사회초년생이 일을 잘하는 법
학교 선배가 창업한 교육 콘텐츠 회사에서 일을 배웠습니다.
첫 직장, 첫 출근을 한 날이 아직도 기억에 생생합니다. 독립된 존재로서 국내총생산량에 기여하는 의젓한 어른이 된 기분과 매일 출근할 장소와 나에게 배정된 책상 그 자체로 느껴지는 소속감에 성취감을 느끼곤 했습니다.
일을 잘하고 싶어 찾아 읽었던 책들넘치는 의욕만큼 잘하고 싶은 욕심이 컸기에 아직 미숙한 사회 초년생이지만, 어떻게 하면 일을 잘할 수 있을까를 고민했던 적이 많습니다. 여전히 3년 차에 막 접어든 사회초년생에 불과하지만, 이 글은 이제 막 대학을 졸업하고 직장을 가진 20대 초반의 친구들에게 제가 생각하는 일을 잘하는 방법들에 공유해 보고자 글을 적어 내려 갑니다.
Intro. 나의 배경
저의 첫 직장은 대학교 동문 선배가 창업한 콘텐츠 스타트업이자, 교육 에이전시이었습니다. 작은 규모의 회사였지만 다양한 기관 사업 및 대기업의 교육, 문화 행사들을 진행할 수 있어 업무 스킬과 담당자, 고객들을 상대하는 소통방법들을 배울 수 있어 개인적인 성장에 큰 도움이 되었습니다.
재직 당시 창업 초기 회사이다 보니, 구성원 수도 10명 미만이었고 일을 가르쳐주는 사수는 대표님이었습니다. 일을 배우는 과정 중 어느 하나 쉬운 것은 없었지만, 업무 담당자로 투입되어 다양한 프로젝트를 진행한 경험한 것들이 저의 실무능력을 성장시켰고, 함께 일을 하는 사람들에게 신뢰를 줄 수 있었습니다.
사실 사회초년생에게 거는 기대가 크지 않은 것이 사실입니다. 하지만 일이 처음인 우리에게 주어진 일을 해내는 것조차 버거울 때가 있습니다. 입사 초반에 제가 터득했던 일의 효율을 높여주는 4가지 방법들이 초년생 분들에게 도움이 되었으면 합니다.
1. 단축키를 외우자
일을 한다는 것의 다른 말은 '정해진 시간 안에 고객을 만족시키는 것'입니다. 모든 일에는 기한이 있고 그 기한을 지키는 것은 너무나 중요합니다. 결국 시간을 줄이는 것이 가장 큰 쟁점이며 그 핵심 키가 바로 단축키 체득입니다.
다양한 문서작업을 하는 업무에서 Word, 한컴, PPT, 엑셀 등에 사용되는 단축키는 물론이고, 윈도우, 맥 등 본인이 사용하는 운영체제 단축키들을 숙지한다면 기존 업무 시간의 효율을 극적으로 단축할 수 있습니다.
(개인적으로 매회 업데이트가 되는 카카오톡 단축키 및 메신저 단축키도 숙지하면 좋다고 생각합니다.)
단축키를 잘 정리해 놓은 글과 영상들이 넘쳐나기 때문에 본문에서는 언급하지 않겠습니다.
덧붙여 사수가 일을 가르쳐 줄 때 '화려한 단축키'를 사용하고 있다면, '지금 사용하신 단축키 어떤 건 지 알 수 있을까요?'라는 질문을 꼭 해보시길 바랍니다.
2. 메일을 '잘' 작성하기
업무 소통의 기본은 바로 '텍스트', 글자로 소통하는 일입니다. 일은 반드시 사람들과 '함께'하는 일입니다. 이 말은 즉슨 사람들과 소통할 일들이 많다는 것이며 소통만 잘해도 일의 절반은 물 흐르듯 진행됩니다.
하지만 텍스트로 소통하는 것은 어렵습니다. 왜냐하면 읽는 사람을 고려함과 동시에 내 머릿속에 있는 것들을 글자로 잘 표현해서 다른 사람의 머릿속에도 동일하게 이해시켜야 하는 과정이기 때문입니다.
가장 기본이 되는 소통은 이메일입니다. 모든 직장은 이메일로 소통하며 간혹 업무를 하다 메일을 정말 잘 쓰는 사람들을 볼 수 있습니다. 제가 생각하는 메일 잘 쓰는 방법은 '잘 쓴 사람의 이메일을 따라 하기'입니다.
예시로 제가 작성한 이메일 형식과, 잘 작성한 메신저를 공유해 봅니다.
본인의 스타일에 맞는 방법을 찾아가는 것 또한 메일을 잘 쓰는 방법이라 생각합니다.
이메일 형식
톡 메신저 보고 형식 상사, 고객, 타인이 나의 의도를 잘 이해할 수 있도록, 간결한 문장 사용은 기본입니다. 추가적으로 구분선, 볼드체, 123 나열 등을 사용해 보길 추천합니다.
3. 무조건 기록할 것 +노션활용
처음 입사해서 일을 배우다 보면 맡은 일의 큰 그림과 상세 과정을 이해하기가 어렵습니다. 큰 그림을 이해하지 못하니 상사가 이 일을 시키는 이유에 대해서 잘 모르고 놓치는 것들이 많습니다.
그렇기 때문에 시키는 일을 무조건 기록해야 합니다. 투두 리스트를 작성하면 지금 내가 하는 일을 놓치지 않을 수 있을뿐더러 그 체크리스트들이 쌓이고 쌓여 아래와 같이 업무에 대한 깨달음을 얻을 때가 있습니다.
'아 그래서 이런 일을 시켰구나.'
'이 프로젝트는 이렇게 진행될 테니 앞으로 이런 업무는 이렇게 해야겠다'
'이게 끝나면 이걸 준비해야 되니, 이걸 해야겠다'
초반의 저는 종이 다이어리를 사용했습니다. 하지만 가지고 다니는 것도 불편하고 필요한 항목을 찾는 것이 번거로워 결국 노션으로 정착하여 이를 잘 활용하고 있습니다.
제가 실제 사용하고 있는 노션 업무일지입니다.
개인적으로 종이보다는 웹과 모바일이 호환되는 서비스를 업무일지로 사용하길 권합니다! 혹시 제가 사용하는 노션 템플릿이 궁금하신 분은 댓글로 요청해 주시면 공유드리겠습니다.
4. 과정을 끊임없이 공유하자
과정을 공유하는 것은 일을 하는 모든 사람에게 적용되어도 무방합니다. 사회초년생에게 더욱 과정 공유가 강조되는 점은 '본인이 업무를 잘 진행하고 있는지' 스스로 판단할 수 있는 근거가 부족하다는 것입니다.
사수가 가르쳐준 일을 바로 옆에서 배웠지만, 내 자리로 돌아가서 직접 해보려니 긴가민가한 부분이 있던 경험이 있을 겁니다. 그럴 때 확실하지 않은 상태에서 일을 진행하기보다는 내가 생각하는 부분이 맞는지를 다시 한번 질문하거나 또는 직접 이해한 것을 먼저 실행해 본 후 실행한 후 결과물을 상사에게 가져가서 '이렇게 진행하는 것이 맞는지'를 물어보아야 합니다.
업무의 진행과정을 체크하는 상사와의 대화또는 업무의 정해진 기간이 있다면, 상사가 일의 진행도를 물어보기 전에 (대략 1~2일 전 남겨둔 시점)에서 자신은 이만큼 업무를 진행했고 기한에 맞출 수 있는 지의 여부를 한번 더 공유하면 좋습니다.
그 외 고객과의 소통이 진행된 경우 또는 업무와 관련한 다양한 사안들이 변동되거나 발생한 경우에도 해당 내용을 사수 및 팀원에게 공유하는 과정이 꼭 필요합니다.
시킨 업무를 그대로 잘하는 것을 기본이며, 본인이 업무를 진행하는 과정을 상사에게 잘 보고하는 것이 신입에게 가장 중요한 '일'인 것입니다.
글을 마치며
'사회초년생이 일을 잘해봤자 얼마나 잘하겠어'라는 말이 있을 정도로 신입은 주어진 일을 그저 해내는 것만으로도 그것이 곧 성과이자 목적입니다. 제가 공유드린 4가지 방법은 결국 함께 일하는 사람들을 편하게 일할 수 있도록 돕는 태도 중에 하나라고 생각합니다.
단순 복사나 스캔, 서류 정리의 일을 할지라도 '내가 지금 왜 이 일을 하고 있는 걸까?'라는 질문을 던지며 스스로 하는 일의 이유와 목적을 찾는 것 또한 중요합니다.
글을 쓰는 저 역시도 매일 회사에 출근하며 배워나가는 중입니다. 제가 터득한 방법들이 독자분들께 도움이 되길 바랍니다.
