전시/팝업 참가자도, 운영자도 "매우 만족"한 이유는?
매우만족/만족/보통/불만족/매우불만족
북앤콘텐츠페어란? 책과 사람, 삶을 잇다. 부산에서 처음 개최된 전시회입니다. 국내/외 도서, 아동 도서, 독립출판, 아트북, 만화 등 다양한 출판물을 경험할 수 있어 많은 사람들에게 사랑을 받았습니다.
요즘 전시회 트렌드와 동향은 디지털화와 몰입형 경험, 지속 가능성 등을 중심으로 급격히 변화하고 있습니다.그러한 시장 상황과 10~20대 트렌드인 '텍스트힙'이 잘 결합되었던 곳이 바로 부산에서 제 1회 개최된 '북앤콘텐츠페어'가 아니었을까 싶습니다.
오늘은 부산에서 다양한 전시회를 주최하는 '마루컨벤션'이 1년에 여러 개의 전시회를 주최할 수 있었던 방법에 대해 인터뷰해 보았습니다.
Q. 자기 소개 부탁드립니다.
A. 안녕하세요. 전시 주최/대행 기획사 (주)마루컨벤션 김나영 대리입니다.
부산을 기반으로 전시회를 주최하고 있으며, 지역 지자체 및 기관과 협업하여 다양한 마이스 행사도 진행하고 있습니다.주로 라이프 스타일, 도서/출판, 핸드메이드 산업 등 우리의 삶과 밀접해 있는 콘텐츠로 구상하여 2030 세대 관람객의 사랑을 받는 전시로 자리매김하고 있습니다.
Q. 정글부킹을 도입하게 된 이유는 무엇인가요?
관람객 데이터 처리에 많은 시간이 소요되지 않으면서도 사용하기에도 편리한 시스템이 필요했습니다.
저희는 전시회 관람객 사전등록 시스템을 운영하고 있습니다.
사전등록 데이터를 통해 예상 방문객 수를 분석하고, 행사 종류 후에는 사전등록 수와 현장등록 수를 대조하여 실방문객 수 통계를 내기도 합니다. 이는 보다 나은 행사를 기획하고, 안전한 현장 운영을 위해 필수적인 데이터입니다.
따라서, 관람객과 주최사가 모두 손쉽게 사용할 수 있는 서비스가 필요했고 정글부킹은 이런 프로세스에 적합한 솔루션을 제공해 주었습니다.
직관적인 인터페이스는 모든 연령대의 관람객이 편리하게 사전등록을 할 수 있도록 구성되어 있으며,
등록된 데이터를 기간 및 카테고리별로 구분 검색하실 수 있어 추후 주최사의 필요 목적에 따라 가공하기 용이했습니다.
전시회에 참가하는 모두가 만족할 수 있을만한 시스템이라고 생각해 현재까지 정글부킹과 함께하고 있습니다.
Q. 정글부킹을 어떻게 활용하고 계신가요?
주로 전시회 관람객 사전등록 데이터와 참가 신청 접수를 관리하는 데에 활용하고 있으며, 작성자가 직접 정보를 기입할 수 있는 '설문' 타입의 상점을 사용중입니다.
1. 전시회 관람객 데이터 관리
- 정글부킹을 통해 등록된 사전등록 데이터는 예상 방문객 수를 분석하는 데에 활용됩니다.
예상 방문객 수에 따라 등록대 인력, 현장 안전 관리 인력 추가 배치 등 현장 운영 프로세스를 구성하고 있습니다.
- 등록된 관람객 데이터를 기간별로 분류하여 현장등록대 운영 협력사에 전달합니다.
협력사측에서도 별도로 가공할 필요가 없기 때문에 효율적인 업무 진행과 빠른 현장 운영이 가능합니다.
- 행사 종료 후, 사전등록 - 현장등록 인원을 대조하여 실방문객 수 데이터를 수집하는데에 활용됩니다.
기획 단계에서 타겟팅했던 관람객층과 일치하는 지를 확인할 수 있고, 차기 행사 기획 시 이를 참고하여 세부 콘텐츠 내용을 조정하고 있습니다.
또한 홍보/마케팅 단계에서도 활용하고 있습니다. 온•오프라인 마케팅 진행 시, 타겟 관람객 층과 맞는 채널을 선택할 수 있어 보다 효과적인 홍보가 가능했습니다.
2. 전시회 참가 신청 접수 관리
- 전시회에 참가를 원하는 기업체들의 신청 접수를 정글부킹을 통해 받고 있습니다.
기존에는 주로 메일을 통해 신청서를 접수 받았으나, 신규 전시회를 개최하며 참가신청 접수 시스템에도 정글부킹을 도입했습니다.
판매 주문 목록 페이지에서 신청 내용을 한 번에 확인할 수 있고, 별도의 파일 첨부도 가능하여 이전의 방식보다 효율적으로 관리가 가능해졌습니다.
실제 통계 데이터가 아닌 예시 데이터입니다.Q. 업무를 진행할 때, 가장 어려운 부분이 무엇인가요?
업무 중 가장 많은 비중을 차지하는 것이 참가사 관리입니다.
기존 홈페이지를 통해 참가신청을 받는 경우, 상세 정보를 제대로 기입하지 않거나 첨부 파일이 누락되는 경우가 종종 있었습니다.
참가사분들께 별도로 추가 정보 요청을 해야하는 일이 많았지만, 정글부킹 도입 후 이런 경우가 많이 줄었습니다. 기존 홈페이지보다 직관적인 인터페이스 덕분이라고 생각합니다.
필수 기입 항목을 선택해 둘 수 있어, 필요 정보가 누락되는 일이 줄었고 참가 접수 프로세스와 시간을 단축할 수 있었습니다.
Q. 정글부킹을 사용하면서 가장 만족스러운 서비스는 무엇인가요?
관람객 및 참가사에게 보여지는 인터페이스를 전시회의 컨셉과 아이덴티티에 맞게 커스텀할 수 있다는 점입니다. 굵직한 한 가지의 아이템을 가지고 확장시켜 만들어지는 전시회 특성상, 관람객이 받아들이기 쉬운 명확한 컨셉과 스토리텔링이 중요합니다.
사전등록 페이지는 관람객이 해당 전시회를 경험하는 첫 번째 지점이 되는데,
이 페이지에 적용된 색감이나 로고 등의 디테일이 첫 인상을 좌우할 수 있다고 생각합니다.
정글부킹은 원하는 로고나 배너, 색감 등을 자유롭게 설정할 수 있어서 만족스럽습니다.
Q. 정글부킹으로 전시회 사전예약을 받고 있는데 모여진 고객의 데이터는 어떻게 활용하나요?
정글부킹을 통해 수집된 고객 데이터는 전시회를 성공적으로 운영하는 데 중요한 역할을 합니다.
먼저, 등록된 고객 정보를 분석해 관람객의 연령대, 직업군, 관심 분야 등을 파악함으로써 각 전시회에 맞는 맞춤형 마케팅 전략을 수립하는데 이용합니다.
이를 통해 타겟 관람객에게 더욱 적합한 홍보와 콘텐츠를 제공하고 있습니다.
또한, 사전등록 데이터를 활용해 전시회 규모와 현장 운영을 효과적으로 조정할 수 있습니다.
예상되는 방문자 수에 따라 인력 배치나 현장 준비를 조정하여 효율적인 운영이 가능해졌습니다.
전시회 이후에는 데이터를 분석해 다음 전시회 기획에 반영하고 있습니다.
고객의 관심사와 선호도를 파악하여 향후 전시회 콘텐츠를 강화하고, 더 나은 방문 경험을 제공하는데 큰 도움을 받고 있습니다.
*물론, 이러한 모든 데이터는 개인정보 보호 정책을 준수하여 철저하게 관리되며, 고객 동의를 얻은 경우에만 마케팅 목적 등으로 활용하고 있습니다.
'마루 컨벤션' 고객사는 정글부킹을 적극 활용하여 전시 기획부터 운영까지 체계적으로 데이터를 관리하고 계십니다. 이를 통해 전시 일정 관리, 참가자 등록, 실시간 데이터 분석 등 모든 과정에서 효율성을 높이고 계시며, 고객과의 소통 역시 한층 원활하게 이루어지고 있는 것 같습니다.
데이터 기반의 운영으로 행사 진행 상황을 효과적으로 파악하고 조정할 수 있게 된 것이
참가자와 협력사 모두 만족할 만한 성과를 내고 있는 것이 아닐까 싶습니다.
바쁘신 와중에도 시간내어 인터뷰에 응해주신 마루컨벤션의 김나영 대리님께 진심으로 감사의 말씀을 전하며, 마무리 하겠습니다.
감사합니다.
