취합한 자료는 꼭 확인받으세요.

제출하라는 자료들이 참 많습니다. 연초가 되면 연간 업무계획 수립에 필요한 부서별 계획을 제출해야 하는 일도 많고, 주간 업무계획이나 월간 업무계획을 제출하라는 일도 흔합니다.

취합부서에서는 제출받은 자료를 페이지 번호만 달리하여 그대로 반영하는 경우도 있지만, 자료에서 필요한 부분을 발췌하여 또 다른 버전의 계획서 또는 보고서를 만들기도 합니다. 여기서 특별히 신경 써야 할 부분은 바로 취합자료를 가공하여 새로운 버전의 자료를 만드는 경우입니다. '확인하고 확인받는 일'이 중요한 대목입니다.

본인이 자료를 취합하고 그를 바탕으로 새로운 자료를 만드는 사람이라면 새롭게 정리한 자료를 관련부서 또는 담당자에게 공유하고 내용에 이상이 없는지 확인받아야 합니다. 취합과 정리를 하는 사람은 직접 업무 담당자가 아닌 만큼, 편집과정에서 꼭 포함되어야 할 중요한 맥락을 놓치기 쉽습니다. 긴 보고서를 짧은 보고서로 줄여 담는 과정에서는 사실과 다른 내용으로 표현될 가능성도 큽니다.

그래서 취합을 하는 담당자라면 자료를 확정하기 전에 관계부서 또는 업무담당자에게 공유하고 제대로 정리가 되었는지를 반드시 확인받아야 합니다. 업무담당자 확인을 거치지 않은 자료가 공개된 회의에 배포되거나 윗선에 보고되는 경우도 심심치 않게 발생한다는 것을 우리는 잘 알고 있습니다. 욕먹기 십상이죠. 그래서 건전한 면피의 과정이 필요합니다.

반대로, 본인이 제출한 자료가 바탕이 되어 또 다른 형태의 자료 또는 보고서가 만들어지는 상황이라면, 확정 전에 중간 버전 자료 공유를 요청하고 내용에 문제가 없는지 체크해야 합니다. 서로 마음이 편해지는 길입니다.