
1️⃣ 자동화 중
1) ChatGPT에 물어보기
어떤 내용을 물어봐야 하느냐. 하면 아래의 핵심 내용만 포함하면 된다.
①사용 도구 ②설명해줘(=주석 달아줘) ③해야 할 일
나 같은 경우는 엑셀을 사용했기 때문에, ①openpyxl 라이브러리
오류 나거나 문구를 수정해야 할 수도 있어 설명을 원하니, ②주석은 모두 한글로 바꿔줘
해야 할 일을 보기 쉽게 번호로 쪼개서 ③개별 파일 하나로 취합해서 폴더에 저장해줘
깐깐해보이지만, 이렇게 잘 따져 말하는 자가 생성형 AI의 승자라고 할 수 있다.
* 명령어 :
안녕. openpyxl 라이브러리, 도구를 사용해서 업무 자동화하는 파이썬 코드를 만들어줘. 주석은 모두 한글로 바꿔줘.
1. (폴더 경로) 폴더에 있는 엑셀 파일들을 하나의 파일로 취합해줘. 취합할 땐 맨 위에 name, date1, date2라는 텍스트가 속한 첫 행은 삭제하고 합쳐줘
2. 취합된 파일 이름은 trainingdate.xls로 해줘
3. 위의 코드에서 취합된 파일을 (폴더 경로) 폴더에 저장하도록 해줘
그럼 이렇게 코드를 만들어준다.
이 코드를 이제 '코드 편집기'에 붙여넣으면, 컴퓨터가 이 부탁을 알아듣고, 파일을 취합해준다.
2) 코드 편집기 열기
그럼 코드 편집기는 뭘 사용해야 할까?
우선 추천하는 건, '비주얼 스튜디오 코드'다. 설치해두면 간편하게 사용할 수 있다.
구글에 비주얼 스튜디오 코드 입력 후, 다운로드하면 끝난다.
3) 코드 편집기에 코드 입력하기
다운 받았으면, 비주얼 스튜디오 코드를 켠다.
우선 취합 파일이 모인 폴더를 먼저 열고(Open Folder), 새 파일을 연다.(New file-Python File로 열기)
그리고 위 코드를 복붙해서, 실행하면 된다.
에러가 나면 에러 문구를 복사해 ChatGPT에 붙여놓자. 왜 에러가 났고, 어떻게 하면 좋을지 다 알려준다.
2️⃣ 자동화 후
1) 파일 추출하기
나는 지정한 폴더에 취합한 파일을 저장해달라고 했다.
자동으로 이름까지 지정된 파일(trainingdate.xls)이 교육일정_취합 폴더에 저장됐다.
취합한 교육 일정 결과물이렇게 알아서 특정 위치에 저장까지 해주니, 꼭 생성형AI에 '어느 폴더에 저장해줘'까지 부탁하자.
깐깐하게 요청할수록 더 간편하게 해결해준다.
그리하여, 취합된 최종 결과물은 이렇다.
몇 분도 아니었다. 단 몇 초만에 28개의 일정이 취합됐다.
여기에 맨 위에 행을 추가해서 1안을 오름순으로 정렬하고, 가능 일정에 강사님을 매칭하면 된다.
중요한 건
어떤 코드가 사용되었는가 가 아닌 '흐름'을 보는 것이다.
내가 원하는 결과물 생각하기 → 그에 필요한 자료 정리/모으기 → ChatGPT에 물어보기(사용 도구/설명/요청 포함) → 코드 편집기에 입력하기 → 원하는 결과물 도출하기
이런 흐름. 이것만 익힌다면, 내가 원하는 어떤 결과물이라도, 단 몇 초만에 얻어낼 수 있다는 게 생성형 AI와 Python의 장점이다.
사실은
외주업체에 맡기면 된다. 지금 당장 일도 빨라진다. 하지만, 나는 항상 아무것도 없는 곳에 홀로 떨어질 때를 생각한다. 그때의 나를 살리는 건, 많은 것을 알고 있는 '나'이고, 그런 나는 이렇게 하나하나 직접 터득해 나가면서 만들어진다고 생각하기 때문이다. 아주 급한 일이 있는 게 아니라면, 느려도, 제대로 가보자.
