14년 차 직장인의 업무 폴더 관리법
소소한 폴더 관리 노하우 공개
당장 회사 PC가 날아가도, 랜섬웨어에 걸려 모든 데이터가 복구 불가능해도 딱 한 가지만 살릴 수 있다면 어떻게 되든 상관없다. 그것은 바로 모든 업무에 대한 기록을 남겨놓은 업무 폴더. 이것만 있으면 된다.
업무 폴더를 관리하는 주된 이유는 히스토리 관리 그리고 다른 업무에 참조하기 위함이다. 오늘 먹은 점심도 뭐 먹었는지 기억이 잘 안 나는데 진행한 지 좀 지난 업무가 기억이 날리 없다. 심지어 그걸 내가 했다고? 정말? 그리고 폴더를 뒤져보면 내가 한 거라 당황한 적이 여러 번 있다. 그래서 업무 폴더는 잘 관리해야 한다. 뭔가 일이 잘못됐을 때 내 책임이 아닌 걸 증명하는 면피용으로도 중요한데 뒤져봤더니 책임이 나에게 있는 것으로 밝혀지면 등에서 식은땀이 줄줄 나며 사요나라.
업무 폴더 관리에 정답은 없다. 하는 일이 다 다른데 정답이 있을 수 없다. 일을 하며 계속 최적의 방법을 찾아나가는 게 중요하다. 14년 차 직장인의 업무 폴더 관리법을 공유하니 도움이 되는 부분이 있었으면 한다.
1. 업무 툴보다는 폴더
다양한 업무 툴이 있다. 좋은 업무 툴이 많이 있고 무료도 많다. 나는 업무 툴을 사용하지 않는데 안 쓰는 이유는 툴도 영원할 수 없기 때문이다. 잘 쓰던 업무 툴이 갑자기 서비스를 중단한다고 해도 뭐라 할 수도 없고 그렇다고 다른 툴로 이전이 쉬운 것도 아니다. 업무 툴에 종속되면 여러모로 피곤해진다. 그래서 PC의 폴더로 관리한다.
2. 파일은 텍스트. txt
기본적으로 PC의 폴더에 관리하고 내용은 텍스트 파일에 작성해 저장한다. txt 파일은 용량도 적고 언제 어디서든 열어볼 수 있다. 시간이 많이 지나고 기술이 발전해도 txt 파일은 존재할 것 같아서 텍스트 파일로 관리한다. 대신 다양한 효과나 이미지 등을 넣을 수는 없는데 그런 건 별도 캡처본이나 파일로 관리한다. 텍스트 파일에는 근본적인 내용만 적는다.
3. 폴더는 클라우드 동기화
모든 내용은 클라우드에 올라가 있어야 한다. 그래야 재택근무를 해도 자료 관리가 쉽고 백업도 돼서 PC가 날아가도 문제없다. 클라우드 웹하드 서비스는 여러 개가 있다. MS의 원드라이브, 구글 드라이브, BOX, 드랍박스 같은 세계적인 서비스도 있고 네이버의 마이박스 같은 국내 서비스도 있다. (폴더 동기화란 PC에 폴더를 만들어 놓고 웹하드에 연결하면 폴더에 생성된 자료가 자동으로 업로드되는 것을 말한다.)
처음엔 네이버 마이박스의 폴더 동기화를 썼는데 맥북 기준으로 동기화가 잘 안되다. 윈도우는 잘 되는데 맥북은 안된다. 만들다 만 느낌이다. 이게 2년 전 얘기니 지금은 달라졌을지도 모르겠다. 그래서 현재는 구글 드라이브를 쓰고 있다. 무료로 15G를 제공해 준다. txt 파일만 저장하니 용량은 충분하다. 구글 드라이브라고 영원하란 법은 없는데 그래도 세계적인 회사이니 쉽게 없어지지는 않을 것 같고, 유료화로 바뀌면 돈 내고 쓰면 되고, 서비스가 없어진다고 하면 파일만 가지고 다른 웹하드 서비스로 이전하면 된다.
단, 클라우드 서비스에 회사 업무가 올라가는 것이니 대외비 같은 중요 자료는 별도로 관리하는 게 좋다.
4. 부가 파일은 지라에 업로드
회사 업무는 기본적으로 지라를 중심으로 하고 있다. 지라는 아틀라시안이라는 회사에서 만든 세계적인 이슈 관리 서비스이다. 업무를 하다 생산되는 엑셀, ppt, pdf, 이미지 같은 파일들을 지라에 업로드 한다. 업무 폴더에 부가적인 파일까지 같이 넣어놓으면 폴더 용량만 늘어나니 되도록 지라에 올려놓는다. 그래야 협업 시 공유도 쉽다.
5. 날짜별로 폴더 생성
업무 폴더를 만드는 기준에 정답은 없다. 클라이언트와 작업이 많다면 고객사별로, 업무 유형을 특정 지을 수 있다면 업무 형태별로 만들면 된다. 내 업무 폴더는 히스토리 관리에 목적이 있기에 날짜별로 관리하고 있다. 업무가 발생한 날을 기준으로 폴더를 만든다. 2021년이 끝나면 2021 폴더를 만들어 자료를 모아놓고 2022년부터 다시 시작한다.
이전 연도는 한 곳에 모아 놓는다이런 관리법이 어떤 시기에 뭘 했는지, 그동안 무슨 일을 해왔는지 흐름을 파악하기에 좋다. 반기에 한 번씩 성과 보고서를 쓸 때 폴더만 쭉 정리해도 성과 보고서 쓰기가 가능해진다. 단점은 업무 유형별로 찾을 때 힘들다. 검색을 해보고 안 찾아지면 전체 폴더 제목을 다 뒤져야 한다.
6. 폴더 명 : 날짜_업무구분_ 지라번호_업무내용
날짜를 썼으면 업무 구분과 지라 번호 그리고 어떤 업무인지 알아볼 수 있을 정도의 폴더명으로 생성한다. 회사 업무가 지라를 중심으로 진행되고 있어 지라 번호를 적는 게 중요하다.
ex)
오늘 날짜로 회사 내부 업무가 발생했고, 지라 번호가 BH-1000이며, 업무 내용이 로그인 페이지 개발이라고 가정했을 때 폴더명은 아래와 같이 생성한다.
20210714_(공통-BH-1000) 로그인 페이지 개발
7. txt의 제목은 폴더 제목과 동일
폴더를 만들었으면 내용을 적을 텍스트 파일을 만들어야 하는데 이는 폴더명과 동일하게 적는다. 그래야 나중에 검색할 때 찾기 쉽다.
8. 텍스트 파일의 첫 내용
텍스트 파일을 생성했으면 제일 상단에 폴더명을 적고 지라 url을 연결해 놓는다. 그래야 검색할 때 파일을 찾기 쉽고 파일을 찾았으면 바로 지라 페이지를 열어볼 수 있다.
ex)
//20210714_(공통-BH-1000) 로그인 페이지 개발
http://jira.com/BH-1000
9. 업무 내용은 서술형으로
이제 폴더 만들고 파일까지 만들고 제목 적고 지라 번호까지 적었으면 업무 내용을 적는다. 이때 최대한 서술형으로 적는다. 간략하게 적어 놓으면 나중에 뭔 소린지 모른다. 말하듯이 적고 왜 그랬고 어떤 사고 과정에서 그런 의사 결정이 나왔고 누가 문제였고 이런 것까지 세세하게 다 적는다. 이렇게 자세히 적어놔도 시간이 지나고 보면 업무의 흐름을 파악하기가 어렵다. 회사 일이란 건 언제 어떻게 해도 어려운 건가 봄.
ex)
- 잘못된 예
로그인 페이지 작업 중단
- 잘된 예
로그인 페이지를 개발하고 있었는데 팀장님이 다른 업무를 시켜서 어떤 거 먼저 해야 하냐고 물어봄. 그랬더니 팀장님이 다른 업무 먼저 끝내고 로그인 페이지 개발하라고 해서 일단 중단시켜 놓음. 2021.07.14에 이렇게 지시 받음.
