사무실의 아웃풋은 무엇일까?

보고서는 정보 시각화를 위한 비즈니스 수단

생산 현장의 아웃풋(output)은 제품이다. 사무실의 아웃풋은 무엇일까? 보고서라고 답하려는 직장인들은 다시 생각해 보라. 보고서는 보고서 자체가 목적이 아니다. 보고서는 읽는 사람에게 ‘무엇인가’를 전달하기 위한 도구에 불과할 뿐이다. 보고서에 담긴 그 ‘무언가’가 곧 사무실에서 생산하는 아웃풋이다. 사무실의 제품, 우리는 그것을 정보라고 부른다.

직장인의 대부분은 정보를 취급하는 사람들이다. 직장인들은 경영지원, 영업마케팅, 연구개발, 디자인, 소프트웨어, 설비 엔지니어, 생산 제조, 생산관리 등 직무는 달라도 무형의 정보를 활용하며 업무를 수행해 나간다. 정보란 ‘관찰이나 측정을 통하여 수집한 자료를 실제 문제에 도움이 될 수 있도록 정리한 지식’을 뜻한다. 아무리 중요도가 낮은 업무라 할지라도 정보를 모아서 분석하고 평가하여 드러내는 과정을 거치지 않고서는 직장의 일이 이루어질 수 없다.

직장인은 매일 보고서를 쓴다. 직장인의 하루는 정보를 보이도록 하는 것에서부터 시작한다. 직장은 벗고 속살을 드러내지 못하면 대접받지 못하는 구조를 가진다. 직장인이 세상을 들었다가 놓을 만큼 획기적인 아이디어를 가지고 있지만 글을 통해 문서로 나타내지 못한다면 아이디어는 그저 '그늘 속의 해시계'로 남아 있을 뿐이다. 그렇기 때문에 직장인은 보이지 않는 정보를 상대방에게 설명하기 위해 조사서, 매뉴얼, 사양서, 리포트, 교육 자료 따위를 작성한다. 또한 상사의 마음을 움직이고 설득하기 위해 무형의 정보를 보고서, 기획서, 대책서, 제안서 따위로 매 순간 작성하여 제출하고 있다. 따라서 빅데이터, 고도의 정보를 다루는 직장인일수록 보고서라는 수단을 통해 정보를 눈에 보이도록 해야 한다. 

우리는 지식과 정보가 글쓰기와 결합하여 부가가치를 창출하는 시대에 살고 있다. 정보의 가치는 정보 자체의 비중보다 기여도에 따라 규정해야 한다. 정보가 어떤 임무에 공헌하려면 우선 눈에 보이도록 가시화해야 한다. 고급 정보라 해도 글로써 전달하고 설명할 수 없으면 가치는 사라진다. 정보와 지식에 글쓰기를 덧입히면 의미는 증폭되고 흡수 속도는 더욱 빨라진다. 직장에서 정보를 다룬다면 누구든지 써서 드러내야 한다. 보고서를 통한 정보의 시각화는 정보를 취급하는 직장인의 당연한 의무이고 책임이다.