잘 나가는 직장인은 문서로 유혹한다

보고서는 직장 내 최고의 소통 매체

보고서란 글이나 기호, 이미지 따위로 일정한 뜻이나 의사, 정보를 드러낸 문서를 의미한다. 문서는 기업 경영활동의 가장 기본적인 소통 매체이다. 소통하려면 써야 하고 쓰면 지식으로 축적할 수 있다. 그렇기 때문에 문서는 기업경영 활동을 위해 가장 필요한 커뮤니케이션 매체이다. <전하는 정보에서 전해지는 정보로(伝える情報から伝わる情報へ)>라는 책에서도 인간의 오감 중 ‘보는 것(시각)’이 정보의 87%를 받아들인다고 주장하고 있다. 정보를 취급하는 직장인은 텍스트와 이미지로 정보를 시각화한 업무 보고서를 매일 읽고, 쓰고, 보는 행위로써 직장 내 소통을 이끌어 나가야 한다.

직장인이 도큐멘테이션에 취약하다면 직장 내 생존을 크게 위협받는 지경에 이른다. 필자의 직장 경험 상, 짜증을 유발하는 문서 작성자가 잘되는 경우를 거의 보지 못했다. 필요한 정보가 미흡하고 내용이 부정확하다든지, 비문이 섞여 있고 결론이 불명확하다든지, 단어 사용이 부적절하고 숫자가 틀린다든지, 오탈자가 많고 레이아웃이 지저분하다면 작성자는 이미 직장인 잔혹사의 중심에 서 있다는 걸 깨달아야 한다.

비즈니스 문서는 작성 경험이 일천할수록 애를 먹는다. 신입사원보다 중견사원이 문서를 더 잘 만드는 이유도 여러 해 동안 각종 문서를 많이 보아 오고, 많이 썼기 때문이다. 직장의 문서도 필사하면 실력이 빠르게 향상된다. 남이 쓴 문서를 눈여겨보며 취할 것은 취하고 버릴 것은 버려야 한다. 그래야 끌리는 문서, 잘 나가는 문서, 매력적인 문서를 만들 수 있다. 어느 기업에서든 '잘 나가는 직장인'은 보고서로 소통하고, 문서로 유혹하는 법이다.