계약검토 / 1. Fact-finding (2)
사내 해외법무 가이드라인 (6)
What Facts Do You Need?
그래서 정확히 무엇을 알아내야 하는가? 뭐 육하원칙을 생각해도 될 것 같긴 한데, 뭔가 좀 구체적으로 적어보자면 아래 리스트 정도가 되지 않을 까 싶다.
(1) Contract Price (계약금액), Contract Period (계약기간 - 의무 이행 기간)
(2) Parties (계약 당사자)
(3) 계약의 목적, 프로젝트의 summary / conspectus
(4) 해당 계약 전 단계에 협의된 다른 법적 문건들 (Meeting Minutes, Term Sheet, MOU, etc.)
(5) 당사자 간의 기 체결된 사례, 계약 건들 (prior contracts with same party from other projects)
(6) 타 프로젝트에서 사용된 다른 회사와의 기 거래 건들 (similar contracts with another party from other projects)
상기 목록 중, (1), (2), (3)은 보고를 위해 필요한 기본적인 정보이겠고, 하단의 (4), (5), (6)은 2단계의 계약검토 업무를 위해 필요한 정보라고 보아도 될 듯 하다.
(4), (5)와 (6)은 STEP 2 (2단계)에서 다시 설명하겠지만 계약검토 업무 수행 시 매우 중요한 자료이다. 당연히 사업부 담당자에게 이러한 자료들을 요청하여야 하는 것이 맞는데, 같은 회사에 오래 다니다 보면 이러한 계약서 샘플 자료 확보가 되는 것이기도 한데, 평소 자료들을 모아두어 수시 확인이 가능한 참고서처럼 만들어 두면 좋을 것이다.
필자는 항상 회사에서 이미 체결된 계약 건들을 유형별로 나누어 하드카피 Binder를 만들어 두고, 또한 각각의 전자파일을 평소에 text 검색/복사가 가능하도록 text 인식 기능을 사용하여 파일을 저장/관리해두곤 하였는데, 이는 계약검토 업무에 매우 도움이 되었던 것으로 기억한다. Binder는 예를 들어 NDA, License Agreement, JV Agreement 등 계약의 유형 별로 4-5개씩 대표적인 것들을 모아둘 수 있겠다. EPC 계약 같은 회사의 주거래 계약인 경우, 하나의 계약서의 분량이 100장이 넘어가는 경우도 있고 하니 이런 식으로 모으면 분량이 어마어마해질 수 있으니 분량의 최소화/간소화 방법은 본인이 판단하여 자료를 만들면 될 것 같다. 필자의 경우, EPC는 Exhibit/Appendix 부분은 빼고 General Terms and Conditions 부분만 모아 두었었고 양면 복사나 1면에 2페이지 출력하는 방법으로 binder 부피를 최소화했던 것으로 기억한다.
계약의 유형별 외에 회사의 주 고객인 같은 회사와의 repeat 거래가 많은 경우, 회사 별로 binder를 만드는 것도 도움이 된다. 보통 프로젝트 별로 같은 회사 간의 계약이 연속될 때, 양사 협상에서 근거가 되는 것은 기존의 계약이므로 기 프로젝트에서 어떻게 계약이 체결되었는지를 알고 비교/분석하는 것은 협상 시 매우 중요한 자산이 된다. 사전에 이런 자료들을 구비해놓는 것이 업무에 큰 도움이 될 것이다.
기 체결된 계약서들이 왜 중요한지에 대해서 좀 더 설명하자면, 다음과 같다. 상대방을 설득시키는 논리 중에 가장 강력한 것이, "예전에도 이렇게 계약 했지 않습니까" 이다. 이것은 회사 내부 관계자들을 설득하는 데도 그렇고 계약 협상 시 counter-party 인 상대방 당담자를 설득하는 데에도 매우 효과가 있는 논리이다. 잘 보면 계약 담당자들이 제일 두려워하는 것이, 나중에 상부에서 "왜, 예전에 한 거랑 다르게 계약했어!" 라고 문책당하는 것이라고 보면 된다.
관리포인트
마지막으로 집고 넘어가고 싶은 것은, 이러한 기 체결 본 계약서들을 입수하는 것이 쉬운 작업이 아니라는 점이다. 계약서라는 것이 워낙 confidential 한 자료이다 보니 회사 내에서도 해당 건의 담당자가 아닌 이상 그러한 자료를 입수하는 것은 매우 어렵다. 간혹 친하게 지내는 동료가 사업부에 있어 전달 받는 경우도 있긴 하지만, 다른 건 검토를 위해 좀 참고하기 위해 옛날 계약 체결 본을 달라고 해도 보통 같은 사업부 소속이 아닌 이상 자료를 구하기는 쉽지 않다. 팀장 급, 임원 level 에서의 승인이 있어야 한다고 답변을 받기 일쑤이다. 내가 소속되어 있던 회사에선 이러한 문제점들을 해소하기 위해 계약서에 대한 법무팀의 '중앙관리'를 정책적으로 추진하여 영업계약서들을 취합하여 법무팀내 유용정보로 DB화 하였던 기억이 있다. 물론 이러한 정책을 채용하기 위해선 제반되는 기획, 행정 등 관리 업무를 수행할 수 있는 인력이 법무팀에서 필요로 하게 된다는 점이 있지만, 충분히 효용가치가 있는 정책이었던 것으로 기억한다.
Authored by Slow Walker, 2022
