비즈니스 매너 업데이트 ver.2022
genZ와 함께 일하는 밀레니얼들 참고하세요!
비즈니스 매너는 사회생활 초반에 배웁니다. 시간이 흐르고 비즈니스 매너도 변합니다. 다른 것은 다 업데이트되는데 한번 배운 비즈니스 매너는 왜 업데이트되지 않을까요? 사회 초년생에게 비즈니스 매너를 알려 주지만 막상 현실에서는 배운 것과 다릅니다. 사회 초년생뿐만 아니라 이미 직장인이신 분들도 비즈니스 매너를 업데이트해야 합니다.
그전에 비즈니스 매너는 왜 알아야 할까요? 누군가의 기분을 맞추기 위해? 막내가 회사 생활을 위해 필요로 하는 센스를 배우는 것이 아닙니다. 팀으로 함께 일하기 위해 필요한 것이 비즈니스 매너입니다.
1. 정시 출근, 정시퇴근
'출근 시간 10분 전까지 도착해주세요.'라는 말을 많이 합니다. 이 말의 의미는 지각하지 말라는 것입니다. 사실 10분에 온다고 일을 10분 먼저 시작하는 것도 아니잖아요. 조금 일찍 와서 컴퓨터도 켜고 주위 사람들하고 인사도 하고, 커피도 미리 준비하고 그런 의미가 내포되어 있는 말일 겁니다. 그런데 이 말을 어떤 분들은 그럼 퇴근도 10분 먼저 해도 되느냐고 묻습니다. 이 질문을 처음 받았을 때는 저도 당황했습니다. 그리고 차분히 생각해 보았습니다. 저도 직장 생활을 하면서 회사에 출근하기 싫어서 시간을 충분히 끈 후 9시 정각에 자리에 앉아서 컴퓨터 로그인을 한 적이 있었습니다. 정말 몰라서 묻는 경우도 있겠지만 저렇게 문의하는 경우는 그간 있었던 직장에서는 나쁜 경험 때문일 겁니다. 왜 이전 직장의 나쁜 경험을 우리 회사에서 회복시켜줘야 하냐?라고 물으실 수 있습니다. 앞으로 함께 일해야 하는 사람이기 때문입니다. 기본 원칙은 정시 출근입니다. 약속된 시간에 약속된 장소에 있어야 하는 것입니다.
더불어 요즘은 칼퇴라는 말도 사용하지 않습니다. 정시 퇴근이 요즘 더 많이 사용된다고 합니다. 약속된 시간에 퇴근하는 것이 칼퇴라는 단어보다는 정시퇴근에 더 적합하다고 생각하며, 칼퇴라는 단어로 인해 퇴근이 누군가의 눈치를 보게 된다고 합니다. 그러니 출근도 퇴근도 정해진 시간에 하는 건 누구의 눈치도 보지 않아도 되는 일입니다. 오늘 칼퇴해? 가 아닌 오늘 정퇴 해?입니다.
2. 휴가는 눈치 보지 말고 일정은 미리 알리되 사유는 안물 안궁
예전에는 휴가 때 뭐해? 어디가? 이런 질문이 아무렇지도 않았습니다. 휴가를 승인받기 위한 문서에 휴가 사유를 적어야 하는 공간도 있었습니다. 거기에 구구절절 쓰진 않지만 개인적인 사유라는 말을 채워 넣었는데요, 사실 휴가가 개인적인 사유가 아닌 것이 어디있겠습니까? 그 질문 자체가 휴가 사용자들의 눈치를 불러일으키기도 합니다. 선배는 언제 쉬나? 팀장님은 언제 쉬나? 이런 걸 다 따져서 휴가 계획을 세우기도 했습니다.
요즘은 휴가 사유는 묻지 않는 게 매너입니다. 한동안 '주말에 뭐했어?'를 묻지 않기로 했던 것처럼 요즘은 휴가 때 뭐해?를 묻지 않습니다. 게다가 당일 휴가도 자유롭게 사용하는 곳이 많습니다.
같이 일하기 위해서는 2일 이상의 휴가라면 일정을 미리 공유해야 합니다. 다시 한번 얘기하자면 사유가 아니라 일정을 공유하는 것입니다. 친구들과의 약속도 미리 정하는 게 매너입니다. 친구를 만나는 번개도 아니고 진행하는 프로젝트가 있는데 담당자가 아무런 말도 없이 자리를 비우면 프로젝트에 진행에 차질이 생길 수도 있으니까요.
출퇴근 시간과 마찬가지로 휴가도 이미 약속되어 있습니다. 그러니 사용하는 것은 눈치를 보지 않게, 다만 프로젝트 진행을 위해서 일정은 미리 공유하는 것으로!!
3. 메신저 사용
예전과 달리 요즘 중요도가 높아지고 있는 부분이 메신저 사용입니다. 카톡에 그룹채팅방을 만들면 제일 직급 높은 사람이 가장 많이 얘기합니다. 이거 했냐? 저거 했냐? 이건 내가 본 자료인데 참고해라. 그래서 한동안은 팀그룹 채팅방도 근무시간에만 이용하도록 안내했습니다. 잊어버릴까 봐 시도 때도 없이 저장하는 용도로 팀 채팅방을 사용하는 분들이 많기도 했습니다. 요즘은 좋은 프로그램들이 많이 나와서 카톡을 사용하지 않고 업무용 프로그램을 통해서 메신저의 활용을 대신하는 경우가 많습니다. 재택근무도 많이 활용되면서 더더욱 메신저의 중요성은 높아지고 있습니다. 업무 지시와 진행상황, 피드백도 메신저로 하는 경우들이 많습니다. 최대한 메일을 활용하시라 권해드리고 싶지만 확실히 메신저가 쉽고 간편합니다. 메일을 권하는 이유는 메신저의 대화 내용은 사라질 수 있지만 메일은 그래도 그것보다는 오래 보존되기 때문이며 찾기도 메신저보다 쉽기 때문입니다. 메일은 하나의 메일에 한 가지 내용을 담지만 메신저는 여러 번 대화가 오가며 핵심 내용을 잃어버리기도 하기 때문입니다.
한동안은 메신저에서 조직원들이 대답하지 않아서 답답하다는 얘기가 많았습니다. 그렇지만 역시 인간은 적응의 동물입니다. 재택근무를 통해 메신저 사용이 익숙해지니 요즘은 매니저가 메신저의 대답을 하지 않아 답답해하는 조직원들이 많아졌습니다. 업무가 많아서일 수도 있고, 미처 확인하지 못해서, 타이밍을 놓쳐서 대답을 못했을 수도 있습니다. 조직원들은 메신저 답을 기다리느라 다른 일을 진행하지 못할 때도 있는데 말입니다. 그러다 갑자기 일이 얼마나 진행됐는지 궁금해서 물어보면 저번에 문의드렸는데 피드백을 안 주셔서라는 답이 돌아옵니다. 메신저 사용은 최대한 지양하지만 그래도 정 사용해야 한다면 시간을 정해 놓고 사용하는 것도 한 방법입니다. '오후 4시에서 5시 사이에 그날 있었던 중요한 일들은 메신저상에서 보고하고 피드백받는다'와 같이 시간을 정해 놓는 것입니다.
아니면 메신저보다는 일정에 내용을 공유하는 것도 권해드립니다. 요즘은 일정 프로그램이 잘 되어 있어서 팀에서 일정을 공유하고 업무를 진행합니다. 일정 내용에 피드백받아야 할 내용들을 적고 시간을 지정하는 것입니다. 그러면 따로 프로젝트가 어떻게 진행되어가고 있는지 묻지 않아도 일정으로 확인할 수 있습니다.
매너는 사용하면 좋지만, 반드시 지켜야 하는 것은 아닙니다. 지키지 않는다고 벌을 받거나 불이익을 당하지도 않습니다. 그러나 지키면 모두에게 좋은 것이 매너입니다. 비즈니스에도 매너가 필요합니다. 최근 달라지고 있는 3가지를 말씀드렸습니다. 세대로 구분하는 것을 좋아하지 않는 분들도 계시더라고요. 전 그 세대지만 그렇지 않거든요! 하시는 분들도 많습니다. 그래도 제목은 클릭을 불러일으키기 위해서 저렇게 지었습니다. 다니시는 회사마다 분위기가 다르고 더 중요하게 여기는 것이 달라 어느 곳에나 적용된다고 하긴 어렵지만 그래도 이미 직장을 다니시는 분들에게 조금이나마 업데이트가 되었으면 하는 바람입니다. 고양이 목에 방울 달기가 어렵잖아요. 우리 팀장한테 내가 말할 순 없어도 한번 읽어 보시라 권할 수는 있으니까요!(찡끗)
