#2. 엑셀을 잘한다는 것은?
#엑셀 #EXCEL #기술적으로 잘하는 것 # 개념적으로 잘하는 것
안녕하세요!
직장인 분들의 저녁 있는 삶을 위해 엑셀 강의를 하고 있는 [Excellerator] 이동훈입니다!
저번 글에서 우리가 엑셀을 배워야 하는 이유에 대해서 말씀드려 보았는데요. 이번 글에서는 그렇다면 엑셀을 잘한다는 것은 무엇일까? 에 대해 한 번 이야기해 보겠습니다.
엑셀을 잘한다는 것은 무엇일까요? 어떤 사람이 엑셀을 잘하는 사람일까요? 이 질문도 엑셀을 배워야 하는 이유처럼 어떤 정확한 답이 정해진 질문은 아닐 것 같습니다. 아마 사람마다, 상황마다 다 다르겠지요.
그래서 저도 엑셀을 실무에서 오랫동안 사용해왔고, 또 현재 엑셀을 강의하고 있는 사람으로서 하나의 의견을 말씀드려보고자 합니다! :)
#1. 엑셀을 기술적으로 잘하는 것
먼저, 엑셀을 기술적으로 잘하는 것에 대해 살펴보겠습니다. 엑셀을 기술적으로 잘한다는 것은 말 그래도 엑셀의 다양한 기능과 함수들을 적재적소에 무리 없이 잘 사용할 수 있다는 것을 뜻합니다. 또한 raw data부터 시각화까지 각종 기능들을 활용해 논리적으로 표현해내는 능력이라고도 할 수 있겠습니다. 그리고 저는 개인적으로 엑셀을 잘한다는 것은 [rawdata를 교체하면 자료가 자동으로 업데이트되어 내 업무가 끝나는 것]이라고 생각합니다. 예를 들어 보겠습니다.
우리에게 위 그림처럼 왼쪽에 있는 raw data를 활용해 오른쪽에 있는 손익계산서를 만들어야 하는 업무를 한다고 가정해보겠습니다. 엑셀을 잘 못하는 사람은 어떻게든 작성을 할 순 있겠지만 저 업무를 해마다, 혹은 연마다 반복해야 할 것입니다. 복잡한 수식을 다시 써가면서 말이죠. 하지만 엑셀을 잘하는 사람이라면 처음 자료를 만들 때부터 이 업무가 반복적으로 수행될 것이라는 전제 하에 raw data가 바뀌면 자동으로 손익계산서의 결과도 바뀌도록 설계했을 것입니다. 즉, 2017년 rawdata를 Ctrl+C/V로 2018년 rawdata로 바꾸기만 하면 자동으로 손익계산서도 2018년 결과로 바뀌게 한다는 뜻이죠. 이렇게 되면, 몇 시간, 며칠이 걸렸던 업무가 1분 만에 끝날 수 있게 됩니다. 그러면 우리의 회사 생활은 얼마나 달라지고, 또 얼마나 편하게 될까요? :)
#2. 엑셀을 개념적으로 잘하는 것
개인적으로 저는 엑셀을 기술적으로 잘하는 것도 좋지만, 무엇보다 중요한 건 엑셀을 개념적으로 잘하는 것이라고 생각합니다. 그렇다면 엑셀을 '개념적'으로 잘한다는 것은 무엇일까요? 이 질문에도 여러 가지 답이 있겠지만, 저는 3가지를 강조드리고 싶습니다.
첫 번째, (자료)'사용자의 입장을 생각'해야 한다는 것입니다. 우리가 회사에서 자료를 작성할 때 혼자 보기 위해 만드는 자료는 존재하지 않습니다. 적어도 한 명 이상에게는 공유하거나, 보고하기 위해 우리는 자료를 작성합니다. 그렇다면 그 자료의 주인공은 작성자인 제가 아니라 그 자료를 보는 사람이겠지요. 그러므로 자료를 작성할 때는 항상 그 자료의 사용자를 고려해야 합니다. 같은 자료라도 팀장님에게 드려야 하는 자료와, 부장님, 대표님한테 드리는 자료들은 그 형식이나 내용이 매우 달라지게 될 것입니다. 또한 자료 사용자의 연령이 높은 경우는 글씨 크기를 크게 하고 그림이나 기호를 활용하는 배려도 필요하겠지요. 그리고 무엇보다도 중요한 건 자료 사용자가 내 자료에서 어떤 것을 보고 싶어 하는지를 생각해보는 것입니다. 물론 처음부터 사용자의 생각을 100% 담는 건 불가능하겠지만 지속적으로 질문하고 소통하며 최대한 사용자의 니즈(needs)에 부합하는 자료를 작성하는 것이 중요합니다!
두 번째, '목적에 부합하도록 자료를 작성하는 것'입니다. 회사에서 업무를 하다 보면 목적의식이 불분명한 일을 하는 경우가 많습니다. 그럴 땐 '나는 지금 이걸 왜 하고 있지?'라는 생각이 들죠. 아마 많은 분들이 공감하실 것 같습니다. 하지만 그럴 때일수록 스스로 '나는 왜 이 일을 하는가?', '이 자료가 어디에 필요한가?', '이 일을 하면 무엇이 좋아지는가?', '이 일의 결과물은 정확히 어떤 형태여야 하는가?' 등을 생각해봐야 합니다. 우리는 일반적으로 이런 목적의식이 명확할 때 보다 더 좋은 성과를 낼 수 있습니다. 하지만 회사와 같은 조직에서는 외부에서 이런 동기 부여를 받기 힘든 경우가 대부분입니다. 따라서 조금 힘들어도 이렇게 '스스로 생각하는 힘'을 길러야 하는 게 아닌가라는 생각이 듭니다 :)
세 번째, '자료를 구성하는 것'입니다. 자료를 작성하기 전에 자료를 어떻게 구성해야 할까를 고민해야 합니다. 이 때는 보다 구체적으로 어떤 함수와 어떤 기능을 사용하고, 어떤 그래프로 표현할지를 생각해보는 거죠. 어떻게 보면 이 단계는 엑셀을 기능적으로 잘하는 것과도 연결이 되어있다고 볼 수 있습니다. 앞에서 생각했던 개념들을 어떻게 자료에 녹여낼지 고민하는 과정이죠.
지금까지 엑셀을 잘한다는 것은?이라는 질문에 대한 생각을 적어보았는데요. 결국 엑셀을 잘하는 사람은 엑셀을 개념적으로, 기술적으로 모두 잘하는 사람이라고 생각합이다. 읽으면서 여러분은 어떤 생각이 드셨나요? 저의 생각에 동감을 하셨나요, 아니면 또 다른 생각이 드셨나요? 이런 생각들을 다른 사람들과 공유하고 공감하는 것 또한 중요하다는 생각이 듭니다. 물론 저도 제가 말한 것처럼 엑셀을 기술적으로, 개념적으로 완벽히 잘하는 사람은 아닌 것 같습니다. 다만, 그렇게 되기 위해 열심히 노력하고 있죠. 다음 시간부터는 정말 정말 엑셀의 여러 기능과 함수에 대해 소개해드릴 텐데요! 여러분도 저와 함께 엑셀을 잘하는 사람이 되기 위한 여정을 함께 해주셨으면 합니다. 긴 글 읽어주셔서 감사드려요! :)
