답할 준비되었나요?

보고 들어가기 전엔 외모 Check!, 답변 Check!

"직급이 올라갈수록 늘어나는 권한 중에는 질문할 수 있는 권한도 포함되는 것 같아"

얼마 전 친한 회사 선배와 이야기 도중 나왔던 말입니다. 결정하고 책임지는 위치 있는 사람은 질문을 통해 이해 수준을 높이고 결정의 합리성을 찾게 됩니다. 다른 한 편, 보고의 정점에 있지 않은 이상, 보고하는 사람은 늘 보고 받는 사람들의 질문에 답해야 하는 처지에 놓일 수밖에 없습니다.

그렇게 보면, 보고는 설명과 이해의 과정인 동시에, 질문과 답변의 과정이기도 합니다. 제대로 설명해야 제대로 이해할 수 있고, 이해의 과정에서 등장하는 질문에 제대로 답변이 이루어져야 좋은 결정을 할 수 있습니다.

보고서를 들고 오는 직원분 중에는 답변 준비가 많이 부족한 상태에서 보고서를 들이미는 경우도 있습니다. 물론, 과장인 저 역시 완벽하게 준비가 안된 상태에서 보고를 하는 경우도 있습니다. 쉽지 않은 일이죠.

그럼에도 불구하고 보고를 위해 작성한 보고서에 담긴 내용은 최대한 자기 것으로 만들어야 합니다. 보고서에서 사용된 주요 단어들을 어떤 뜻으로 사용한 것인지, 핵심적으로 전달하려는 내용이 무엇인지 꼭꼭 씹어보며 적당히 소화한 상태에서 보고가 이루어져야 합니다.

보고과정에서 이루어지는 질문들에 무리 없이 답변이 이루어질 때 보고를 받는 사람도 보고를 하는 사람도 상쾌함을 느낍니다. 질문과 답변이 제대로 오고 가야 문제를 해결할 수 있는 더 나은 방안도 찾아질 수 있습니다.

그래서 보고를 가기 전에는 '보고서를 받아 든 사람이 어떤 질문을 할까'하고 미리 머릿속으로 가볍게 시뮬레이션해 보는 과정도 필요합니다. 보고서를 찬찬히 들여다보면, 어느 대목에서 어떤 질문이 나오게 될지 예측이 되기도 합니다.

너무 과도한 부담은 갖지 마세요. 어차피 보고할 내용을 가장 잘 아는 사람은 여러분일 테니까요. 자신감을 갖고 보고에 들어가세요.

"보고 들어가기 전엔 외모 Check!, 답변 Check!"