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Jun 21. 2024
명함 예절부터 캘린더 정리, 스몰토크까지.
사회초년생을 위한 미팅 습관 8가지
회사는 결국 사람이 하는 일입니다. 그리고 사람이 남으면 일은 저절로 풀리기 마련입니다. 회사간의 미팅을 준비하면서 갖추면 좋은 습관을 정리해보았습니다.
1. 캘린더 정리
기입예시 :
(15시) CoffeeChat w. 알바트로스, 브런치
구글캘린더를 많은 기업들이 사용하고 있는 가운데, 모바일에서 빠르게 확인할 수 있도록 시간을 적어두는 것이 효율적입니다. 더불어 상대방이 캘린더 내용을 빠르게 확인할 수 있도록, 우리 회사의 이름을 먼저 적어두는 것 또한 방법입니다.
2. 캘린더 초대
초대방법 :
참여하는 분들에게 메일주소를 기입합니다. 캘린더 초대를 위한 알림 메일이 함께 발송되면 좋습니다.
누가, 몇명이 미팅에 참여하는지를 볼 수 있도록 '공개'상태로 초대합니다. 초대하는 대상에게는 '캘린더 초대(흔히 캘박-캘린더 박제-로 줄여 말합니다)를 드려도 되겠습니까?'라고 먼저 물읍시다. 안녕하지 않더라도 '안녕하세요?'라고 상대방에게 묻는 것이 예의이듯, 캘린더 초대가 기정사실화가 될 것이더라도 미리 제안을 하시는 것이 좋습니다.
3. 리마인드 설정
캘린더 알림설정 :
10분 전, 1시간 전, 하루 전
- 미팅 하루 전날, 또는 당일 3시간 전에 메신저를 통해서 일정에 대한 최종 확인을 위한 연락을 드립니다. 당일에 와서 일정을 급히 조정해야하는 경우도 발생하기도 하고, 상대방과의 미팅을 중요하게 여긴다는 의사를 은연 중 내비칠 수 있기 때문입니다.
- 이때, 정확한 위치를 지도 링크와 함께 전달하면 좋습니다. 네이버지도나 카카오지도를 같이 전하면, 대략적인 길안내를 할 수 있을 뿐더러 예상 소요시간까지도 살펴볼 수 있으니까요.
안녕하세요, 점심 식사 잘 마치셨는지요? 금일 인사드리기로 한 알바트로스 박윤찬입니다. 조금 뒤 오후 4시 경에 서울시청 0층에서 뵙는 일정에서 변동이 없으신지 리마인드차 연락드립니다.
상세 주소는 이곳이예요.
[네이버 지도]
서울특별시청
서울 중구 세종대로 110
https://naver.me/GmVMYOW3
회신이 온다면 이렇게 답변하면 좋겠지요?
바쁘신 가운데에도 회신주셔서 감사합니다. 로비에 도착하시기 전에 전화나 문자를 남겨주시면 미리 내려가겠습니다.
제 연락처는 010-0000-0000(박윤찬 디렉터)입니다.
조금 뒤 뵙겠습니다!
4. 사전 조사
사명과 브랜드의 이름은 무엇인지, 어떤 제품을 만들고 있는지, 몇년도에 설립되었는지, 어디에 위치해있는지, 최근 근황을 다룬 언론기사는 무엇인지, 기업 규모(근무 인원, 투자유치 현황, 매출 및 영업이익)는 어떠한지, 미팅 담당자의 커리어 배경은 무엇인지를 미리 조사합니다.
- 티타임이나 소개팅을 가질 때, 상대방에 대한 호구조사를 포함하여 주요 경조사와 출신학교, 이력 및 약력을 살펴보면 성향에 대한 대략적인 판단이 됩니다. 이는 단연코 기업에게도 적용됩니다.
- 기업에 관한 공개가능한 대부분의 지표 자료는 마크앤컴퍼니의 '혁신의 숲'에서 누구나 무료로 확인할 수 있습니다. 만약 추가 자료가 필요하다면 네이버 언론기사와 기업의 채용공고를 살펴보면 도움이 됩니다.
- 결국 회사는 사람이 하는 일로 구성되어 있기에, 상대방과 상대 기업에 대한 이해도가 높을 수록 프로젝트 성공 확률이 높아집니다. 미팅 참여자의 커리어 배경과 관심사를 확인하기 위해 링크드인을 통해서 미리 확인합시다. 흔히 '어디 출신인지 살펴보아라'라는 미션을 받게될 때 유리합니다.
- <글로벌 소셜미디어, Linkedin 회원가입부터 활성화를 위한 온보딩> 참조
5. 스몰토크 이어가기
프로젝트가 무산될 수 있더라도, 사람이 남는 것이 더 중요합니다. 편안한 분위기를 형성하여 유대감을 쌓습니다. 만남을 갖기로 한 장소에서 회의실로 이동할 때에 적용하면 좋습니다. 엘레베이터를 기다리면서 가벼운 소재로 대화를 시작하면서 안부 인사를 나누는 것 또한 좋은 인상을 남겨줍니다.
"요즘 날씨가 참 맑습니다. 날이 많이 더워지고 있는데, 오시는 길은 편안하셨나요?"
+
"OO에서 오신건가요?"
(기업 위치를 미리 확인 한 후)
+
"와주셔서 감사드려요. 저희 사무실은 00층에 위치해있습니다. 이번 미팅에서는 저를 포함해서 ~~께서 참여해요. 시원한 음료나 물, 따뜻한 차를 먼저 내어드릴까요?"
성공적인 비즈니스를 위해서 요구되는 것은, 제품의 완성도 뿐 아니라 브랜드를 향한 신뢰 또한 필수적입니다. 그리고 신뢰는 공감대 형성과 감각적인 기억을 통해서 만들기 쉽습니다.
"OOO님께서는 일전에 ~~학교, 기업에 계셨지요? 저 또한 그 곳을 나왔습니다"
"최근 OOO님께서 만나셨던 홍길동님을 저도 이번 주에 인사를 나눴어요. 무척이나 칭찬을 많이 해주셨던게 생각납니다"
"일전에 링크드인/페이스북에 작성하셨던 아티클(또는 방송에서 인터뷰하신 것)이 생각납니다. 당시에 참 많은 영감을 얻었는데요, 이렇게 만나뵈니 신선합니다"
6. 명함 예절
- 명함은 상대방이 읽기 편한 방향으로, 두손을 사용하여 건냅니다. 한 손을 받치며 드리는 것은 올바르지 않습니다.
- 목례를 가진 후 상대방의 눈을 마주치면서, 명함을 전달하는 것이 가장 바람직한 모습이라고 생각합니다.
- 미팅 참여자가 여러명이라면, 직급 순으로 명함을 교환한 후 좌석배치에 따라 명함 배열하면 좋습니다. 만약 단독으로 참여한다면 하위자가 먼저 명함을 전합니다.
"안녕하십니까, A사에서 B본부에서 C업무를 맡고있는 홍길동 입니다"
- 상대의 명함을 받으면 10초 정도 살펴보는 것이 필요합니다. 관심을 가지고 있음을 보이기 위한 취지입니다.
"아무개 부장님께서는 OOO 본부에 계시군요. 말씀 많이 전해들었습니다"
- 미팅이 끝나는 시점이라고 판단되면, 그제서야 명함을 정리하는 제스처를 보이는 것이 통상적입니다. 다만 고객사 또는 선배와의 만남이라면 이같은 행동을, 굳이 먼저 행동하는 것을 추천하고 싶지는 않습니다.
7. 미팅 예절
- 대화를 할 때에는 눈을 마주치는 것이 기초적인 예절입니다. 협상 및 논의를 나눠야하는 자리라면, 상대방의 눈동자를 읽는 것을 통하여 약점이나 관심사를 파악하기 쉽습니다.
- 연세가 있으신 선배님들이 참여하는 자리라면, 필기하는 자세보다는 경청하는 태도를 중요하게 바라볼 수 있습니다. 노트북보다는 전자패드나 종이노트를 지참하여 빠르게 끝내는 메모를 추천합니다.
- 상황 1 : 상사와 동석할 경우
사전에 협의된 것이 아니라면 섣불리 대화에 참여하지 않습니다. 다만 현장에서 요구될 수 있는 상세 데이터와 시각 자료를 즉각 선보일 수 있도록 준비하면 바람직합니다. 그리고 회의록 작성은 막내가 준비하면 좋습니다. 대화의 핵심을 파악하는 연습을 가질 수 있기 때문에, 최선을 다해서 미팅의 제안 및 협의사항을 비롯한 주요 내용을 정리해봅시다.
- 상황 2 : 홀로 참여할 경우
흔히 대화의 황금비율(#)을 듣는 것 7, 말하는 것 3이라고 소개합니다. 만약 상대방이 내성적이거나 낯을 가린다고 판단이 서면, 대화에 대한 아젠다를 서두에 전하면서 주도하는 것도 방법입니다.
