일잘러들은 다 쓰는 재피어 활용법 ft. 플로우
협업툴 플로우 + 재피어 = 일잘러
협업툴이 뭐예요?
안녕하세요. 기획Seo입니다.
오늘은 엑셀 못지 않게, 아니 보다 더 생산성을 높여줄 협업툴 플로우를 소개하도록 하겠습니다.
여러분께서 엑셀을 사용하시는 이유가 뭔가요?
데이터 생산성을 높이기 위해 그만한 도구가 없기 때문입니다.
그러면 생산성도 높여주고 커뮤니케이션까지 도와줄 도구가 바로 무엇일까요?
바로 협업툴입니다.
협업툴이란 프로젝트 관리, 메신저, 그룹웨어, 자료저장 등 다양한 기능을 수행할 수 있는 소프트웨어를 지원합니다.
그럼 수많은 협업툴이 있는데 어떤 것이 가장 효과적일까요?
협업툴 하면 플로우
저는 생산성 향상에 초점을 둔 인플루언서인만큼 업무 생산성을 가장 높여주는 협업툴이 좋다고 생각합니다.
협업툴의 본질인 커뮤니케이션에 최적화와 업무생산성의 자동화에 진심인 플로우가 있습니다.
그 부분에서 인정을 받아 전 세계 55개국, 48만팀에서 이용하고 있으며, 산업별 국내 1위 기업 삼성전기, 포스코, 에스오일 KT 등의 협업툴로 자리매김하고 있습니다.
업무 자동화를 위한 플로우의 외부서비스 연동 기능
1. 재피어로 업무 생산성 끝판왕이 된 플로우
생산성에 관심이 많은 분들이라면 친숙한 재피어라는 회사가 있습니다.
재피어란 서로 다른 두 개의 툴을 연동시켜 업무를 자동화할 수 있는 서비스를 제공하는 회사입니다. 4000개 이상의 어플리케이션을 통합할 수 있어, 반복적인 작업 시간을 줄여주는데 인정을 받아, 기업가치가 50억 달러가 남는 유니콘 기업입니다.
플로우 프로필 설정에서 외부서비스 연동 카테고리에서 재피어 사이트로 바로 넘어갈 수 있으며, 플로우 계정을 통해 쉽게 자피어로 연결하여 바로 이용하실 수 있습니다.
또한 신규 메일을 회신 받으면 자동으로 플로우 업무 게시물로 등록하여 확인하고 관리할 수 있습니다.
예를 들어
메일이 오면(트리거) -> 플로우 게시물 등록 (액션) 와 같은 업무를 자동적으로 실행합니다.
그러면 일일이 메일함을 들어가는 번거로움을 없앨 수 있어, 사소하고 귀찮은 업무에서 해방될 수 있습니다.
이외에도 구글폼으로 받는 설문조사의 신규 응답을 플로우 알림봇으로 받을 수 있어 점점 더 창의적이고 시간이 많이 드는 업무에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
재피어 도입이 주는 의미는 제게 크게 다가왔는데요. 재피어를 이용할 수 있다는 것은 생산성이 높아지기도 하지만 플로우라는 회사가 회사의 존재가치인 미션(mission) '연결의 힘을 통해 업무를 쉽고 빠르게'에 얼마나 진지하게 임하고 있는지 보여주는 반증이라는 생각이 들어, 앞으로도 계속 이 협업툴을 이용한다면 많은 고객사들이 업무를 계속해서 쉽게할 수 있을 것이라는 믿음이 크게 다가왔습니다.
수 많은 협업툴 중에서 어떤 것을 선택해야할지 고민된다면기본에 충실하면서도 생산성을 높여주는데 특출난 협업툴 플로우가 도움을 줄 것 같습니다.
2. 마이크로소프트 팀즈 연동 (MS)
플로우는 MS의 공식 리셀러로써 플로우를 이용하시면 마이크로소프트 365 제품을 할인 받으실 수 있으며, 메신저와 일정에서 화상회의를 생성할 때, 마이크로소프트 팀즈 기능을 연동하여 사용하실 수 있습니다.
3. 구글 캘린더
업무를 하다보면 캘린더의 역할이 중요한데요, 요즘은 구글 이메일을 이용하다보니 자연스레 구글 캘린더를 이용하게 됩니다. 플로우는 그 부분을 도와주기 위해 구글 캘린더와 연동해 구글 캘린더를 따로 써야 하는 어플로 남겨두는 것이 아니라 연동성을 높여 업무 생산성을 높여줍니다.
1. OKR
구글을 혁신기업으로 바꾼 기법이 무엇인지 아시나요? 바로 OKR입니다.
Obejective(목표) 와 Key Result(핵심 결과) 의 줄임말로, 팀이나 개인이 목표를 세우고 지속적으로 관리할수 있게 하는 도구이자 시스템입니다.
협업툴 플로우에서도 생산성을 높이고 원하는 목표에 달성할 수 있도록 OKR을 도입했습니다. 도입한지 얼마되지 않았음에도 불구하고 많은 기업에서 기능을 잘 활용하는 덕분에 가장 많이 쓰는 기능 중 1가지로 자리잡았습니다. OKR을 도입하기 막막하기 분들은 플로우를 통해 쉽게 OKR을 적용해 생산성을 극대화시킬 수 있습니다.
2. 프로젝트별 구성
일반적으로 협업툴을 사용하지 않는 경우, 일반 메신저를 통해 소통을 합니다. 그럴 경우, 프로젝트별로 업무를 확인하는 것이 아니라, 시간별로 메세지가 쌓이다보니 언제 어떤 내용이 오고 갔는지 직접 확인을 하는 시간적,체력적 에너지가 낭비됩니다.
그래서 새로운 단톡방을 만들지만 그 단톡방에서도 여전히 시간별로 소통이 오가다보니 중요한 프로젝트를 놓치거나 잦은 실수가 발생됩니다.
그 부분을 해결하기 위해 플로우에서는 프로젝트별로 업무를 구성하고 내가 지금 어떤 프로젝트를 진행하고 있는지(참여중인 프로젝트) 한눈에 보기 쉽도록 배치해두었습니다.
프로젝트 기능이 없는 일반 메신저의 단점
-시간별로 데이터가 쌓여 한 눈에 확인이 어렵다.
-내가 어떤 프로젝트에 참여하고 있는지 분명하지 않다.
-늦게 확인하면 프로젝트를 놓칠 수 있다.
-누가 참여하는지 분명치 않다.
프로젝트 기능이 있는 플로우의 장점
-한눈에 프로젝트 확인이 쉽다.
-내가 어떤 프로젝트에 참여하고 있는지 한눈에 확인이 가능하다.
-업무 진척도를 확인할 수 있다.
-누가 참여하는지 확인이 가능하다.
-중요한 내용을 상단 고정해놓을 수 있다.
-지도, 추가댓글, 링크, 추가소통 등 다양한 추가기능을 적용할 수 있다.
플로우에서는 위에 나열한 장점들처럼 팀이 프로젝트에 집중할 수 있도록 업무 진척도나 담당자가 누군지 확인이 가능하며 한눈에 프로젝트를 확인할 수 있게 도와주어 프로젝트를 놓치거나 소통의 부재가 발생하는 가능성을 없앴습니다. 프로젝트로 시작해 프로젝트로 끝나는 지금 현재 업무 트렌드로써 플로우가 가장 효과적인 기능을 제공하고 있습니다.
3. 업무관리 & 간트차트
미국 최고의 철강회사인 '유나이트 스틸사'의 사장 찰스 슈와브와 아이비 리 이야기를 아시나요?
업무 생산성을 끌어올리기 위한 찰스는 생산성 전문가 아이비 리에게 업무 생산성을 개선할 방법을 알려달라고 합니다.
아이비 리는 '6가지 법칙'을 소개했는데요.
그 방법은 아래와 같습니다.
1. A4용지 1/4 크기 종이 준비
2. 상단에 날짜 이름 적고 6가지 할일 적기
3. 우선순위 정하기
4. 주머니에 넣기
5. 수시로 보면서 우선순위에 따라 6가지 실천하기
6. 매일 하기
위의 6가지 법칙을 실천한 찰스는 아이비 리에게 감사의 편지와 거금의 수표를 전달했습니다.
위의 이야기에서 이야기는 하고자 하는 것은 무엇일까요?
바로 우선순위가 높은 순서대로 일을 처리해야 업무 생산성을 높일 수 있다는 것입니다.
우선순위가 높은 일 순으로 프로젝트를 구성할 수 있고, 간트차트를 통해 업무를 한 눈에 볼 수 있어
업무에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
4. 멀티메신저
업무의 시작과 끝은 메신저를 통한 소통인 만큼 메신저에 본질이 중요한데요. 플로우는 그저 다양하지만 불필요하게 구성된 메신저가 아니라 프로젝트 소통에 특성화된 메신저를 제공하고 있습니다. 많은 기능이 있지만 그중에서도 가장 효과적인 기능을 소개해드리겠습니다.
-프로젝트와 연결된 메신저
소통을 하다보면 그 프로젝트와 관련된 소통이 필요한데, 일반 채팅을 하게 되면 프로젝트에 관련된 이야기를 따로 구분하는 것이 아니라, 시간별로 소통만 쌓이다보니 과거 소통 기록을 뒤져야 하는 불편함이 업무 생산성을 낮추는데요.
플로우에서는 프로젝트별로 메신저를 생성할 수 있어, 프로젝트에 관련된 소통만 따로 구분하여 시간과 에너지를 낭비하지 않도록 합니다. 이 부분은 정말 단순하지만 획기적인 협업툴의 기능을 수행하는 것 같습니다.
5. 히스토리
구글이 데이터로 천문학적인 수익을 벌어들이고, 3M 회사의 포스트잇이 생긴 일화, 적자에 시달리던 무인양품이 수 조원의 매출을 낼 수 있도록 끌어올린 비결은 어디에 있는 지 아시나요?
바로 데이터에 있습니다.
데이터만 있다고 돈을 벌 수 있을까요? 아니요. 기록 + 관리 + 검색기능, 3박자가 맞아들어가야지만 데이터의 힘이 생깁니다.
데이터가 기록되더라도 찾을 수 없다면(검색기능 부재) 그 또한 데이터의 힘을 잃어버립니다.
그 부분을 해결하는 것이 협업툴이 제공해야 하는 의무이고요.
플로우를 통해 여러 업무로 쌓인 데이터들을 프로젝트 별, 채팅 별로 히스토리를 보관하고 무기한으로 검색하여 원하는 데이터를 쉽게 찾아 불필요한 시간을 절감하는걸 확인할 수 있었습니다.
왜 협업툴은 플로우인가?
협업툴의 본질에 충실한 도구
측정할 수 없으면, 관리할 수 없다 -피터 드러커
(If you can not measure, you can not manage)
위의 말은 미국 경영 3대 구루(정신적 스승) 피터 드러커가 한 말입니다. 경영에 있어서 측정할 수 없는 것을 측정하도록 하는 것이 중요하다는 의미에서 나온 이야기입니다. 업무를 진행하면서 소통하는 것이 업무의 처음이자 끝일 정도로 소통한다는 것은 정말 중요합니다. 하지만, 소통이라는 것을 측정할 수 있을까요?
'오늘 a팀장님과 소통을 100점으로 했어!' -> 소통과 100점의 관계가 이상합니다.
'오늘 a팀장님과 소통 잘 했어!' -> '잘' 이라는 추상적인 단어로 이야기 해야 의미가 통합니다.
이처럼 소통이라는 것이 측정할 수 없는 것처럼 보이지만, 이 협업툴 플로우에서는 소통을 측정할 수 있도록 많은 노력을 기울였습니다.
진행도 0~100%를 칸으로 표시하기
담당자의 업무 흐름(완료, 보류, 피드백, 진행, 요청)을 아이콘으로 표시하기
간트차트로 기간을 숫자로 표현하는 것이 아니라 이미지로 표시하기위에 말한 것 말고도 플로우는 수많은 내용들을 측정할 수 있도록 구성해놓았습니다
플로우 말고도 다른 업무툴을 사용해본 적이 있는 경험자로써, 대부분의 협업툴은 그저 일반 메신저와 다른 메신저의 느낌만 강했는데, 플로우라는 협업툴은 기업이 왜 메신저를 사용하고 협업툴을 사용하는지에 대한 본질을 제대로 파악하고 기능을 구성해놓은 점이 타사와 많은 비교가 되었습니다
다음에도 좋은 협업툴 소개해드리도록 하겠습니다.
감사합니다.
