대학교 프로젝트 입찰부터 운영까지
#5. 결과 보고
결과보고서 작성 시 고려사항 3가지와 마무리 절차
목차
1. 입찰 준비: 공고 및 과제 확인, 입찰 서류 준비 및 제출
2. 제안 PT: 10분 발표/10분 질의응답, PT에서 성공하는 노하우
3. 계약 절차: 계약 서류 준비 A-Z
4. 실행 관리: 성공적인 실행을 위한 3가지
5. 결과 보고: 결과보고서 작성 시 고려사항 3가지와 마무리 절차
주간보고가 10회를 넘으면 프로그램은 마무리 단계에 이른다. 상반기의 경우, 3월 모집홍보를 시작으로 6월 초 프로그램이 종료되면 결과보고서를 준비해야 한다.
각 프로그램의 운영 결과를 상세히 작성해 제출해야 하며, 성과보고회를 위한 PT를 준비해야 한다. 성과보고회는 학교마다 다를 수 있는데, 경험상 다수 보고회를 진행했다. 이를 위해 학교 담당자에게 보고 일정을 미리 확인한다.
마무리 절차
1. 결과보고서 작성 및 피드백 수렴: 담당자에게 보고하고 피드백을 받아 수정한다.
2. 성과보고회 PT 준비: 책임자 대상 PT를 토해 피드백을 받아 결과보고서에 반영하여 최종 마무리한다.
3. 결과물 제출: 결과보고서를 제본하고, 결과물 파일을 USB로 제출. 개인정보 파기요청서도 제출한다.
4. 증빙자료 제출: 활동사진을 포함하여 다과, 기념품, 홍보물 관련 비용 증빙자료를 제출한다.
5. 잔금 계산서 발행 및 프로젝트 종료: 최종 정산을 마치고 프로젝트를 종료한다.
결과보고서 작성 시 고려사항 3가지
1. 전체 개요(요약본)와 프로그램별 결과(상세본) 분리
결과보고회를 할 경우 목차 구성에 좀 더 고민해 보자. 한 학기 프로그램 내용과 결과, 증빙에 해당하는 참고자료까지 추가하면 페이지가 굉장히 많아진다. 그래서 전체 요약과 프로그램별 운영 결과를 분리하여 구성하는 것이 효과적이다. 이는 보고서의 가독성을 높이고, 필수 정보와 상세 정보를 체계적으로 전달하는데 유리하다.
프로그램 전체 개요 (각 프로그램별 1~2 페이지)
이 섹션은 말 그대로 전반적이 개요다. 각 프로그램의 주요 내용, 진행 과정, 최종 결과를 1페이지씩 간략히 요약하면 좋다. 심리검사나 만족도 설문과 같은 자료가 있을 경우 도표나 그래프를 활용하여 2페이지로 작성하면 된다.
프로그램별 운영 결과 (페이지 지한 없음)
세부 운영 결과는 증빙 자료로서 상세하게 작성해야 한다. 프로그램의 세부 내용과 성과 외에도 활동사진과 참가자 명단까지 모든 정보가 투명하게 확인될 수 구성해야 한다.
참고자료
필수 항목은 아니지만, 추가로 포함하면 보고서의 완성도를 높일 수 있는 자료다. 홍보물 사진 및 보고서 이미지까지 포함하면 된다.
2. 정량적 결과 및 정성적 평가와 의견 반영
결과 요약에는 학교에서 중요하게 여기는 항목을 기준으로 작성하고, 정량적 결과와 정성적 평가를 포함하는 것이 좋다. 정량적 수치가 중요한 것은 맞지만, 일부 프로그램에서는 정성적인 평가가 더 중요한 경우가 있다. 예를 들어, 활동에 대한 참가자의 피드백이나 학교 담당자의 피드백이나 소견이 그러하다. 사후 프로그램 개선을 위해서도 각 프로그램별 정성적 평가가 추가되면 보고를 받은 사람들도 이해하기가 쉽다.
다음의 사례는 전체요약본 (1페이지)으로, 공통 평가 척도를 기준으로 작성되어 한눈에 정량적/정성적 요약사항을 확인할 수 있다. 프로그램별 요약 페이지에서는 프로그램 과정과 결과에서 발견된 포인트와 의견을 추가해 주면 더 완성도 높은 보고서가 된다.
3. 결과의 시각화, 섬세한 분석과 최종 제언
당연한 말이겠지만, 결과를 도표와 그래프로 시각화하는 것은 전달력을 높이기 위한 중요한 요소로, 학교 측에서도 좋은 평을 받았던 부분이라 추가해 보았다. 분석은 단순히 수치 정리를 넘어, 카테고리화하고 그 의미를 찾아내는 과정이다.
예를 들어, 아래 심리검사는 사릴 여러 항목의 수치만 나열되어 있던 결과였으나, 항목별로 성격에 따라 위험 요인과 보호 요인으로 분류하고, 각 항목이 어떤 결과를 나타내는지를 분석한 것이다. 이를 통해 프로그램의 효과와 영향, 그리고 개선점과 같은 인사이트를 발견할 수 있다.
또한, 중요한 것은 총괄 PM의 제언이다. 꾸준한 관찰 → 섬세한 분석 → 피드백 수렴을 통해 사후 관리나 개선점을 제시할 수 있다면 이상적이다. "이렇게 프로그램이 끝났습니다." 보다는 "프로그램은 끝났지만, 향후 관리나 개선점은..."이라는 피드백을 제공하는 것이 더 효과적이다.
프로그램은 여기서 끝나는 것이 아니라 지속적으로 진행될 것이기에, 학교 담당자들은 향후 개선점을 통해 어떻게 더 좋은 프로그램을 만들지에 대해 큰 관심을 갖고 있다. 이는 또한 다음 학기 수주를 위한 중요한 기초가 되기도 한다.
심리검사 분석 사례프로젝트가 끝나면
프로젝트가 끝나면 늘 속이 시원하다. 대학교 프로젝트의 경우, 신선한 아이디어나 운영의 신속함도 중요하지만, 목적 달성 외에 절차, 원칙/기준에 따른 운영이라는 특수성이 있어 대학교의 진행방식을 미리 이해하고 프로젝트에 임한다면 보다 효율적으로 진행하고, 효과적인 성과를 낼 수 있다.
대학교 담당자와의 긴밀한 협력도 중요하다. One Team으로 함께 작업하고 서로 돕고 지원하면 좋은 결과를 얻을 수 있다. 대학교 담당자는 바쁜 일정으로 모든 것을 챙기기 어려운 경우가 많기에, 총괄 PM이 디테일하게 계획하고 운영하며 중간중간 보고하여 프로젝트의 모든 부분을 관리하는 것이 중요하다. 이를 통해 서로가 Win-Win 하는 결과를 이끌어낼 수 있기에 말이다.
마지막으로, 프로젝트를 할 때마다 느끼지만, 모든 일은 사람과 사람이 만드는 결과물이라는 생각이 든다. 서로에게 최선을 다하고 각자의 어려움을 이해하며 함께 추진한다면, 그 과정 속에서 반드시 좋은 결과와 의미 있는 평가가 따를 뿐만 아니라, 소중한 배움도 함께 얻게 된다는 것이다. 그리고 이로 인해 나의 경험도 확장된다.
