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Nov 18. 2024
STEP1 보고서 작성은 업무 지시 순간부터 시작된다
1-3 제로드래프트로 보고서의 시작점에 확실한 방법을 찍자
앞서 질문을 하거나 패러프래이징 기법을 통해 상사의 의도를 파악하는 것의 중요성을 설명했습니다. 하지만, 업무 지시가 끝난 직후 상사가 말한 것을 전부 이해해서 확인하기가 쉽지 만은 않습니다. 어느 정도 경험이 쌓여야 가능한 일입니다.
이때 활용할 수 있는 방법으로 ‘제로 드래프트’ 를 추천합니다. 제로 드래프트는 《프로페셔널의 조건》이라는 책에서 피터 드러커가 주창한 개념으로, 요즘 말로 번역하면 v1(버전1) 이 아니라 v0(버전0)을 준비한다는 뜻입니다.
“First Draft (초안)가 아닌 Zero Draft (초안의 초안)를 작성하라”
-피터드러커-
우선, 업무 지시를 받는 자리에서는 상사의 지시를 빠짐없이 메모하고 자리로 돌아옵니다. 다음에, 메모 내용을 토대로 상사의 지시사항을 정리해서 최대한 빠른 시간 안에 다시 한번 상사에게 확인 받습니다. 한마디로, 본격적으로 보고서를 쓰기 전에 초안의 초안을 작성해서 상사와 커뮤니케이션을 하는 것입니다.
제로 드래프트는 구체적인 내용이나 완성도보다는 전체적인 방향성과 내용 구성을 확인하는데 중점을 둡니다. 분량은 A4 반 페이지에서 한 페이지 분량으로 작성하면 되고, 주요 내용은 보고서 작성 목적, 주요 내용, 최종 결과물 형태, 참고 자료 등으로 구성합니다. 형식에 구애받을 필요도 없습니다. 워드나 PPT 문서로 정리해도 되고, 이메일이나 간단한 메모, 구두 보고로 진행해도 상관 없습니다.
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OO 시장 조사 보고서 Ver.0
1. 목적
- 신규 시장 진출 가능성 타진 및 중장기 전략 수립에 참고
2. 주요 내용
- 시장 분석: 현재 시장 규모, 성장 가능성
- 경쟁사 분석: 주요 경쟁사, 자사와 비교
- 고객 분석: 주요 고객층, 소비 패턴
- 리스크 요인: 규제 변화, 경제적 리스크
3. 최종 결과물 형태
- PPT 보고서
4. 참고 자료
- 외부 자료: 시장조사 보고서, 통계 자료
- 내부 자료: 기존 고객 데이터, CS 피드백
이렇게 작성한 내용을 최대한 빠른 시간 안에 상사에게 가져가서 확인받고 보고서를 쓰면, 좀 더 명확하게 보고서를 쓸 수 있습니다.
뭔가 ‘꺼리’가 있어야 상사와 논의할 내용도 생깁니다. 백지 상태에서 서로 이야기 해봐야 시간 낭비일 뿐입니다. 그 ‘꺼리’를 만들어서 빠른 시간 내에 상사에게 가져가는 것이 제로 드래프트입니다. 상사의 지시 의도를 명확히 이해하고, 필요한 피드백을 빠르게 반영하며, 보고서 작성의 효과성과 효율성 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있는 좋은 방법입니다.
