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Jun 28. 2024
회의자료를 출력할 때 알아두면 좋은 팁
페이지 번호를 꼭 확인해야 합니다.
오늘은 상반기동안 각 부서가 추진한 업무 실적에 대해 민간 평가위원들에게 보고하는 날이었습니다. 약 20개 정도의 부서가 사전에 작성된 자료를 바탕으로 위원들에게 설명했습니다. 우리 부서가 작성한 부분만 해도 40페이지. 위원들이 가진 20개 부서 전체 실적이 담긴 자료는 수백 페이지였을 겁니다.
부서별로 제출한 자료를 국이나 실 단위 혹은 기관전체에 해당하는 내용으로 묶어 종합보고서를 만드는 일은 흔합니다. 그렇게 취합된 종합보고서를 놓고 보고회나 설명회를 갖기도 합니다. 오늘 있었던 실적보고회처럼 말이죠. '서무'로 칭해지는 부서별 실무자들이 발표 자료를 과장이나 국장에게 미리 전달할 겁니다.
취합된 자료 전체 분량이 수백 페이지에 이르기도 합니다. 통상 자기 부서에 해당하는 부분만 설명하면 되기 때문에, 다른 부서의 설명 내용을 들을 망정 자료 전체를 출력하지는 않습니다. (자료의 양이 많지 않은 소규모 회의라면 풀 버전을 출력하는데 부담이 적겠죠.) 바로 이때 실무에서 신경 써야 할 부분이 있습니다. 페이지 번호입니다.
회의나 보고에 쓰일 취합된 자료는 앞서 설명한 것처럼 분량이 많기 때문에 부서에 해당되는 부분만 출력합니다. 전체 취합본 파일을 열어서 해당되는 부분만 지정해서 출력하는 경우는 풀버전상의 페이지 번호와 같게 출력되므로 문제가 없습니다.
문제는 취합된 버전이 아닌, 부서에서 제출한 버전을 별생각 없이 그대로 출력하는 경우입니다. 페이지 번호가 1부터 매겨져 있겠죠. 이렇게 되면, 자료의 내용은 같지만 과장이나 국장이 갖고 있는 자료의 페이지와, 취합된 종합자료의 페이지 번호가 달라지게 됩니다. 설명을 하게 될 과장이 갖고 있는 자료는 1페이지부터 10 페이지 까지 이지만, 종합된 버전에서는 100페이지부터 110페이지 까지일 수 있는 겁니다.
설명할 때는 "00페이지 설명드리겠습니다." "00페이지에 나와있는 것처럼"과 같이 페이지 번호를 제대로 알아야 자연스럽게 설명이 가능한 부분이 있습니다. 취합된 자료의 페이지와 갖고 있는 페이지 번호가 다른 경우라면 위와 같은 설명을 하는 것이 어렵겠죠.
물론, 페이지 번호를 꼭 언급해야 하는 것은 아닙니다. 하지만, 페이지 번호에 대한 언급을 하지 않는 경우 자칫 보고나 설명을 듣는 사람이 '저 사람이 어디를 하고 있는지'를 놓치는 일이 있을 수 있습니다. 그래서 취합된 자료를 출력하는 경우에는, 그 자료를 누군가에게 건네줄때는 페이지 번호가 달라지지는 않는지 반드시 확인해야 합니다.(출력된 자료를 자기가 활용하는 경우에도 페이지 번호 확인이 중요한 것은 마찬가지입니다.)
지난해 실적보고회 당시 서무님이 써준 쪽지입니다.