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Apr 15. 2024
사회생활 승리하기_기본 지키기(회의준비와 상석의 위치)
'상석'이란 '윗사람이 앉는 자리'를 말해요
가끔 대학생 아들이 묻는다. "엄마는 회사에서 무슨 일 해?" "응, e커머스를 맡고 있지." "그럼 상품을 가지고 가서 협상해?" "음. 그건 아니고."
아침마다 출근하는 엄마가 어떤 일을 하는지 사회경험이 없는 대학생으로서는 감이 잘 잡히지
않나 보다. 임원들이 하는 일은 대부분 회의를 통해 타 부서 또는 파트너와 협의하고, 의사결정하는 일을 한다. 그러니까, 회의하는 일이 바로 주요 업무이다. 대부분의 팀장 이상의 리더들도 마찬가지다. 리더든 아니든 회의는 동료나 선후배 앞에 나를 보여주고, 하는 일을 알리는 자리이다. 즉, 나를 평가받는 자리이기도 하다. 그래서 작은 회의도 사전에 철저히 준비를 하고 들어가야 한다.
예전에 실무자로 일할 때였다. 신상품 발굴회의에 소싱한 제품을 발표하고 통과시켜야 했다. 그 자리에는 임원들과 팀장들이 평가위원으로 참석했는데, 그 회의를 위해 며칠 전부터 철저히 준비했다. 일단 수 차례 프레젠테이션을 연습하면서 자료를 완벽하게 숙지하고, 어떤 포인트로 스토리를 풀어갈지 고민했다. 어떤 옷을 입을지, 어떤 신발을 신을지, 어떤 메이크업을 할지, 어떤 향수를 뿌릴지 등 겉으로 보일 모습도 머리에서 발끝까지 세팅해 놓았다. 도입부에 전체적인 분위기가 가라앉아 있으면 어떤 아이스 브레이킹을 하면서 시작할지(보통 날씨얘기나 가벼운 미소를 지을만한 내용이 좋다), 몇 분 안에 발표를 끝낼지, 시선처리는 어떻게 할지, 질문이 들어올
만한 사안은 어떤 것인지 꼼꼼히 점검하고 연습, 또 연습했다. 물론 성공률은 매우 높았다.
발표자들도 사전에 철저한 준비가 필요하지만, 참석자로 회의에 들어갈 때의 태도도 중요하다.
일단, 모든 회의에는 적극적으로 참여해야 한다. 핸드폰을 보거나, 옆 사람과 잡담하거나, 다이어
리에 낙서나 그림을 그려서는 안 된다. 만약 딱히 의견이 없더라도 다른 사람들의 말을 주의 깊게
듣는 것만으로도 적극적인 참여라고 볼 수 있다. 상대방의 말을 중간에 끊어서는 안 되며, 지겹더라도 끝까지 듣고 나서 내 의견을 말해야 한다. 상대방의 챌린지에 흥분하지 말고, 팩트에만 집중해야 한다. 충분한 논의 끝에 정해진 사안은 군말 없이 따라야 한다.
회의 주재자는 최소 일주일 전에 회의내용 (참석자, 장소, 시간, 회의 어젠다, 사전 준비사항 등)을 사전에 알려야 하며, 하루 전 리마인드 메일을 보내고 불참자를 체크한다. 최소 20분 전에 회의장소에 미리 도착해서 환기, 주변정리, 회의실 세팅, 자리세팅을 끝내야 한다. 회의 시작 직전 우왕좌왕하는 모습을 보여서는 안 된다.
모든 자리에는 상석이 있다. 평소 상석의 위치를 잘 알고 있다가, 상사나 협력사 미팅 시 활용해야 한다. 창문이 없는 회의실이면 출입구에서 먼 쪽이, 여러 자리가 있다면 보통 가운데 자리가 상석이다.
창문이 있는 회의실이면 출입구에서 먼 창문쪽이,
프리젠테이션 중이라면, 가장 잘 보이는 맞은 편 자리가 상석이다.
