재택근무 제도 개선하기
디자인 에이전시의
재택근무 제도 뜯어보기
현재 재직 중인 디자인 에이전시에서는 주 1회 재택근무가 있다. 매주 수요일에 재택근무가 가능하다는 것을 처음 들었을 때 정말 좋은 제도라는 생각이 들었다. 그런데 실제로 재택근무를 하는 직원의 비율이 점점 줄어들고 있었다. 내가 속한 UI팀에서는 60-70% 직원들이 재택근무를 했지만, GUI팀에서는 10-20%만 한다는 이야기도 들었다. 그리고 이렇게 점점 소수의 인원만 재택근무를 하게 되어하시는 분들이 '눈치'를 보게 되고, 관리자 입장에서는 '신뢰'가 떨어지는 이슈가 있음을 알게 되었다.
재택근무 제도의 개선 필요성은 느껴오고 있었는데, 실질적인 문제나 제도에 대한 인식을 한 명 한 명 듣지 못했으니 모호하게 넘어갔었다. 그런데 노사협의회를 하면서 경영자로부터 이 제도를 직원들이 직접 개선시키는 방향을 제안해 주었으면 좋겠다고 전달받았다. 그리고 제도에 대한 문제점을 파악하고, 개선 포인트를 잡고, 방향을 제안해 보는 것은.. UX 집단에서 항상 하는 것이다. 그래서 이 문제도 즐겁게 풀어볼 수 있겠다는 생각이 들었다.
1. Online Survey 계획
재택근무의 형태와 목적을 밝히자면, 우리 회사의 재택근무 형태는 주 1회 시행이고 도입 목적은 "업무 효율성 & 생산성을 높이기 위함"이다. 효율적인 방식으로 문제를 제대로 파악하고 방향성을 잡기 위해서 온라인 서베이를 계획하였다.
설문 대상자 필터링, 전반적 재택근무 경험, 프로젝트 별 재택근무 경험, 향후 재택근무 방향의 4가지 카테고리로 구성했다. 자사는 개인이 맡고 있는 프로젝트에 따라 일의 행태에 차이가 나기 때문에 프로젝트로 좁혀 질문하는 것이 문제에 더 가까이 접근할 수 있는 질문이라고 생각했다. 또한 경영자 입장에서 재택근무가 활성화될 시 횟수를 늘리는 정도를 넘어 올-재택 까지도 고려하고 있기에, 직원들 입장에서 향후 선호하는 방향에 대해 묻는 질문도 필수적이었다.
출처 : 글쓴이2. Online Survey 결과 요약
설문조사의 시행 결과는 성공적이었다고 생각한다. 전 직원의 의견을 듣고 정량화할 수 있었고, 이후 스텝에 대한 방향성에 대한 근거를 얻을 수 있었다.
2-1. 디테일한 커뮤니케이션을 원활하게 할 방법이 필요하다.
설문조사 결과에서 재택근무를 대체로 하지 않는 직원이 과반수이며, "협업 시 보고 및 커뮤니케이션이 원활하지 않음"이 재택근무를 하지 않는 1번째 이유였다. 뿐만 아니라, 보통(월 2회) 재택근무를 하는 직원 그룹에서도 해당 이유가 재택근무를 하지 않는 1번째 이유로 뽑혔다.
현재 재택근무 시, 오전에 목표량 일지를 쓰고 팀원 간 공유하는 데스크만 있어 각 프로젝트 리더가 일일이 파악하는 데 노력이 필요하고 충분한 파악이 어렵다는 점이 있었다. 또한 피그마, xd와 같은 클라우드 기반 협업 툴을 사용한다고 하더라도 회사 출근과 상대적으로 비교했을 때 작업량 파악, 디테일한 소통이 어렵다는 결과를 받게 되었다.
예상했던 문제였지만 1위의 정량적 데이터를 얻으니 더 포커스 해야 하는 목적성을 얻었다.
2-2. 눈치 보지 않고 재택근무를 할 수 있는 케이스를 정의하고, 근거를 전달해야 한다.
상사가 "나는 재택 하는 게 효율성을 더 낮추는 것 같아"라고 말하면, 함께 일하는 아래 직원은 재택근무 시 커뮤니케이션이 어려워질까 봐, 결국 상사에게 불편함을 줄까 우려해 재택근무를 하지 않고 회사를 나오게 되는 경우가 있다고 한다.
그러나, 실제 설문조사에서 흥미로운 내용을 발견했는데 "현재 담당하는 프로젝트는 재택근무가 가능하다고 생각하시나요?"라는 질문에서 84%가 "가능하다"라는 답변을 주었다. 그 이유로는 업무 독립성이 높다는 답변 & 원활한 커뮤니케이션이 있었고, 기타 의견으로는 소통이 많이 필요한 경우 제외, 커뮤니케이션으로 충분히 가능하다는 답변이 있었다.
데이터 자체로 관점에서는,
개인이 재택근무 가능하다고 생각하는 비율이 높은 만큼, 커뮤니케이션에 문제가 없다면 상사나 동료가 재택근무에 대한 반감이 없다는 것을 전달하는 수단이 될 수 있었기에 유의미했다.
데이터의 기타 의견으로부터는,
시안 작업 & 기획 작업 시에는 실시간적이고 디테일한 소통이 많이 필요하기에 대면 근무를 선호한다는 의견을 받았다. 이를 통해 이와 같은 케이스를 제외하고는 재택근무를 시행하는 문화가 정착된다면 일의 효율성과 눈치 이슈 모두를 해결할 수 있다는 방향을 잡게 되었다.
출처 : 글쓴이3. 재택근무 활성화 Ideation
온라인 설문조사 및 개인의 의견을 종합하여, 재택근무 활성화를 위한 시범적 룰 4가지를 아이디에이션 했다.
아이디에이션 시 주의를 기울였던 것의 첫 번째는 '너무 많은 task는 피하자'였다. 현재도 작성해야 하는 것이 많아 직원으로부터 요구하는 st은 최소한으로 하는 것으로 생각했다.
두 번째는, '새로운 툴 도입은 보류하자'였다. 예를 들어, "슬랙의 상태표시 기능이 좋기 때문에 이런 거 도입하면 어떨까요?"라는 의견을 받았는데, 의견의 니즈는 충분히 받아들이고 검토하되, 툴을 늘리는 것은 관리 이슈 + 비용 이슈 + 학습 이슈가 있기에 처음부터 새로운 툴만 보는 것은 보류했다.
아이디에이션 내용은 다음 글에서 소개할 예정이다.
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도입하는 것도 중요하지만 의도나 방향성이 흐려질 때 다시 잡는 것 또한 중요하다.
현재 진행 중인 이 프로젝트가 회사의 좀 더 나은 방향에 나비 날갯짓이 되길 바라며.
