역할 분담과 협업 구조 만들기

해결책을 만들고 실행하기 Part.3 | EP.6

by 인력경영학자 이윤선

Aug 11. 2025

역할 나누기와 협업의 핵심은 명확성, 균형, 그리고 연결성이다.

Part 1. 문제를 발견하는 눈 기르기(6회)

Part 2. 원인을 분석하는 기술(8회)

Part 3. 해결책을 만들고 실행하기(6/8회차)

Part 4. 나만의 문제해결 습관 만들기(6회)

21화. 역할 분담과 협업 구조 만들기

역할 나누기와 협업의 힘

팀 프로젝트를 시작하면 처음 며칠 동안은 분위기가 좋다. 모두가 의욕적이고, 아이디어가 쏟아진다. 하지만 시간이 조금 지나면 이상한 현상이 벌어진다. 누군가는 같은 일을 두 번 하고, 어떤 부분은 아무도 손을 대지 않아 방치된다. 회의 때는 서로 “그건 제가 하는 줄 알았어요”라는 말이 오간다. 결국 일정은 밀리고, 결과물의 완성도는 떨어진다.

반대로, 어떤 팀은 시작부터 역할과 책임을 명확히 나눈다. “이 업무의 최종 책임자는 누구인지”, “누가 직접 실행하고, 누가 조언하거나 정보를 받아야 하는지”를 모두가 알고 있다. 회의 후에는 바로 각자 맡은 일에 착수하고, 서로의 진행 상황을 주기적으로 공유한다. 결과적으로 프로젝트는 기한 내에 끝나고, 완성도도 높다.

역할 나누기와 협업은 단순히 일을 ‘분배’하는 것이 아니다. 이는 효율과 품질, 그리고 팀워크를 동시에 지키는 핵심 전략이다. 혼자서 모든 것을 처리하려 하면 시간과 에너지가 분산되고, 실수 가능성도 높아진다. 반면에 역할이 명확히 나누어지고 협업 구조가 잘 설계된 팀은 전체 속도가 빨라지고, 구성원 모두가 주도적으로 움직인다.

AI의 시대에는 역할 설계와 협업 관리가 더욱 정교해질 수 있다. AI는 팀의 목표와 업무 흐름을 분석해 최적의 역할 분담 방안을 제안하고, 일정이나 의사소통까지 자동으로 관리할 수 있다. 문제는 ‘어떤 기술을 쓰느냐’보다 ‘그 기술을 어떻게 우리 팀의 역할 구조에 맞게 활용하느냐’다.

이번 회차에서는 생활 속에서 경험할 수 있는 소규모 협업부터, 조직에서의 복잡한 프로젝트까지, 역할 나누기와 협업을 어떻게 설계하고 실행하면 좋은지를 구체적인 사례와 함께 살펴본다. 그리고 AI를 활용해 더 빠르고 정확하게 역할 구조를 만드는 방법도 함께 다룬다.

1. 생활 사례 – 가족 행사 준비

가족 행사, 예를 들어 부모님의 결혼기념일 파티나 큰집에서 열리는 제사 준비는 생각보다 많은 손이 가는 일이다. 장소 예약부터 음식 준비, 초대 손님 관리, 행사 당일 진행까지 해야 할 일이 끝도 없이 이어진다. 그런데 역할 분담이 명확하지 않으면, 꼭 중복되거나 빠지는 일이 생긴다.

작년에 있었던 일이다. 친척들이 모두 모이는 할머니 칠순 잔치를 준비하면서, 우리 가족은 “각자 알아서 준비하자”는 방식으로 출발했다. 형은 장소를 알아본다고 했고, 나는 초대장을 만들겠다고 했다. 사촌누나는 음식 메뉴를 고민하기로 했고, 다른 사촌은 사회를 보겠다고 했다. 겉으로 보기엔 각자 역할이 있는 것처럼 보였지만, 구체적으로 누가 언제까지 무엇을 끝낼지, 어떤 정보를 서로 공유해야 할지에 대한 논의는 없었다.

결과는 혼란이었다. 형이 예약한 식당은 인원 수를 잘못 계산해 자리가 부족했고, 나는 초대장을 행사 1주일 전에야 완성해 손님들에게 늦게 발송했다. 음식 메뉴를 맡은 사촌누나는 중간에 다른 일정이 겹쳐 메뉴 확정이 행사 이틀 전으로 밀렸다. 결국 모든 가족이 행사 전날 밤에 급하게 모여 마무리하느라 정신이 없었다.

이후 우리는 반성했다. 그리고 다음 번 가족 행사 때는 역할을 철저히 나눴다. 이번엔 먼저 할 일 목록을 전부 적었다. 예를 들어,

장소 예약: 예산, 위치, 주차, 시설 확인

손님 관리: 초대장 제작, 발송, 참석 여부 확인

음식 준비: 메뉴 선정, 주문, 배달 시간 조율

행사 진행: 사회, 음악, 사진 촬영, 순서 진행

현장 세팅: 장식, 테이블 배치, 음향

그 다음, 각 역할에 대해 최종 책임자와 보조자를 지정했다. 일정표를 만들어 누가 언제 어떤 일을 하는지 공유했고, 중간 점검 회의도 두 번 열었다. 준비 기간 내내 메신저 단체방에서 진행 상황을 실시간으로 확인했다.

결과적으로 행사 당일에는 모든 게 제시간에 맞춰 준비됐고, 예상치 못한 문제에도 서로 도와가며 해결했다. 역할이 명확하면, 각자 자신의 책임에 집중할 수 있고, 다른 사람의 업무를 존중하게 된다.

이 경험을 통해 깨달은 건, 가족 행사처럼 작은 규모의 협업에서도 역할 나누기는 필수라는 점이다. 그리고 AI 도구를 활용하면 이런 역할 분담이 훨씬 수월해진다. 예를 들어, AI 기반 일정관리 앱을 쓰면 각자 맡은 일을 등록하고, 마감일에 맞춰 알림을 받을 수 있다. 중요한 일정이나 변경 사항도 실시간으로 공유할 수 있어, 준비 과정에서의 혼란을 줄인다.

2. 조직 사례 – 부서 간 협업 프로젝트

대기업 마케팅본부에서 신제품 런칭 프로젝트를 진행할 때였다. 프로젝트의 규모는 컸고, 마케팅, 연구개발(R&D), 영업, 디자인, 고객센터 등 5개 부서가 동시에 움직여야 했다. 목표는 단순했다. 출시일까지 제품과 홍보, 영업 준비를 모두 끝내는 것. 하지만 초기에는 역할 분담이 명확하지 않았다.

프로젝트 킥오프 회의에서 각 부서 담당자들은 대략적인 계획만 공유했다. 마케팅팀은 광고 캠페인을 준비하겠다고 했고, R&D팀은 제품 테스트를 진행하겠다고 했다. 디자인팀은 패키지와 홍보물 디자인을 맡았다. 영업팀은 유통 채널 확보를 담당했으며, 고객센터는 사전 문의 대응과 FAQ 제작을 하기로 했다.
겉으로는 나눠진 것처럼 보였지만, 업무 범위와 마감일, 책임 수준이 구체적으로 정의되지 않았다.

문제는 금세 드러났다. 광고 촬영 일정과 제품 테스트 일정이 겹쳐 배우와 촬영장을 예약했는데, 제품이 완성되지 않아 촬영이 연기됐다. 디자인팀은 마케팅팀으로부터 캠페인 콘셉트를 늦게 받아 작업 기간이 줄었고, 영업팀은 유통 채널 확보에 필요한 제품 정보가 늦게 전달돼 계약 일정이 밀렸다. 각 부서가 자기 일정만 보고 움직인 탓에, 전체 흐름에서 병목이 생겼다.

이후 PM(Project Manager)이 개입해 체계를 재정비했다. 먼저 전체 타임라인을 하나의 보드에 시각화했다. 주요 마일스톤(제품 시제품 완성, 광고 촬영, 패키지 확정, 유통 계약, 사전 홍보 시작)을 먼저 표시하고, 각 부서의 세부 업무를 여기에 맞춰 배치했다. 그리고 업무 분장표(RACI 차트)를 만들었다.

R(Responsible): 해당 업무를 직접 수행하는 책임자

A(Accountable): 최종 의사결정과 승인 권한을 가진 사람

C(Consulted): 자문이나 협의를 제공하는 사람

I(Informed): 진행 상황을 공유받는 사람

이 방식으로 ‘누가 어떤 일을 언제까지 책임지고 끝낼지’가 명확해졌다. 부서 간 의존 업무(Dependency)도 표시해, 한 부서의 업무가 다른 부서의 시작 시점을 방해하지 않도록 조율했다.

추가로, 협업 툴(예: Jira, Trello, Notion)에 모든 업무를 등록해 진행 상황을 투명하게 공유했다. 변경 사항은 주간 회의 전에 반드시 업데이트하고, 필요시 실시간 채팅방에서 이슈를 바로 해결했다.

그 결과, 지연되던 작업이 제 궤도에 올랐고, 출시일에 맞춰 모든 부서가 준비를 마칠 수 있었다. 무엇보다도 ‘내 일만 끝내면 된다’는 태도에서 벗어나, 서로의 일정을 고려하고 지원하는 분위기가 생겼다. 프로젝트가 끝난 후, 팀원들은 “역할과 책임이 명확하니 오히려 일이 편해졌다”는 피드백을 남겼다.

이 사례가 보여주는 건 단순하다. 부서 간 협업의 성공 여부는 역할과 책임을 얼마나 명확히 나누느냐에 달려 있다는 점이다. 조직의 규모가 클수록, 그리고 부서가 많을수록 이 원칙은 더 절대적이다.

3. 중간 해설 – 역할 나누기와 협업의 핵심 원칙

역할 나누기와 협업은 단순히 ‘일을 나눠 맡는다’는 차원을 넘어서, 목표를 공유하고 각자의 책임과 권한을 구조적으로 설계하는 과정이다. 잘 설계된 역할 분담은 프로젝트의 효율성을 높이고, 갈등과 중복을 줄이며, 구성원들의 몰입도를 끌어올린다. 반대로, 애매한 역할 설정은 책임 회피와 일정 지연의 원인이 된다.

1. 목표를 기준으로 한 역할 설계

역할을 나누기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 공통의 목표를 구체적으로 정의하는 것이다.
예를 들어 ‘행사 성공’이라는 추상적인 표현보다, “참가자 만족도 90점 이상, 참석자 500명 이상 확보, 예산 5억 원 이내”처럼 수치화된 목표를 설정하면 각 부서·개인이 맡아야 할 범위와 중요도가 명확해진다.
목표를 중심으로 역할을 나누면, 각자 맡은 일이 전체 성과에 어떻게 기여하는지가 분명해져 책임감이 높아진다.

2. 업무 범위와 기대 결과물 명확화

역할이 정해졌다고 해서 업무 범위가 자동으로 명확해지는 것은 아니다. 업무의 시작과 끝, 기대되는 결과물, 마감 기한을 구체적으로 합의해야 한다.

예를 들어 마케팅팀의 역할을 ‘홍보’라고만 하면 모호하다. 대신 “5월 10일까지 SNS 광고 집행, 온라인 홍보 페이지 제작, 오프라인 홍보물 5종 완성”처럼 세부 항목과 마감일을 지정해야 한다.

3. 책임과 권한의 균형

책임만 있고 권한이 없는 역할은 실질적인 실행력을 떨어뜨린다. 반대로, 권한만 있고 책임이 없는 역할은 무책임한 결정과 혼선을 초래한다. RACI 차트 같은 역할 정의 도구는 책임과 권한의 균형을 잡는 데 효과적이다.

R(Responsible): 실행 책임자

A(Accountable): 최종 승인·결정권자

C(Consulted): 자문자

I(Informed): 정보 수신자

이 네 가지를 업무별로 분류하면 누가 결정을 내리고, 누가 실행하며, 누가 보고를 받는지가 명확해진다.

4. 의존 업무(Dependency) 관리

협업에서 가장 흔한 병목 현상은 한 사람의 작업이 끝나야 다음 단계로 넘어갈 수 있는 의존 업무 때문에 발생한다.
따라서 계획 단계에서 의존 관계를 파악해, 일정 지연의 위험을 미리 줄여야 한다. 이를 위해 간트 차트(Gantt Chart) 같은 시각화 도구를 활용하면, 어떤 업무가 선행 조건인지 한눈에 확인할 수 있다.

5. 정보 공유 체계 구축

협업은 소통이 핵심이다. 단발성 회의나 구두 보고만으로는 진행 상황을 실시간으로 파악하기 어렵다.
공유 문서, 프로젝트 관리 툴, 실시간 메신저 채널을 통해 “누가, 무엇을, 언제까지” 하고 있는지를 투명하게 공개해야 한다. 이때 중요한 것은 정보의 최신성이다. 하루 전 자료라도 변경 사항이 반영되지 않았다면 잘못된 의사결정으로 이어질 수 있다.

6. 협업 문화와 태도

아무리 좋은 구조를 갖춰도, 협업에 임하는 태도가 ‘내 일만 끝내면 된다’에 머물면 시너지가 나지 않는다. 협업의 본질은 내 업무가 다른 사람의 업무에 영향을 준다는 인식을 갖는 것이다. 필요한 경우 내 일정이나 자원을 조정해 타 부서나 동료를 지원하는 유연함이 협업 성공률을 높인다.

정리하자면, 역할 나누기와 협업의 핵심은 명확성, 균형, 그리고 연결성이다.
명확성은 업무 범위와 책임을 분명히 하고, 균형은 권한과 책임을 맞추며, 연결성은 부서·개인 간의 의존 관계를 관리하는 것을 의미한다. 이 세 가지가 충족될 때 비로소 협업은 ‘부담’이 아니라 ‘성과를 만드는 힘’이 된다.

4. 실습 프롬프트 – 역할 나누기와 협업 설계하기

아래 프롬프트는 AI를 활용해 역할 분담과 협업 구조를 설계할 때 사용할 수 있도록 만든 실습용 문장이다. 생활 상황과 조직 상황 모두에 적용할 수 있도록 구성했다.

1단계: 상황 설명

현재 진행 중인 프로젝트나 준비 중인 행사를 간략히 설명한다.

목표와 마감 기한, 참여 인원을 포함한다.

전체 예산이나 주요 제약 조건이 있다면 명시한다.

예시

“오는 10월, 100명 규모의 결혼식을 준비 중이다. 예산은 5천만 원이며, 6개월 안에 모든 준비를 마쳐야 한다. 가족 4명이 역할을 나눠 진행할 계획이다.”

2단계: 핵심 업무 도출

목표 달성을 위해 필요한 핵심 업무를 나열한다.

가급적 업무 단위는 실행 가능한 구체 행동(Action) 수준으로 나눈다.

예시

결혼식 준비의 경우: 예식장 계약, 드레스·예복 준비, 초대장 제작·발송, 식음료 계약, 사회·음악 섭외, 예산 관리

3단계: 역할 분류 및 책임·권한 설정

각 업무별로 RACI 구분을 한다.

업무와 사람을 매칭하고, 결정권자가 누구인지, 보고 라인은 어떻게 되는지 정한다.

예시

업무 R(실행) A(결정) C(자문) I(참고)

예식장 계약 어머니 아버지 결혼 플래너 형제

4단계: 의존 업무와 일정 시각화

어떤 업무가 선행되어야 다른 업무를 시작할 수 있는지 확인한다.

간트 차트나 칸반 보드를 활용해 의존 관계를 표시한다.

예시

초대장 제작 → 발송 → 참석자 RSVP 확인 → 식음료 인원 확정

5단계: 정보 공유 방법 설정

진행 상황을 어떻게 공유할지 결정한다.

예: 구글 시트, 노션, 슬랙, 카카오톡 그룹채팅 등

공유 주기와 담당자를 명시한다.

예시

“매주 일요일 저녁 8시에 카카오톡 가족방에 진행 상황을 공유하고, 변경 사항은 즉시 구글 시트에 반영한다.”

AI 프롬프트 예시

다음 문장을 복사·붙여넣기하여 AI에게 요청한다.

“나는 [프로젝트/행사 이름]을 준비 중이다. 목표는 [목표 수치나 성과]이고, 참여 인원은 [인원 수]명이다. 전체 마감 기한은 [기간]이며, 예산은 [금액]이다. 이 프로젝트의 핵심 업무 목록을 만들어주고, 각 업무별로 RACI 구분과 권한·책임 배분을 제안해달라. 또한 업무 간 의존 관계를 고려해 1차 실행 계획을 시각화 형태로 설명해달라.”

5. 생활 버전 AI 대화 예시 – 가족 행사 준비

사용자:

“나는 오는 10월, 100명 규모의 결혼식을 준비 중이다. 목표는 모든 준비를 6개월 안에 끝내는 것이고, 가족 4명이 참여한다. 예산은 5천만 원이다. 핵심 업무 목록을 만들고, 각 업무별 RACI 구분과 권한·책임 배분을 제안해달라. 또한 업무 간 의존 관계를 고려해 1차 실행 계획을 시각화 형태로 설명해달라.”

AI:

1. 핵심 업무 목록

예식장 계약

드레스·예복 준비

초대장 제작·발송

식음료 계약

사회·음악 섭외

예산 관리

2. RACI 구분

| 업무 | R(실행) | A(결정) | C(자문) | I(참고) |
|------|--------|--------|--------|--------|
| 예식장 계약 | 어머니 | 아버지 | 결혼 플래너 | 형제 |
| 드레스·예복 준비 | 신부 | 어머니 | 드레스샵 | 아버지 |
| 초대장 제작·발송 | 형제 | 신부 | 디자인 업체 | 부모님 |
| 식음료 계약 | 아버지 | 어머니 | 케이터링 업체 | 형제 |
| 사회·음악 섭외 | 형제 | 아버지 | 지인 추천자 | 어머니 |
| 예산 관리 | 아버지 | 어머니 | 회계 담당 지인 | 형제 |

3. 의존 관계 예시

초대장 제작 → 발송 → 참석자 RSVP 확인 → 식음료 인원 확정

1차 실행 계획 시각화 설명

"먼저 2월까지 예식장을 확정하고, 3월에 드레스·예복 준비를 시작한다. 초대장 발송은 4월, RSVP 확인은 5월까지 완료. 식음료 계약은 6월에 마무리하며, 사회·음악 섭외와 예산 관리는 전 기간 병행."

6. 조직 버전 AI 대화 예시 – 부서 간 협업 프로젝트

사용자:

“우리는 신규 앱 런칭 프로젝트를 진행 중이다. 목표는 8개월 안에 앱을 출시하는 것이며, 5개 부서가 참여한다. 예산은 3억 원이다. 핵심 업무 목록을 만들고, 각 업무별 RACI 구분과 권한·책임 배분을 제안해달라. 또한 업무 간 의존 관계를 고려해 1차 실행 계획을 시각화 형태로 설명해달라.”

AI:

1. 핵심 업무 목록

시장 조사

UI/UX 디자인

앱 개발

베타 테스트

마케팅 전략 수립·실행

예산·자원 관리

2. RACI 구분

| 업무 | R(실행) | A(결정) | C(자문) | I(참고) |
|------|--------|--------|--------|--------|
| 시장 조사 | 마케팅팀 | 전략기획팀장 | 외부 조사기관 | 개발팀 |
| UI/UX 디자인 | 디자인팀 | 디자인팀장 | 마케팅팀 | 개발팀 |
| 앱 개발 | 개발팀 | 개발팀장 | UI/UX 팀 | QA팀 |
| 베타 테스트 | QA팀 | QA팀장 | 개발팀 | 마케팅팀 |
| 마케팅 전략 | 마케팅팀 | 마케팅팀장 | 디자인팀 | 경영진 |
| 예산·자원 관리 | 재무팀 | 재무이사 | 각 부서장 | 경영진