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by 율디자인 Jan 17. 2021

디자인 분야 연구자를 위한 구글 활용법 - 1

구글 서비스 최대한 활용하기

2020년 10월에 대학원 연구실에서 「디자인 분야 연구자를 위한 구글 활용법」을 주제로 작은 세미나를 열었다.

최근 우리 대학이 구글 워크페이스 통해 구글 드라이브 무제한 용량을 지원했는데, 때마침 코로나 때문에 구글 미트를 활용한 온라인 수업이 이루어졌다. 대학원생 역시 마찬가지였다.

블로그, 유튜브에 구글 활용법이 많이 올라와 있지만 연구자를 위한, 특히 디자인 분야 연구자를 위한 자료는 거의 없었다. 구글 툴을 활용한 교수법이나 관련 자격증 강의는 참고해볼 만했지만, 연구를 주로 하는 대학원생에게는 투머치하달까. 꼭 필요한 내용만 간추린 자료가 필요했다.

몇 달간 스타트업에 근무하며 드롭박스, 노션 같은 협업 툴을 두루 활용하고, 아이폰-아이패드- 2대의 맥북을 오가며 작업하고 논문 썼던 경험을 토대로 나름의 노하우를 정리하여 세미나 자료를 준비해보았다.

두 달간 틈틈이 정리하고, 가공하는 와중에 구글 업데이트가 있어 많은 것이 바뀌었다. 'G Suite'가 'Workspace'로 바뀌며 아이콘도, 제공 용량 정책도 조금씩 바뀐 것이다. 1년, 아니 1분기가 지날수록 내가 준비한 자료는 점점 낡은 자료가 되어 갔다.

내가 시행착오를 겪으며 터득한 구글+맥북 활용 노하우를 하나의 문서로 가공했다. 한 번의 세미나로 끝내기에는 아쉬운 자료이다.

더 많은 분께 공개하여 조금이라도 도움을 드리고자 하는 마음에 이번 글을 작성해본다.

안녕하세요. 저는 대학원에서 시각디자인을 공부한 율디자인입니다.

이번 시간에는 제가 구글과 맥북을 활용하는 방법을 말씀드리고자 합니다.

내가 사용하는 기기와 프로그램

저는 애플 기기를 활용하여 언제, 어디서나 작업을 하고 있습니다. 그러다 보니 온라인 클라우드 서비스를 활용하는데요. 여러 서비스를 사용해보았지만, 그중 구글 서비스를 주로 사용하고 있습니다.

(대학명은 블라인드 처리했습니다.)

제가 이때까지 사용했던 클라우드 스토리지 서비스를 비교해보았습니다. 이밖에도 많은 기능들이 있지만, 제가 장점과 단점으로 생각했던 주요 기능은 다음과 같습니다. 보시다시피 각 서비스마다 장/단점이 있으니 참고하셔서 본인에게 맞는 서비스를 선택하시면 되겠습니다.

저는 회사에서 노션과 드롭박스를 사용했는데요, 최근에 드롭박스도 대대적인 업데이트를 통해 강력한 협업툴이 되었다고 합니다. 하지만 연구, 논문 작성에서는 협업보다 "무제한 용량"이 더 중요해서 구글 드라이브를 사용하고 있습니다.

다음 목차대로 저의 구글 활용법을 알려드리겠습니다.

1. 구글 서비스 최대한 활용하기

2. 스마트한 맥북 생활

3. 자료 수집 꿀팁

4. 폴더 정리 노하우

구글 서비스 최대한 활용하기

구글 서비스를 사용하는 이유 세 가지

1. 이용자가 많다. (유튜브를 보는 사람이라면 구글 계정이 있겠지요.)
2. 드라이브 내에서 검색이 가능하다.
3. 다양한 기기에서 접근할 수 있다.

'Google for Education' 공식 홈페이지는 학급 운영 용도에 맞게 구글 서비스를 분류해놓았습니다. 구글은 수업 자료를 모으고, 학생 및 동료 교사와 소통하고, 학급을 운영하고, 일정을 관리할 수 있는 다양한 서비스를 제공하고 있습니다. 출강하시는 선생님께서는 참고해보셔도 좋겠습니다.

구글 클래스룸 활용법은 다른 분이 작성하신 자료를 소개해드립니다.

Google Classroom 사용방법 설명 화면 데모(Demo)

Google Classroom은 무료로 사용할 수 있는 교육용 도구입니다. 학교나 회사에서 교육이 필요할 때 사용하면 효과적입니다. 구글 리소스(문서, 동영상, 음성 등)을 이용할 수 있고, 스마트폰에서 사용

docs.google.com

구글 드라이브

구글 드라이브를 내 컴퓨터에 연결하기

일단 구글 드라이브를 컴퓨터에서 자유롭게 활용하기 위해서, 구글 드라이브와 컴퓨터를 동기화시키는 게 좋습니다. 쉽게 말해, 컴퓨터에서 익스플로러나 크롬에 접속하지 않고 바로 드라이브 폴더에 접근하도록 설정하는 거예요.

연결 방법에는 '백업 및 동기화', '드라이브 파일 스트림' 두 가지 방법이 있는데, 저희는 개인용인 '백업 및 동기화'를 활용해보겠습니다.

참고자료

1. 먼저, 구글 드라이브 '백업 및 동기화' 설치 프로그램을 다운로드합니다.

2. 실행하면 로그인하라는 창이 뜰 거예요. 동기화하고자 하는 계정으로 로그인합니다.

3. 그다음 동기화하고자 하는 폴더를 선택할 수 있습니다.

동기화란, 내 컴퓨터상의 파일과 구글 드라이브 상의 파일을 같은 상태로 맞추는 거예요.

예를 들어, '컴퓨터의 모든 폴더를 동기화'하신다면, 구글 드라이브에는 컴퓨터(하드 기기)에 있던 모든 폴더가 올라갑니다.

구글 드라이브는 일부 폴더만 동기화 설정, 해제할 수 있습니다.

저는 컴퓨터 용량을 위해 필요한 일부 폴더만 동기화하는 방식을 활용하고 있습니다.

저는 이렇게 설정했습니다.

'내 Macbook Pro'에서는 폴더를 연결하지 않고, 'Google 드라이브'에서는 그때그때 필요한 폴더를 컴퓨터와 연동시켜 사용하는 방식입니다. 구글 드라이브에 모든 파일을 집어넣고, 필요한 것만 컴퓨터에 불러와 사용하고 있습니다.

동기화할 폴더를 어떻게 설정하느냐는 개인의 편의에 따라 달라지겠지요. 저는 위 도표로 따진다면, 1~4번 중 4번의 방식에 가깝습니다.

언제든지 상태 표시줄의 구글 드라이브 '환경설정'에서 이 설정을 변경할 수 있습니다.

이 창에서 체크박스를 해제해 폴더 연결을 끊는다고 해서, 파일이 없어지지는 않습니다. 그저 연동 해제 이후에는 해당 폴더에 다른 파일을 추가해도 연동되지 않을 뿐입니다.

이렇게 연결한 구글 드라이브는 맥북에서 Macintosh HD > 사용자 > (사용자 이름) > Google 드라이브 폴더 경로에 위치하는데요. 이걸 좌측 '즐겨찾기' 패널에 드래그 앤 드롭해놓으면 접근하기 편합니다.

이렇게 동기화시켜두면, 컴퓨터에서 폴더를 열어 파일을 저장하고, 작업해도 자동으로 구글 드라이브에 저장되겠지요. 동기화 설정을 해둔 이상, 여러분의 드라이브 폴더가 컴퓨터 속으로 들어온 것이니까요.

여담이지만, 데이터 관리는 철저한 이중 백업이 정답입니다. 하지만 그 백업을 어디에 하느냐가 관건이죠. 저는 usb에 저장했다가 그 usb를 분실해보았고, 외장하드에 저장했는데 케이블 고장으로 정말 급한 상황이었는데 파일을 못 연 적이 있어요. 별도의 하드웨어에 데이터를 저장하는 것도 중요하지만, 간편한 저장기기는 이런 위험이 있긴 합니다.

그래서 첫 번째 백업은 구글 드라이브(온라인 클라우드 스토리지)에, 두 번째 백업은 외장하드나 별도 구비한 서버에 저장하길 추천해드려요. 구글 드라이브는, 데이터 센터가 벼락 맞지 않는 이상 데이터가 보존된답니다. (*로또 당첨 확률 > 벼락 맞을 확률. 그러니 안심하세요!)

내 드라이브 vs 공유 드라이브(구 '팀 드라이브')

'내 드라이브', '공유 드라이브', '공유 문서함'의 차이점을 간단히 설명해드리겠습니다.

우선, 공유 문서함은 다른 사람에게 공유받은 폴더, 파일이 저장되는 곳입니다. 링크 공유이건, 공유폴더 초대이건, 그 파일(혹은 폴더)이 다른 분의 드라이브가 기반이라면 공유 문서함에 뜹니다.

저는 드라이브를 창고의 개념으로 설명드리고 싶어요.

내 드라이브는, 말 그대로 본인이 갖고 계신 드라이브 용량만큼의 공간입니다. 여기에 파일을 저장하고, 폴더를 만들고, 그걸 다른 사람에게 공유할 수 있어요. 그럼 공유받은 분의 공유 문서함에 그 파일이 뜨겠지요.

반면, 공유 드라이브는 공동 창고입니다. 구글 드라이브 좌측 패널에 보시면 '내 드라이브', '공유 드라이브', '공유 문서함'이 따로 있습니다. 파일을 본인 혹은 상대방의 공간에 두는 게 아니라, 애초에 공동 공간에 두는 것이죠.

따라서 본인이 주도적으로 진행하는 프로젝트의 경우: '내 드라이브'에 파일을 만들고, 협업이 필요한 경우 다른 분께 공유하는 걸 추천해드리고,

공동 프로젝트의 경우: 공유 드라이브를 생성하는 걸 추천드립니다.

그리고 이렇게 공유받거나, 공유 드라이브에 있는 파일은 그대로 드래그 앤 드롭 혹은 이동하면 내 폴더에 복사되는 게 아니라, '가져오기'가 되어버릴 수 있습니다.

파일에 쉽게 접근하려고 본인의 드라이브에 파일을 가져오는 건데, 그 파일이 상대방도 함께 보는 공간에서 사라지면 안 되겠지요. 그래서 마우스 우클릭 > '내 드라이브에 추가' 기능을 활용하여 바로가기 아이콘을 추가하는 방법을 추천해드립니다.

구글 드라이브에서 검색하기

분명 어딘가 저장해두었는데, 파일을 못 찾은 경험 한 번쯤 있으시지요? 그럴 땐 컴퓨터 폴더 내에서 검색을 해보곤 하실 텐데요.

구글 드라이브 내에서도 저장해놓은 (혹은 던져놓은) 파일을 검색해서 찾아볼 수 있습니다. 검색창을 클릭하고, 아래 '고급 검색'을 누르면 더 상세하게 검색하실 수 있습니다.

작업공간

좌측 패널 맨 위의 '우선순위'를 누르면, 자주 열었거나 중요하다고 판단되는 파일을 보여줍니다.

그 아래에는 '작업공간'이라는 기능이 있습니다.

작업공간이란, 비유하자면 "헤쳐 모여"라고 할 수 있습니다. 하나의 프로젝트를 진행하는데, 혹은 어떤 글을 쓰는데 필요한 자료가 여기저기 흩어져있을 수 있지요. 일일이 폴더별로 파일을 찾아다니거나, 복사하여 새로운 폴더를 만들 필요 없이, 작업공간 "만들기" 버튼을 눌러 가상의 폴더를 만드는 방식입니다.

실제 폴더 내 파일 위치는 바뀌지 않지만, 작업공간 내에서는 필요한 파일과 폴더가 모이게 되는 방식입니다. 작업이 끝나면, 작업공간을 삭제할 수 있습니다. 작업'공간'만 삭제할 뿐, 그 안에 있던 파일은 삭제되지 않습니다. 원래 위치에 고스란히 남아있습니다.