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Nov 10. 2024
보고에 관한 모든 것, 보고의 총체적 경험 관리
프롤로그
어느 정도 회사 생활을 해 본 사람이라면 보고서 ‘만’ 잘 쓴다고 해서 보고서가 통과되는 일은 없다는 사실을 잘 알고 있을 겁니다.
보고서 작성을 지시 받는 순간부터, 중간 보고, 최종 보고를 하는 과정에 이르기까지 상사와 대면하는 그 모든 접점이 중요합니다. 한 마디로 보고서와 관련된 총체적 경험을 관리하는 것이 중요하다는 뜻입니다.
회사마다 다르겠지만 보고서 작성은 주로 아래와 같은 순서로 진행됩니다. 먼저, 상사에게 보고서 작성 지시를 받고 보고서를 작성하기 시작합니다. 중간에 진척 사항이나 결과를 1~2번 보고하고, 이후 보고서를 수정해서 완성합니다. 마지막으로, 적절한 보고 타이밍을 잡고 최종 보고를 진행합니다. 이를 그림으로 정리하면 다음과 같습니다.
Step 1
먼저, 보고서 작성 지시를 받는 순간에는 상사의 기대를 명확하게 아는 것이 중요합니다. 보고서의 목적, 원하는 방향, 범위 등을 파악하지 못하면 불필요한 수정 작업이 꽤(?) 많이 발생할 수 있습니다. 보고서를 작성하기 전, 상사에게 적절한 질문을 던지며 내용을 구체화하고, 기본적인 초안을 마련하여 방향성을 잡는 것이 중요합니다.
Step 2
중간 보고 없이 최종 보고를 진행하는 것은 리허설 없이 본 공연을 진행하는 것과 다를 바 없습니다. 중간 보고를 통해 상사와 소통하며 상사 의견을 반영하고, 피드백을 신속하게 반영함으로써 불필요한 수정 작업을 줄 일 수 있습니다. 또한, 중간 보고는 상사들이 가장 원하는 보고 절차이기도 합니다.중간 보고는 단순히 과정 점검을 위한 형식적 절차가 아니라, 최종 보고서의 완성도를 올리는 필수적인 절차입니다.
Step 3
보고서를 제출하기 전 수정하지 않고 제출하는 것은 민낯으로 소개팅에 나가는 것과 같습니다. 시간 간격을 두고 최소 2번 이상 수정해야 합니다. 전체 내용의 일관성, 보고서의 흐름, 주요 메시지, 수치나 오탈자 오류 등을 확인해서 최종 보고서의 완성도를 높여야 합니다.
Step 4
적절한 보고 타이밍을 잡는 것도 중요한 과정 중 하나입니다. 보고서를 너무 일찍 제출하면 준비가 부족해 보일 수 있고, 너무 늦으면 중요한 결정을 지연시킬 수 있습니다. 회사 일정, 상사의 스케줄과 컨디션 등을 파악하여 최적의 타이밍을 선택하는 것이 중요합니다.
Step 5
보고서 작성의 진정한 승패는 최종 보고에서 결정됩니다. 보고서 내용을 자신있게 전달하고, 상사가 보고서의 핵심 메시지를 중심으로 빠르게 파악할 수 있도록 간결하고 명확하게 보고해야 합니다. 또한, 상사의 질문에 대비해 예상 질문 리스트를 준비하고, 질문에 효과적으로 대답하면서도 방어적이지 않게 대처해야 합니다. 다된 밥에 코 빠뜨린 다고, 마지막 결정적 순간에 그 동안의 노력이 물거품이 될 수 있습니다. 그 만큼 결정적인 순간이자 중요한 순간이라고 할 수 있습니다.
지금까지 보고서 작성에서 상사와 대면하거나, 대면을 준비하는 과정에서 고려해야 할 5가지 주요 포인트를 개괄적으로 살펴보았습니다. 다음 챕터부터는 보다 구체적인 방법과 실제 사례를 통해 보고서의 완성도를 높이고, 상사의 인정을 받을 수 있는 실질적인 보고 노하우를 소개하겠습니다.
참고 도서 ▼
