BPM 개요와 Work Flow를 정리해보는 워크숍
안녕하세요, 임팩트 컴퍼니 빌더 뉴블랙의 오진택 디렉터입니다. 저는 뉴블랙에서 운영을 당합니다. 미디어사와 푸드테크 및 핀테크 등 다양한 스타트업에서 일했고 실제로 창업을 해본 경험을 바탕으로 전사 운영 총괄로 근무하는 중입니다.
지난 1화에서는 비즈니스 프로세스에 대한 설명과 왜 비즈니스 프로세스가 중요한지에 대해 이야기 해보았습니다.
2화에서는 비즈니스 프로세스를 정리하기 위해 BPM이란 개념을 소개해보고, 비즈니스 프로세스(이하, Work Flow)를 정리해볼 때 얻는 기대효과와 간단한 워크숍 진행 방식을 안내해보겠습니다.
1. BPM이란?
BPM은 Business 프로세스 Management의 약자로 프로세스 경영을 통한 조직 성과 개선에 중점을 둔 경영 활동을 말합니다. 그리고 프로세스 관점에서 비즈니스와 IT 전략의 개선에 초점을 맞춘 방법론 중 하나 입니다. BPM Life Cycle을 보면, 빠르게 문제를 발견해 현장에 적용해보고 실행, 운영하며 최적화 시켜 결과를 분석하는 방식을 말합니다. 이는 애자일 방식과 유사합니다.
<Business 프로세스 Management Lifycycle>BPM이 사용될 수 있는 환경은 아래와 같습니다.
유사하고 반복적인 업무 처리가 많을 경우
한 임직원에서 다른 임직원으로 가치가 부가되면서 전달될 필요가 있는 업무의 경우
업무 처리량이 많고 명확한 업무 흐름을 갖는 경우
업무 처리에 대해 실시간 모니터링이 필요한 경우
처리 시간이 결정적 문제인 경우(즉, 업무 프로세스 상 시간절감이 핵심인 경우)
많은 임직원(혹은 사용자)가 동시에 접근할 필요가 있는 업무의 경우
저는 BPM이 꼭 IT 전략 수행시에만 유효하다고 보진 않습니다. 업종과 업무의 영역을 불문하고 어디에서든 BPM을 정리할 수 있습니다. 큰 틀에서는 BPM이 Work Flow(업무 흐름도) 역할을 하기 때문입니다.
하지만, BPM에도 단점과 한계는 존재합니다.
새로운 업무가 추진될 경우, 주기적인 업데이트가 필요합니다.
처리 단계를 줄여 처리 시간을 측정해 효율화하는 데는 유익하나, 처리량과 그밖에 지표를 도출해 내는 것이 제한적 입니다.
그럼에도 저는 스타트업에서 린(Lean) 하고 애자일 하게 갈 수 있는 방법으로 BPM을 실행해보는 것이 유의미하며, Work Flow 를 한번 쯤 팀원들이 모두 모여 정리해보는 것이 필요하다고 생각합니다. Work Flow를 정리해보면 6가지의 기대효과를 가져올 수 있습니다.
1) 자사의 비즈니스 프로세스에 대한 가시성 확보로 기능의 제어와 조정, 발전의 기회를 조직문화 관점에서 장려
2) 각 비즈니스 프로세스에 비효율(중복/누락) 지점을 파악해 프로세스의 성능과 임직원 성과 향상에 기여
3) 올바른 KPI 지표를 수립하는 기초자료로서 활용
4) 프로세스 검토를 통해 조직 전략과 경영 전략을 함께 고려할 수 있는 프로세스 구조도를 설계하며 유동적인 비즈니스 환경에 대한 경쟁력 확보
5) 임직원의 R&R이 구분되고 한 눈에 정리되어 명시돼 조직 관리 부분에서 대응
6) 신입사원 OJT에서 업무 파악을 용이하게 하기 위한 자료로 사용 가능
자, 이제 Work Flow를 정리해보는 워크숍을 진행해볼까요?
2. Work Flow를 정리해보는 워크숍 진행 안내
워크숍을 진행하기 위한 개요를 안내드립니다.
준비물: 전지와 포스트잇, 보드마카 네임펜, A4용지 이면지, 스카치 테입 등
구성원: 팀 동료 혹은 초기 스타트업
워크숍을 진행하기 위해 적합한 인원: 최소 10인, 최대 20인 이내의 스타트업, 혹은 각 팀 내 구성원이 5 인~8인 이내에서 실행해보면 좋습니다.
진행시간: 3시간
진행방식: 아래 4개의 Step을 참고해서 순서대로 이행 해주세요.
목표하는 3가지 아웃풋:
첫째, 전사 관점의 Work Flow를 정리해보기.
둘째, 정리된 Work Flow를 바탕으로 업무의 누락 /중복 / 추가 등 비즈니스 프로세스 를 팀원들과 토론해서 개선시키기.
셋째, 정리된 프로세스를 PPT나 Keynote에 정리해서 추후, 신규입사자의 소프트랜딩 자료나, 운영 관련한 매뉴얼에 정리해서 업데이트 합니다.
이제 아래 순서대로 진행해 주세요.
Step1. 전지를 이용해 업무 프로세스를 만들어보겠습니다. 그 이전에 A4용지 이면지를 이용해 한 명의 고객의 구매 여정을 위해 내부에서는 총체적인 업무 프로세스가 어떻게 진행되는지 팀 구성원이 머리를 맞대어 도식화 합니다.
*업무 프로세스 작성 방법 안내
1) A4 이면지를 이용해 아래 템플릿을 이용해 왼쪽 열 최상단에는 ‘고객’을 적요하고, 업무의 순서대로 ‘담당자’를 작성합니다. 왼쪽 열에 담당자의 순서를 업무 순서대로 정리하는 것이 Key Point 입니다. (아마 처음에는 몇장씩 썼다 버렸다를 반복하실 겁니다.)
2) 회사와 고객이 만나는 첫 시작부터 작성합니다. 위 예시 그림에서는 ‘주문발생’이 첫 시작입니다.
업무가 중복되는 담당자는 사각형의 도형을 중복해서 기재합니다. 위 예시 그림에서는 ‘회원가입 문제 해결’이 해당됩니다.
3) 이 여정에서 만나게 되는 외부 파트너도 있다면 명시합니다.
4) 이 여정의 마무리는 2번이 반복되는 시점 까지 입니다.(종료 예시:고객의 제품 주문~결제 후 배송완료)
도형은 사각형, 화살표, 마름모(분기일 경우)만 사용해서 간단하게 표현 해봅니다.
5) A4에 정리가 완료되면 하단의 Template를 참고해서 전지에 직접 옮겨 봅니다.
<Template, 이 양식을 그대로 사용해보세요.>Step2. 전지에 각 팀별(혹은 단일 팀 혹은 스타트업)로 Work Flow를 다 작성했다면, 4~6분 정도씩 각자의 업무 프로세스를 발표합니다.
Step3. 아래 질문을 활용해 개선해야 발표자(혹은 팀)의 발표를 듣기 전에 각자 머릿 속에 질문을 유추해봅니다. 이 질문을 바탕으로 발표를 듣고 피드백 할 준비를 합니다.
*중복, 단절, 누락된 지점을 파악하기 위해 유추를 이끌만한 질문들
[중복] 해당 업무의 단계가 불필요하게 많지는 않는가? 중복되어 제외 할 만한 업무는 없는가?
[타당성] 이 팀, 이 담당자가 이 시점에 업무를 맡는 게 효과적 인가? 레버리지 할 수 있는 방법은 없는가?
[단절] 프로세스를 지연시키는 요소는 없는가?
[누락] 모두 적용해야 하는 부분(예, 고객과 비고객)은 없는가?
[누락] 동시에 할 수 있는 업무는 없는가?
[누락] 빠져 있어 추가해야 하는 업무는 없는가?
이외 각 조직별로 생각하는 중복 / 단절 / 누락의 의미에 대해 질문을 자유롭게 추가해주세요.
Step4. 청자는 Work Flow를 이해하고, 발표자의 운영 프로세스를 경청하며 중복/단절/누락 등 비효율 지점은 없는지, 이해되지 않는 부분은 없는지 피드백을 실시합니다. 그리고 중복 / 단절 / 누락된 지점에 포스트잇을 붙이고, 상호 피드백을 진행합니다.
자, 이 4단계를 거치며 팀과 함께 잘 진행해보셨을까요?
결론적으로 동료들과 자신 혹은 팀의 업무 영역과 범위, 그리고 어떻게 일하는 지 서로 공론화 해서 한 눈에 정리해보는 과정은 적어도 반기에 한 번씩 간단한 워크숍으로 진행해 볼 필요가 있습니다.
나아가 Step4 까지 진행해보셨다면, 이후에 운영에서 개선해봐야 할 KPI 요소를 도출해 내는 것도 용이합니다. 프로세스를 줄일 수 있는 방법은 없을지, 이를 통해 시간 혹은 비용을 감소시킬 수 있는 방안은 없을지, KPI를 설정해서 지속적으로 관리할 수 있습니다.
이에 대해서 문의하실 바가 있다면, jtoh@newblack.kr 앞으로 편하게 이메일을 보내주세요. 템플릿을 교부 해드리겠습니다.
비즈니스 프로세스를 점검해 Work Flow를 정리하면, 적어도 각 담당자 혹은 팀의 R&R이 불명확해서 Silo 효과(부서 이기주의)를 가져오거나, 구성원 개인의 조직내 포지셔닝에 대한 고민(내가 이 조직에서 무슨 업무를 담당하고 있을까?)은 덜 하게 되고, 뒤돌아 보는 시간들로 활용할 수 있지 않을까 생각합니다. 팀 전원이 모여 다 같이 내부 업무를 정리해보는 차원에서 이 워크숍을 진행 해보시길 추천합니다.
written by. 뉴블랙 오진택 디렉터
뉴블랙 홈페이지
