대학교 프로젝트 입찰부터 운영까지
#4. 성공적인 실행
프로그램 추진, 성공적인 실행을 위한 3가지
목차
1. 입찰 준비: 공고 및 과제 확인, 입찰 서류 준비 및 제출
2. 제안 PT: 10분 발표/10분 질의응답, PT에서 성공하는 노하우
3. 계약 절차: 계약 서류 준비 A-Z
4. 실행 관리: 성공적인 실행을 위한 3가지
5. 결과 보고: 결과보고서 작성 시 고려사항과 마무리 절차
프로젝트를 실행할 때 중요한 것은 무엇일까?
많은 업체들이 프로젝트 수주를 위해 신선하고 매력적인 아이디어를 제안하지만, 실제 운영 단계에서는 실행력이 부족해 기대에 못 미치는 결과를 내는 경우가 많다. 실제로 학교 담당자에게 물어보면 실망스러운 경우도 종종 있다고 한다. 왜 이런 일이 발생할까?
대학교 프로젝트를 진행하며, 실행의 중요성을 다시금 깨닫게 되었다. 이는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 방식이자 많은 이들이 이미 실천 중인 방법이기도 하다.
2년간 프로젝트를 운영하면서 예상 이상의 성과와 긍정적인 평가를 받았지만, 목표한 수치를 달성하지 못한 프로그램도 있었다. 중요한 것은 이러한 경험에서 얻은 '인사이트'를 통해 현재의 문제를 발견하고, 이를 사후 개선점으로 활용함으로써 더 나은 평가를 얻었다는 점이다. 꾸준한 새로운 시도뿐 아니라 섬세한 운영 방식도 큰 역할을 했다. 그 경험에서 얻은 몇 가지를 아래에 공유해 본다.
성공적인 프로젝트 실행을 위한 3가지
목적과 목표를 논하고 프로젝트를 진행할 때, 가장 중요한 것은 기본 원칙이나 기준을 설정하는 일이다. 프로젝트 과정에서 예기치 못한 못한 상황이나 변동이 발생할 수 있으므로, 다양한 상황을 고려해 세심하게 원칙과 기준을 마련해 두면 변화에 유연하게 대처할 수 있다.
1. 기준 설정과 합의: 초기에 모든 활동과 목표에 대해 각 담당자들과 사전 검토하고 합의를 완료했는가?
2. 업무 소통 방식: 진행 상황 공유와 이슈 발생 시 유연하게 대처할 수 있도록 명확한 소통방식을 정했는가?
3. 효율적인 리소스 관리: 프로세스 세팅과 정확한 역할 분담(R&R)을 통해 효율적인 운영 방식을 설정했는지?
1. 기준 설정과 합의
사전 회의 필수, 모든 기준과 방식을 설정하고 서로 합의 여부를 체크한다.
사전 회의와 합의: 프로젝트 착수 전, 학교 담당자와 사전 회의를 통해 제안서를 기반으로 실제 운영안을 구체화한다. 이 과정에서 학교 프로그램의 이슈, 개선점, 현황 등을 파악하고 최종 목표와 운영 방식을 조정한다. 마지막으로는 모든 계획에 대해 서로 Agree 여부 (합의 여부)를 최종 체크한다.
합의의 중요성: 실행 단계에서 의논한 사항이 다르게 해석되면 갈등이나 문제가 발생하기 쉬우므로, 정확한 기준과 합의를 이끌어 내는 것이 필수다. 특히, 대학교 프로젝트에서는 계약 후 착수보고를 하는 경우가 많아, 사전 회의를 통해 준비한 운영안을 최종으로 점검하여 착수보고서에 반영하는 것이 좋다.
핵심 체크 사항 (예시)
1) 구체적인 목표 (정량적 수치 / 정성적 기준)
예, 프로그램 참가자 수 100명, 프로그램 참가자의 미션 완수율 70%, 프로그램 만족도 90% 등
2) 이전 이슈 체크, 개선 및 보완 방법 마련
예) 강연 프로그램 신청자의 불참(No show) >> 개선방법: 신청 1.5배 모집, 참가 기념품 증정 등
3) 제작물 납품 및 홍보 기간, 모집 일정 등
예) 포스터/SNS 홍보물 1차 시안 : 3/3, 컨펌 후 납품 3/7 >> 홍보 및 모집: 3/8~3/18
2. 업무 소통 방식 설정
진행사항 공유 및 이슈 대처를 위한 정기적인 회의 일정이나 소통방식을 정한다.
정기회의와 소통방식 정하기: 운영안과 계획이 마련되었다면 각자 역할에 따라 업무를 수행하되, 정기적인 회의 일정을 잡아 진행 상황을 점검한다. 이 시간에는 진행 상황이 충분히 공유될 수 있도록 브리핑을 하고, 의사결정 필요한 안건이나 이슈는 반드시 논의하여 결정한다. 특히 혁신사업 프로그램의 경우, 주간 보고서 제출과 활동 증빙 제출이 필수라 진행 사항 공유가 중요하다.
긴급 소통 체계: 때로는 예기치 못한 상황에서 신속한 의사결정이 필요할 수 있다. 이를 위해 긴급 연락 방법을 미리 정하고 (예, 카카오톡, 전화), 학교 담당자와 소통 채널을 확인한다. 초반에는 사소한 것이라도 필히 의사결정 확인 후 진행하는 것이 책임 문제나 갈등을 예방할 수 있다.
편리한 소통 방식 선택: 보통 담당자가 선호하는 소통 방식이 있다. 사전에 확인에 이를 통해 소통하면 좀 더 신속하게 업무 처리를 할 수 있다. 예를 들어 보고서는 기본적으로 이메일을 통해 공유하고, 수시 소통은 카카오톡을 통해 소통하는 방식을 택할 수도 있다.
소통 방식 설정 (예시)
기본 방식은 아래 같이 진행하되, 변경사항이 발생 서로 사전에 공유하여 수정한다.
1) 소통 방식
- 정기적 주간 회의: 주 1회 30분, 매주 화요일 오후 2시 / 온라인 회의 (Zoom)
- 수시 소통: 카카오톡
2) 보고서 제출
- 제출 방식: 파일 형식 hwp, 이메일로 제출
- 착수 보고서: 계약 후, 프로젝트 시작 전
- 주간 보고서: 착수보고 후, 매주 화요일 오전 10시
- 결과 보고서: 프로그램 종료 후, O월/O일까지
3) 담당 (이름/연락처)
- OO대학교 담당 홍길동
- OO회사 담당 김영희
3. 운영 시스템 세팅 및 R&R 설정
프로세스와 가이드 세팅, 그리고 명확한 R&R을 통해 업무 리소스는 줄이고 효율성은 높인다.
대학교 담당자들은 바쁜 일정 속에서 업무를 수행한다. 리소스를 줄이고, 규칙대로 운영된다면 혼동 없이 순조롭게 진행할 수 있다.
중요한 것은 운영 시스템의 세팅과 업무 R&R의 명확화다. 당연한 얘기이지만 빠르게 작업하고자 이를 대충 설정하고 넘어가는 경우가 있는데, 여러 명이 협업할 때 서로 다른 이해로 이슈가 발생할 수 있다. 이를 예방하기 위해 업무 프로세스와 R&R을 명확히 하고 가이드를 수립하는 것이 필수적이다.
운영 시스템 세팅이란? 업무 프로세스와 업무 수행 시 발생되는 보고서 템플릿, 가이드를 모두 포함한다.
R&R (역랄 분담): 서로의 역할과 할 일을 명시하여 책임소지가 없도록, 서로 혼동이 없도록 한다.
시스템 세팅 (예시)
프로그램: 대학생 챌린지
목적: 재학생들의 스트레스를 완화하고 좋은 습관을 형성하고자 함
프로세스/매뉴얼: 노션 가이드 참조
프로세스와 운영매뉴얼추가적인 실행 Tips
이 외에 좀 더 실행 팁을 말하자면, 인사이트 공유와 신속한 시도이다.
프로그램 진행하다 보면, 분명 운영 중 발생하는 이슈나 개선점, 잘 진행되고 있는 포인트들을 발견할 것이다. 이를 단순히 보고하는 데 그치지 말고, 개선점을 제시하고 반영이 가능하다면 적극적으로 시도해 보는 것이 중요하다. 그러한 시도가 참가자들의 행동 패턴을 파악하는데 도움이 될 수 있으며 프로그램의 질도 높일 수 있다.
(예시 1)
이슈: 목표대비 낮은 참가율
현황: 강연 프로그램 참가자 목표 100명 / 신청자 100명 / 최종 참가자 60명 (60%)
개선: 보통 신청자의 50~60%가 참석하는 경향이 있어, 참가자 1.5배 신청 모집 시도
결과: 2차시 최종 참가자 90명 (효과적)
(예시 2)
이슈: 참가자 10명 중 5명 늦게 참가
현황: 목표 10명 / 신청자 15명 / 참가 11명
개선: 선착순 5명에게 기념품 증정, 당일 아침 문자 발송 2차 시도
결과: 평소보다 10~5분 일찍 참가자 입실, 1명만 다른 수업으로 늦게 참가 (개선안의 효과성 확인)
