사회생활 승리하기_기본 지키기(악수, 명함, 통화, 메
내 손바닥 긁었던 부장님, 안녕하신지요
대학 졸업 후 사회에 나와 했던 첫 악수가 떠오른다. 협력사 부장님은 손을 잡자마자 내 손바닥을 자신의 검지 손톱으로 긁었다. 소름이 쫘악 끼쳤지만, 이게 무슨 상황인지 판단이 서질 않았다. 요즘은 상상도 못 할 일이지만, 그땐 그랬다. (30여 년간 겪은 모든 성희롱을 지금 잣대로 처벌하면 백 명은 족히 집에 보냈을 거다.)
악수는 한 번만으로도 상대방을 판단할 수 있다. 손아귀의 힘, 손 잡는 모양, 흔드는 정도로 좋은 힌트가 된다. 여왕처럼 손가락 끝만 내밀기도 하고, 손을 꽉 잡고 안 놓기도 하며, 허리를 굽신굽신 하기도, 손을 세차게 흔들기도 한다. 손이 찬 사람은 순환이 안 좋다고 느껴지고, 손바닥에 굳은살이 박인 사람은 골프나 헬스를 열심히 하겠구나 예상된다. 지나치게 꽉 잡는 사람은 과시욕이 강하다. 제일 좋은 악수는 손을 정확히 맞잡고 약간의 힘을 주며, 눈을 마주치고 미소를 지으며 하는 악수이다. 악수는 윗사람이 먼저, 여성이 먼저 손을 내미는 게 예의다.
명함 주고받는 과정에서도 상대방을 파악할 수 있다. 배려심이 있는지, 준비성이 있는지, 깔끔한 성격인지, 예의 바른 사람인지 말이다. 명함은 '사회 속의 나'를 나타내는 상징이다. 현금처럼 귀하게 여겨야 한다. 일반 지갑이나 뒷주머니에서 꼬깃한 명함이 나와서는 안된다. 따로 명함지갑을 마련해서 깔끔하게 보관하자. 방문자가 먼저 명함을 꺼내되 상대방이 읽었을 때 명함의 전면이 보이게 건네야 한다. 명함은 반드시 선 채로 교환하되, 가장 직급이 높아 보이는 분에게 먼저 드린다. 상대방의 명함을 받자마자 명함 지갑에 쏙 넣어버리는 것은 실례다. 명함을 받으면 잠시 회사명과 이름을 작은 소리로 읽어도 괜찮다. 예를 들어 '~한 업무를 하시는 ㅇㅇ대리님이시군요." 정도로 말이다. 명함을 교환할 때는 자신의 명함을 오른손으로 드리고, 상대방의 명함을 왼손으로 받되, 상대가 내명함을 받고 나면 바로 오른손으로 왼손을 살짝 바친다. 받은 명함은 허리 아래로 내리지 않으며. 회의 탁자에 상대방의 앉은 순서에 따라 놓고 보면서 회의한다. 기억하기 쉽게 하려고 상대방이 보는 상태에서 명함에 낙서를 하는 것은 큰 실례이다.
예전에는 개인별 회사전화가 있었지만, 요즘은 대부분 개인 핸드폰이나 메신저로 업무를 처리한다. 평소 핸드폰은 매너모드로 유지하고, 개인전화는 가급적 밖으로 나가서 받도록 하자. 아무리 작은 소리로 통화해도 동료들은 다 듣고 있다. 업무에 방해가 될 뿐만 아니라, 이미지가 고정되거나 소문이 날 수도 있다. 부모님과 통화하는 모습에서 효녀인지 불효녀인지, 자녀와 통화하는 모습에서 자상한지, 엄격한지도 다 알 수 있다. 두 모습 다 프로답지는 않다. 회사에서는 프로답게 보여야 한다. 개인적인 통화를 듣게 되면 프로페셔널한 이미지가 아닌, 아줌마, 아저씨, ㅇㅇ의 엄마, 아빠로 인식된다. 업무전화가 아니면 가급적 사람들이 없는 곳에서 조용히 하고 들어오도록 하자. 업무전화도 너무 큰소리로 통화하면 주변 사람들에게 방해가 된다.
메일에 대해서는 조금 길게 쓰려한다. 메일은 제목에 꺾음 부호 [ ]를 이용하여 수신자가 한눈에 메일 목적을 구분할 수 있게 한다. 예를 들어 [참고], [공유], [업무지시], [업무협조]로 말이다. 메일 첫 줄에 '안녕하세요? 000입니다'는 맞지 않다. 어차피 회사 메일은 공식적인 업무 메일이기 때문에 개인 소개를 할 필요가 없다. 공식적인 문구로 6하 원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 근거해서 작성하며, 마지막에 문의처를 기재한다. 거기에 자기 이름을 넣으면 된다. 수신자나 참조자를 지정할 때는 직급이 높은 순으로 이름을 나열하되, 동일 직급의 경우 가나다 순으로 지정한다. 수신자와 참조자를 구분해서 지정해야 하며, 숨은 참조(비밀참조)는 특별한 경우가 아니면 가급적 삼가는 게 좋다. 비겁하거나 정직하지 않아 보인다. 타 팀이나 외부로 나가는 메일은 반드시 직속 파트장이나 팀장을 참조로 넣는다. 특히, 외부 송부메일은 감사팀의 타깃이 될 수 있으니 조심해야 한다.
회사는 결국 사람들이 만나 성과를 만드는 곳이다. 협력사든 내부 직원이든 커뮤니케이션을 잘해야 일을 잘 해낼 수 있는데, 작은 행동이 오해를 불러일으키는 일이 많다. 오해를 방지하기 위해서는 가급적 직접 만나 눈동자를 보며 얘기하는 것이 가장 좋고, 그다음은 유선상 목소리로 통화하고, 그것마저 안 되는 상황이면 이메일이나 메신저를 이용한다. 직접 만남->통화->메일/메신저 순서로 커뮤니케이션하라. 메일이나 메신저는 상대방의 기분이나 처한 환경에 따라 행간 의미를 다르게 해석할 수 있다. 메일은 증거를 남겨야 할 때, 정리된 내용을 공유해야 할 때 정도 외에는 가급적 지양하는 게 좋다. 반대로 감사에 문제가 될 만한 사항은 반드시 메일로 남겨 근거를 확보해 놓는다. 협력사와의 중요한 게약 조건은 절대 메일로 전달해서는 안된다. 특히, 상도에 어긋나는 문구, 지키지 못할 약속, 마진 등의 중요한 내용은 메일로 주고받는 순간 언젠가는 문제가 될 것이며, 이는 본인 자신과 회사에 큰 손해를 끼칠 수도 있으니 신중, 또 신중해야 한다.
악수, 명함, 통화, 메일까지도 이렇게까지 신경 쓰며 살란 말인가? 숨이 턱턱 차오른다라고 생각할 수도 있겠다. 사회생활의 모든 면에서 어떤 행동이 바른 태도인지, 어떤 행동이 예의인지 알고, 이를 따르려고 노력하는 것만으로도 좋다. 어렵다고 생각하지 말고 하나씩 하나씩 제대로 배우자.
