용어(단어)를 일관성 있게 써주세요.

일관성 있어야 이해가 쉽습니다.

새 정부가 들어서는 시기에 맞추어 각종 업무보고자료를 준비하는 일이 한창입니다. 제가 일하고 있는 부서에서도 마찬가지입니다.

부서에서 지금 하고 있는 일들은 무엇이고, 현안이 되는 업무들 그리고 앞으로 해야 할 일들은 무엇인지를 보고서의 목적에 맞게 작성합니다.

관련해서 실무에서 작성한 보고서들을 검토하다 보니 공통적으로 나타나는 실수들이 눈에 들어옵니다. '본문에서 사용한 용어(단어)가 일관성 있게 쓰이지 않는 것'입니다.

예를 들어, 보고서의 머리말에 해당하는 '개요' 부분에서 '접경지역'-'특수상황지역'-'공여구역 주변지역'이라는 말을 사용했지만, 보다 상세한 내용을 기술하는 본문에서는 '접경지역'-'섬지역'-'군 특수지역'으로 표현을 달리 한 경우입니다. 같은 보고서 안에서 '특수상황지역'이 '섬지역'으로, '공여구역 주변지역'이 '군특수지역'으로 달리사용 됐습니다.

실무에서 같은 뜻으로 사용되는 여러 용어들을 섞어 써도 보고서 작성자는 충분히 이해하겠지만, 읽는 사람은 앞서 사용된 말과 달라지면 혼란을 경험합니다. 보고서의 위아래를 분주히 오가며 이 말이 그 말인가 갸우뚱하게 됩니다. 보고서를 읽는 사람의 관점에서 생각하면 용어는 통일성 있게 사용해야 합니다.

비슷한 예로, 한 보고서 안에서 '종합계획", '발전계획', '지역별 계획'이라는 여러 용어가 등장하는 경우도 있었습니다. 모두 같은 뜻을 나타내지만 용어를 달리해 이해를 어렵게 합니다. 같은 뜻은 같은 말로 표현해야 합니다.

연장선상에서 한 가지만 더 신경 쓸 부분을 보자면, 개요를 비롯해 보고서의 앞부분에서 제시한 용어(단어 또는 주제)의 순서에 맞추어 본문도 작성되어야 합니다.

위 사례를 놓고 보자면, 개요에서 '접경지역'-'특수상황지역'-'공여구역 주변지역' 순으로 기술을 한 뒤, 본문에서 3가지 주제별로 상세기술을 하는 경우에도 같은 순서대로 기술해야 합니다.

개요에서와 달리 '접경지역'-'공여구역 주변지역'-'특수상황지역'으로 순서를 바꿔 기술하면 보고서의 흐름이 깨지고 읽는 사람의 이해도 방해하게 됩니다.