시스템에 필요한 기초 데이터와 회사 노하우 관리

회사에 맞는 시스템을 구축하라(10)

소규모 중소기업 데이터와 노하우 관리 실태

 주먹구구식 경영을 하는 회사는 사장의 경험과 감에 의존합니다. 조직 내 불명확한 역할과 책임으로 인해 복잡성과 혼란이 가중됩니다. 사장은 이를 탈피하고자 회사 체계를 잡으려고 시도하죠. 이때 난관에 부딪히게 됩니다. 회사의 기초(Raw) 데이터와 노하우 관리가 부실하기 때문입니다. 회사에 시스템을 구축하려 할 때 규정도 만들지만 각종 정보시스템 도구들을 도입할 때가 많습니다. 이때 회사의 기초 데이터와 노하우 관리가 정말 중요한 것이죠. 회사 내에 이러한 것들이 쌓여 있어야 정보시스템을 활용한 회사 실적이나 각종 평가에 대한 측정이 가능합니다. 

 소규모 회사는 말할 것도 없고 어느 정도 규모가 되는 회사도 기초 데이터와 노하우 관리가 부실한 회사가 많습니다. 그런데도 대 부분의 사장들은 이렇게 말합니다. "우리 회사는 자료 정리가 잘 되어 있다. 회사를 운영한 지 몇 년이나 지났는데 자료 관리가 안 되어 있다는 것이 말이 되느냐?" 본인 회사의 현 실태를 모르는 엄청난 착각입니다.

 소규모 회사들은 문서 대부분을 오피스 프로그램 정도로만 관리합니다. 거기에다가 직원들의 개인 PC에서만 작업하고 저장합니다. 직원이 퇴사를 하게 되면 그 데이터는 외장 하드나 공용 서버에 저장만 해놓게 됩니다. 창고에 물건 쌓듯이 차곡차곡 저장만 해놓게 되는 것이죠. 

 “직원이 퇴사를 하더라도 데이터가 저장되어 있으니 찾아서 관리하면 되지 않느냐?”라고 반문할 수도 있습니다. 하지만 다른 사람이 작성한 문서를 회사에서 필요한 데이터로 분류한다는 것은 너무나도 어려운 작업입니다. 개인마다 문서를 작성하는 형식이나 관리하는 방식이 모두 다르고 체계적이지도 않기 때문이죠. 

 이것보다 더 큰 문제는 회사에 노하우가 축적되지 않는다는 사실입니다. 신규로 입사한 직원은 전임자의 데이터를 분석하다 보면 짜증 나고 지쳐버립니다. 결국 본인의 방식대로 자료를 새로 만듭니다. 이후 이런저런 이유로 그 직원도 퇴사를 합니다. 데이터는 또 쌓입니다. 이 같은 일이 계속 반복되면 회사에 노하우가 축적될 수가 없는 거죠.

 이와 같은 문제들을 개선하기 위해 정보시스템을 도입할 경우에도 문제가 발생합니다. 데이터가 수기 자료이거나 직원 개인 PC, 서버 등에 흩어져 있는 경우, 수집하고 분류하는데 엄청난 시간과 노력이 소요됩니다. 전문가나 경험 많은 직원은 회사에 있는 데이터를 최대한 많이 시스템에 집어넣으려 합니다. 이때 데이터를 체계적으로 분류해서 넣어야 합니다. 그래야 원하는 자료와 정보를 추출하기 쉽기 때문입니다. 데이터 수집, 분류가 힘들어서 포기하게 되면 회사는 처음부터 다시 시작하여 데이터가 쌓일 때까지 기다려야 합니다.

데이터와 노하우 관리의 중요성

 이와 같은 환경에 처한 회사들이 많습니다. 사업 초기부터 관리를 하지 않았거나 그 필요성이나 중요함을 느끼지 못했기 때문입니다. 몇 년이 지나 관리를 하려고 하면 엄두조차 나지 않습니다. 회사의 현재를 평가하고 미래를 예측하는데 과거의 데이터는 정말 중요합니다. 기초 데이터가 많을수록 다양한 방법으로 분석하고 예측할 수 있는 것이죠. 과거의 데이터가 부실하다는 것은 분석, 평가, 예측을 하기 어렵다는 말입니다.

 KPI(Key Performance Indicator)를 예로 들어 볼까요? '핵심 성과지표'라고도 하는데 개인 평가, 팀 평가 나아가 회사 평가를 하기 위해서 사용되는 지표입니다. 평가요소를 개관적으로 측정할 수 있는 지표로 수치화를 하라고 합니다. 회사에는 평가를 위해 축적된 데이터가 없습니다. 무엇으로 평가할까요?

 각 팀장은 열심히 지표를 만듭니다. 어떤 데이터를 사용하느냐 하면 자신의 팀에서 엑셀 등으로 관리하던 것입니다. 회사에서 공유되거나 회사 차원에서 평가할 수 있는 수치가 아니라는 것입니다. 자신이 문제를 출제하고 자신이 채점을 하는 꼴이 되는 것이죠. 이렇게 평가된 결과를 가지고 개인이나 팀을 평가한다고 생각해 보세요. 과연 객관적이고 공정할 수 있을까요? 팀의 결과들이 합해진 회사에 대한 평가도 마찬가지입니다. 객관적 수치로 나타나는 매출이나 이익을 제외하면 실상이 왜곡될 수도 있는 것입니다.

 그리고 회사가 가진 노하우는 경쟁력과 바로 직결됩니다. 특히 중소규모의 회사들은 자신만의 노하우를 가지고 있어야 합니다. 몇 년 간 쌓아 놓은 노하우가 직원의 퇴사로 사라진다면 이보다 안타까운 일이 어디 있겠습니까? 소중한 자산인 회사 노하우를 회사 내에 축적하기 위해 매뉴얼을 만들고, 정보시스템을 도입하는 것이죠. 이 시스템은 회사의 성장에 따라 지속적인 개선이 일어나야 하기 때문에 그에 따른 문서화도 중요합니다. 매뉴얼이나 문서만 봐도 어떤 직원이든 해당 업무를 쉽게 할 수 있어야 합니다.   

데이터와 노하우를 효율적으로 관리하려면?

 데이터와 회사 노하우 관리의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 그럼 ‘지금부터라도 효율적으로 데이터 관리를 하고 싶은 회사’는 어떻게 해야 하는지에 간략히 알아보겠습니다.

 일단, 지금 현재 회사가 필요한 데이터가 무엇인지, 향후에는 어떤 것이 필요할지 조사합니다. 이를 통해 현재는 집계할 수 없는 데이터라도 지금부터 모으려 노력하게 됩니다. 이렇게 계속 축적이 되면 향후 집계, 측정, 관리가 가능하게 됩니다. 

 둘째, 과거와의 단절이 필요합니다. 있는 자료는 최대한 모으되 찾을 수 없는 과거 자료는 과감히 포기하세요. 미련을 가지지 말고 지금부터 잘하면 됩니다. 지금부터 축적되는 자료가 회사의 강력한 무기가 될 것입니다. 

 셋째, 각 팀별로 보고할 양식의 폼을 정해 주세요. 회사가 반드시 알고 싶고 필요한 내용으로 구성되어야 합니다. 각 팀장들이 개인 업무성향에 따라 보고하는 개별 양식을 자제하게 해야 합니다. 여기서 주의할 점은 객관적 측정이 어렵고 너무 복잡한 지표를 요구해서는 안 된다는 것입니다.

 넷째, 매월 각 팀별이 보고한 자료는 회사 공용 서버나 클라우드에 보관하도록 합니다. 이와 함께 각 팀별로도 자체 공유 자료를 보관하게 합니다. 

 마지막으로는 비용이 들더라도 정보시스템 도구의 힘을 빌립니다. 회사 실정에 맞는 가성비 좋고 표준 기능을 가진 도구를 도입해서 계속하여 데이터를 축적합니다. 향후 회사가 규모가 커져 더 복잡한 정보시스템을 도입하더라도 데이터베이스 이전이 쉽습니다. 

 가끔 외부 컨설턴트가 '왜 사업 계획을 수립하지 않고 KPI로 측정하지 않나요?'라고 사장에게 묻습니다. 사장은 회사에 축적된 기초 데이터가 없어 못한다고 생각하지 않습니다. 담당 직원의 능력이 없기 때문에 수행하지 못한다고 생각합니다. 사장은 지금이라도 회사의 데이터 관리실태를 한 번 살펴보았으면 합니다. 

회사의 기초(Raw) 데이터 및 노하우 관리는 회사의 경쟁력을 갖추기 위한 필수 사항입니다. 관리가 부실했다면 지금부터 준비를 하여 체계적인 관리를 해 나가는 것이 반드시 필요합니다.