분석 Report 작성하는 방법
B2B 기업에서 분석 리포터를 작성하는 방법
필자는 고객이 최종 소비자로부터 불량이 발생하였을 때 해결하는 일을 맡고 있다. 일을 처리하기 위해서는 분석원인에 대한 프레젠테이션을 필수적으로 진행을 하고 있다. 그럼 분석 Report를 어떻게 작성을 해야 하는지에 대한 많은 고민들이 있을 것이다. 회사마다 분석 Report 은 다르겠지만 일반적인 분석 Reprot 작성하는 방식에 대해 설명하고자 한다. 많은 분들이 참조하였으면 좋겠다.
1. 분석 Report의 일반적인 포맷
회사마다 분석 Report는 상이한 경우가 많다. IT회사인 델의 경우 8D포맷, 마이크로소프트는 6D 포맷 등 다양하다. 하지만 일반적일 분석 Repot의 양식은 6가지 항목을 포함한다.
1) General Informationi (일반적인 불량 현상 정보)
2) Production history (생산 이력)
3) Analysis result (분석 결과)
4) Root casue(분석 원인)
5) Corrective action(개선 대책)
6) Conclusion(결론)
6가지 중에 한 가지라도 줄일 수 있으면 좋겠지만, 고객 측에서 더 포함해 달라고 요청을 한다. 포함하는 내용은 Field expected rate(필드 예상 불량률)등 다양하게 포함이 되어 있다. 그래서 고객이 추가적으로 요청을 하면 해당 내용을 포함하여 처음 분석 Report를 접한 사람도 알기 쉽도록 작성하도록 하는 것이 좋다.
2. 숲을 보고 나무를 찾아라
어떤 사람의 분석 Report를 보면 산발적으로 작성한 Report를 볼 수 있다. 도대체 무슨 말을 하는 것인지 잘 모르는 것이다. 예를 들면 A가 원인인데 첫 장부터 A가 원인이라서 문제라고 나오고 두 번째 장부터는 다른 큰 원인들이 등장하는 것이다. 그럼 독자가 헷갈리게 된다. 분석 Reprot를 작성할 때는 큰 그림을 가지고 숲을 먼저 이야기하고 나무를 찾아가는 형식으로 작성해야 한다. 여러 이유들이 찾아본 결과 한 가지 이유로 좁혀지고, 해당 원인에 대한 개선 대책을 발굴했다는 식으로 작성을 해야 한다.
3. 분석 Report를 작성할 때 그림 또는 도표 이용하다
분석 Report의 설명 듣는 사람들이 가장 효과적으로 반응할 때는 그림을 볼 때이다. 분석 Report에 여려가지 글들이 있지만, 실제 이해하지 못하는 사람들이 많다. 그럴 때 가장 최고의 방법은 그림과 글을 번호(① ②..)로 묶여서 설명하는 경우들이다. 아래 Issue case처럼 설명을 하면 독자도 쉽게 이해시킬 수 있다. 그래서 알기 힘든 것을 설명할 때는 그림을 이용하는 것이 효과적이다.
4. 누가 읽을 것인지 생각할 것
분석 Report에 대한 프리젠이션을 하다 보면 아찔할 때가 있다. 스토리라인이 맞지 않을 때이다. 자료 작성을 열심히 하였지만, 스토리라인이 맞지 않으면 버벅될 때가 많이 발생한다. 분석 Report를 작성을 하고는 꼭 책 읽듯이 소리 내어서 읽어보아야 한다. 만약 분석 Report의 문구가 맞지 않고, 엉성하다면 수정하는 것은 필수적인 것이다. 이와 같은 절차는 하는 것은 독자가 누구인가? 에 대해 생각을 해봐야 하기 때문이다. 독자는 분석 Report에 대해 아무것도 모르는 사람이라고 마음가짐을 가지고 있어야 스토리라인을 구성이 엉성하게 되지 않게 된다.
기술 영업을 하다 보면 분석 Report 지옥이라는 것을 경험할 것이다. 특히 분석 Reprot를 작성할 때 머리를 짜내는 행동을 해야 할 때도 많이 발생한다. 그럴 때일수록 위의 4가지 방법을 유념하면서 차분하게 생각하고 정리하기를 권하고 싶다.