수습 기간은 피드백 미팅에 달려있다
신규입사자 리텐션을 높이는 효과적인 수습 피드백 방법
수습 기간의 의미수습 기간은 우리 모두 한 번쯤 접해보았을 만큼 일반적인데요. 저는 신규입사자에게 수습 기간을 이야기할 때 회사와 신규입사자가 썸 타는 기간이라고 표현합니다. 회사뿐만 아니라 신규입사자도 회사에 신뢰를 쌓는 중요한 기간이기 때문입니다. 다들 아시다시피 썸 단계에서 서로 어떻게 행동하느냐에 따라 연애로 이어지거나 관계가 종료되기도 하는 데요. 저는 신규입사자 모두가 수습 기간을 무사히 마치고 본인 R&R을 제대로 해낼 수 있도록 온보딩 프로그램만큼 수습 프로세스도 신경 쓰고 있습니다.
조직 분위기에 따라 신규입사자가 자신의 역량을 증명해야 한다는 과도한 압박감에 주눅 들거나, 일부는 단순히 거쳐가는 하나의 과정으로 피드백 미팅을 한 번도 진행하지 않는 경우가 있는데요. 저는 수습 프로세스를 구축할 때 신규입사자의 심리적 안정감 확보를 첫 번째로 생각합니다. 이전 글에서도 말씀드렸듯이 누구나 낯선 환경에 오면 불안정감과 불확실함을 경험하게 됩니다. 빠른 시일 내 신규입사자가 느끼는 불안을 제거해 주지 않으면 그의 능력을 제대로 발휘하지 못할 수 있습니다. 이는 회사의 섣부른 판단으로 핵심인재를 놓치는 실수를 유도하기도 합니다. 그렇다면, 회사는 신규입사자가 가진 잠재력과 역량을 제대로 파악하고, 신규입사자는 조직 신뢰도와 업무 몰입도를 높이기 위해 우리는 어떤 프로세스를 만들어야 할까요?
수습 기간을 시작하기 전, 회사는 신규입사자가 다음 내용을 명확히 이해할 수 있도록 도와야 합니다.
1. 수습 기간 및 프로세스
2. 수습 기간 목표 및 수습 리뷰 작성기준
3. 조직의 핵심 가치와 기대 행동에 대한 상세 정보
4. 신규입사자에게 기대하는 역할과 역량
수습 기간 동안 피드백 미팅이 중요한 이유
많은 회사들이 3~6개월 정도 수습 기간을 운영하고 있습니다. 이 기간 동안 아무런 피드백 없이 신규입사자 스스로 조직에 적응하도록 내버려 둔다면 어떤 결과를 가져올까요? 신규입사자는 그의 해석에 의지한 채 회사와 전혀 다른 방향으로 가게 될 것입니다. 왜 그럴까요? 회사만의 특별한 규칙과 상황을 가진 새로운 환경에서 일하다 보면 스스로 익숙해지기 전까지 실수를 반복하게 됩니다. 함께 일하는 동료 혹은 리더가 신규입사자의 반복되는 실수를 바로 잡지 않는다면, 팀 내 업무 효율은 점점 떨어지고 신규입사자는 자신감을 잃어 업무에 몰입하지 못하게 됩니다. 이러한 상황은 핵심인재를 잃는 지름길이 되지요. 저는 3개월의 수습 기간 동안 총 7번의 피드백 미팅을 진행합니다. 시기별로 피드백 미팅의 목적과 참석자가 다른데요. 지금부터 그 과정을 상세히 공유드리겠습니다.
수습 피드백 프로세스
저는 평가라는 단어를 사용하지 않습니다. 단어 이미지가 갑을 관계를 떠오르게 하기 때문이에요. 수습 피드백은 서로의 생각을 교환하는 목적으로 신규입사자에게는 원활한 업무 진행을 할 수 있도록 성장 피드백을 전하고, 회사에는 신규입사자의 새로운 시선으로 바라본 개선점을 공유하여 일하는 방식을 함께 개선하고자 합니다. 신규입사자 합류 후 2주까지는 온보딩 프로그램을 진행하고, 3주 차부터 피드백 미팅을 진행하고 있습니다.
합류 3주 차
피플 매니저와 2주간 온보딩 과정을 회고합니다. 서로 유의미한 이야기를 나누기 위해 미팅 하루 전 신규입사자에게 질문지를 사전 공유하여 답변 정리할 시간을 드립니다. 신규입사자에게 전할 피드백이 있으면 해당 시간을 활용해 공유하고 있습니다.
질문 리스트
- 온보딩 프로그램 중 좋았던 점과 아쉬웠던 점
- 업무 적응에 어려움을 준 요소
- 업무와 팀 문화 적응을 위해 새롭게 시도하고 싶은 것
- 도움이 필요한 부분
합류 4주 차
합류 첫 달은 팀 문화 전달 40%, 심리적 안정 제공 40%, 업무 퍼포먼스 20% 비중을 두고 신규입사자가 새로운 업무 환경에 적응할 수 있도록 도와주고 격려하고 있습니다. 그러나 2개월 차부터는 팀 문화 전달 30%, 심리적 안정 제공 20%, 업무 퍼포먼스 50%로 비중이 변경되기 때문에 4주 차 피드백 미팅에서는 신규입사자의 업무상 강약점을 전달하고 개선 방향을 제시해 업무 능력을 극대화할 수 있도록 도움드립니다. 해당 미팅은 업무 연관이 높은 소속팀 리더가 직접 진행하는 것을 추천드립니다.
합류 5주 차
피플 매니저와 4주 차 피드백 미팅을 회고합니다. 피드백 내용 중 신규입사자가 공감하지 못하거나 새롭게 알게 된 부분을 이야기하며 신규입사자의 감정을 케어합니다. 업무과정에서 느낀 어려운 점이 있다면 함께 문제를 파악하고 개선해 신규입사자가 보다 더 빠르고 쉽게 적응할 수 있도록 돕고 있습니다.
질문 리스트
- 4주 차 피드백 미팅을 통해 새롭게 알게 된 점 혹은 공감하지 못한 점
- 동료와 커뮤니케이션할 때 어려움을 준 요소
- 도움이 필요한 부분
합류 8주 차
4주 차 피드백 미팅에서 나누었던 개선점을 바탕으로 팀 리더와 회고합니다. 개선을 위해 하고 있는 노력, 노력 대비 쉽게 개선되지 않는 점, 새롭게 알게 된 점 등을 이야기 나누며 신규입사자의 성장 방향성을 심도 깊게 논의합니다. 또한 신규입사자가 업무 중 시스템 개선이 필요하다고 느낀 부분이 있다면 개선점을 공유하고, 우선순위가 높을 경우 팀 회의에서 개선 방법을 논의해 업무 프로세스에 적용하고 있습니다.
합류 9주 차
9주 차 피드백 미팅은 신규입사자의 감정을 케어하는 목적이 크기 때문에, 부정적인 피드백을 받은 팀원 대상으로 개별 미팅을 진행합니다. 틀린 것이 아니라 다른 것임을 강조하며 신규입사자에게 많은 격려와 용기를 심어줌과 동시에 회사 존재 이유를 설명하며 개인의 업무 퍼포먼스가 회사의 존폐를 결정한다는 것을 강조합니다. 이를 통해 신규입사자 스스로 높은 책임감과 적당한 긴장감을 가질 수 있도록 유도하고 있습니다.
합류 10주 차
신규입사자와 협업하면서 느낀 동료들의 생각을 전달받아 본인에게 공유하고 있습니다. 동료 피드백을 통해 타인이 생각하는 나의 모습을 살펴보며 앞으로의 성장 포인트를 스스로 찾을 수 있도록 돕고 있습니다.
합류 11주 차
팀 리더와 마지막 미팅을 진행합니다. 남은 수습기간을 더욱 의미 있는 시간으로 만들기 위해 이해도 차이가 있는 부분을 최종 점검하고, 얼라인 하는 시간으로 활용하고 있습니다.
수습 기간 최종 미팅
팀 리더에게 수습 기간 결과를 공유받아 피플 매니저가 직접 안내합니다. 단순히 결과만 안내하기보다 잘하고 있는 점, 보완해야 할 점 등 결과 피드백을 구체적으로 공유해 지속적인 성장을 독려하고 있습니다.
고도화된 채용 프로세스로 후보자의 역량을 검증하더라도 저성과자 또는 조직에 적합하지 않은 사람이 채용될 수 있습니다. 반대로 신규입사자 역시 기대한 조직문화와 실제 경험이 달라 퇴사를 결심할 수 있습니다. 긴 시간 채용 프로세스에 리소스를 투입하여 어렵게 찾은 동료를 잃지 않으려면, 잦은 피드백 미팅으로 서로의 생각을 공유하고 기대치를 맞추며 탐색하는 시간이 필요합니다.
피드백 교류를 원활하게 하기 위해서는 체계적인 프로세스 구축도 중요하지만, 신규입사자가 열린 마음으로 참여할 수 있도록 부드러운 분위기를 만드는 것이 가장 중요합니다. 우리의 인연이 썸으로 끝나지 않고 달콤한 연애로 이어질 수 있도록 HR 담당자는 물론 소속팀 리더 및 구성원 모두가 신규입사자에게 높은 관심을 갖고 그들의 이야기에 귀 기울여 주시길 추천드립니다.
