신규팀, 업무 프로세스 만들기
원인과 문제점 규정하기
“시스템화하기”
현재 다니고 있는 회사에서는 디자인팀이 없었는데 나의 입사 이후로 한 두 명씩 늘어 '마케팅 디자인팀'이 완성되게 되었다. 팀이 만들어진 2년 정도 지난 지금, 예전과 비교했을 때 어느 때보다 여유롭고 안정감을 가지고 일을 하고 있다. 이렇게 안정감을 가지게 되기까지 나름의 우여곡절들이 있었는데, 결국 현재까지 이르기까지 가장 중요한 역할을 한 것은 '시스템화'를 했느냐 하지 않았느냐에서 나뉜다.
스타트업과 다를 것 없이 0에서부터 시작한 우리 팀이지만 점차적으로 체계화 가는 과정을 통해 좋은 팀 문화 또한 만들 수 있게 된 것 같다. 처음 입사를 하고 겪었던 불편함부터 어떻게 해소를 해나갔는지 정리해 보도록 하겠다.
1단계 원인과 문제점 규정하기
"혹시 00 자료는 어디에 있나요?", "어느 인쇄소에 맡겨야 하나요?"
입사 후 가장 큰 문제점은 바로 데이터가 하나도 없었다는 것이다. 하다 못해 로그인 정보, 인쇄물 출력 사이트 등 자료가 하나도 없어 인수인계를 제대로 받지 못하거나 어떤 일을 해야 하는지 갈피를 잡지 못했다. 전에 입사했던 나름의 사수라는 분은 개인 작업물을 할 때처럼 일을 하고 계셨기에 하나부터 열 가지 다 물어봐야 하는 경우가 생겼다.
또한 두 명 이상의 작업자가 생기니 파일을 주고받을 때 똑같은 파일이 여러 번 생기는 경우가 발생했다. '포스터 작업 01', '여름 포스터 초안'등 개인이 네이밍 한 파일이 다르니 헷갈리는 문제가 발생했다.
원인: 공동 로그인 정보 X, 데이터 관리 X, 네이밍 중복 문제
2단계: 회사 특징 파악하기
여러 업체 관리가 관건!
현재 회사의 경우 관리하는 회사뿐만 아니라 관리해야 하는 영업장, 외부 업체 등 15개 정도의 업체가 있었다. 해당 업체의 디자인을 진행하고 인쇄까지 맡겨야 하는 경우가 있었기 때문에 시간 순서대로 폴더링을 하거나 로그인, 인쇄소 정보까지 가지고 있어야 했다.
또한 한 명이 작업을 하다가 다른 사람이 넘겨받아 이어서 해야 하는 상황이 종종 발생했기 때문에 파일 이름을 헷갈리지 않게 시안 별로 관리해야 하는 것이 관건이었다.
특징: 여러 업체 관리, 공동 작업 필수
3단계: 시스템화하기
구글 공동 업무툴 활용
1. 여러 업체 관리하기
외식업, 관광, 레저, 공유오피스 등 다양한 유형의 업체들을 관리하기 위해서는 가장 우선돼야 하는 것은 로그인 정보 실시간 공유하기였다.
구글 스프레드 시트 공유하기실시간으로 공유하기 가장 좋은 것은 '구글 스프레드 시트'로 비밀번호가 변경되었을 때 업데이트를 하면 모두가 바로 확인이 가능하기 때문에 시트를 바로 적용해 사용했다. 액세스 권한을 보기, 편집자 등 역할에 맡게 부여하면 된다.
2. 공동작업을 위한 폴더링
각 업체 > 유형별 > 디자인 작업물 > 시안 순서로 폴더링을 했는데 폴더트리를 이렇게 맞춰놓고 공유폴더, 각각 개인의 폴더링도 일치시켜 작업을 하였다.
초기에 폴더트리를 적용하며 개인의 폴더에 다른 형태의 파일명은 없는지 공유폴더에 동일하게 올라가고 있는지 자주 체크를 해줬다. 팀원 3명이 폴더링에 적응하기까지 3개월 정도가 걸렸는데 시간이 지나니 파일 중복 문제는 사라지고 공동작업이 수월해졌다. 1년에 한 번씩 모든 데이터를 백업을 해주고 있는데 미리 폴더링을 해두니 백업할 때 옮기기만 하면 된다.
3. 주 1회, 주간 회의를 통한 업무 공유
폴더, 정보를 시스템화를 했다면 가장 중요한 점은 이를 주기적으로 공유하는 것이다. 이를 위해 도입한 것은 주간 회의였다. 프로젝트가 있을 때만 회의를 진행했던 전 회사와 다르게 주기적으로 서로의 업무를 공유해야겠다고 생각했다.
주간 회의를 통해 이루고자 하는 목표는 총 3가지였다.
(1) 업무 공유를 통해 회사의 방향성 파악하기
서로 각자 하는 업무를 공유함으로써 팀 전체, 회사가 어떤 방향으로 가고 있는지를 확인할 수 있다. 각자 하는 일은 단기적으로 포스터, 프로모션, 웹사이트 제작 등의 일이지만 전체를 모아놓고 보았을 때 우리 팀, 회사의 방향성을 알 수 있다. 이런 부분은 개인의 커리어에도 중요한 영향을 미친다.
(2) 팀 안에서 서로 배우고, 의지하기
상사, 사수가 작업물을 피드백을 해주었을 때는 일방적으로 "이렇게 수정해 주세요." 하는 경우가 많다. 반면 팀원들이 서로의 작업물을 서로 보며 좋은 점, 수정해야 하는 점을 공유한다면 자유롭게 의견을 말하는 방법도 익힐 수 있으며 자신의 작업에 대한 자신감도 올라간다.
또한 상사, 사수의 입장에서도 자신의 업무도 진행하면서 작업물을 확인해주다 보면 분명 놓치는 부분이 있을 것이다. 서로의 피드백을 통해 놓치는 부분들을 개선할 수 있다.
(3) 사전에 생기는 문제점 파악 공유하기
문제점이나 어려움이 있을 때마다 '너무 자주 물어보나?' '이런 것까지 물어봐도 되나?' 하는 고민들이 있다는 것을 알았다. 어떻게 개선할까 하다가 주간 회의에 이런 고민들을 자유롭게 공유할 수 있는 자리로 만들었다. 물론 따로 물어보거나 1:1 상담을 할 때도 있지만 업무를 진행할 때 내가 하는 고민들이 다른 사람에게도 해당되는 부분일 수도 있기에 주간회의에서 문제, 이야기를 공유하는 것을 중요하게 생각했다.
우리는 더 좋은 팀문화와 공동작업을 위해 시스템화를 하는 것이기 때문에 시스템, 체계화를 해서 끝나는 것이 아닌 정기적인 주간회의, 이야기를 통해 서로 공유하는 것이 제일 중요함을 강조하고 싶다.
