회의록을 잘쓰는 핵심 포인트
웹기획 사전
프로젝트 착수, 분석이 진행되는 기간부터는 이제 폭발적인 회의의 시즌입니다 :)
운영팀, 개발팀, 디자인팀 팀 간의 회의도 많아지고 기획팀 내부 안에서도 수시로 회의와 논의가 진행됩니다. 아마도 워킹타임인 9시부터 6시까지는 종일 회의만 하다가 정작 내가 처리해야할 일들은 6시가 넘어서야 시작할 수 있는 상황도 수시로 발생할겁니다.
네, 선배로서 그 스트뤠스- 너무나 잘 알고 있습니다.
자, 그렇게 바쁘게 프로젝트가 시작되는 시점에 우리를 가장 괴롭히는(?) 업무 중 하나가 있다면...?
바로 회의록 작성이지요.
의외로 내부에서 회의록을 작성하지 않거나 간단하게 메일로 리포트만 하는 곳들도 종종 있긴 하더라구요.
모든 참여자들이 확인할 수 있도록 하는 것이 회의록의 최종적인 목표이기 때문에 방법 자체는 내부에서 원하시는대로 운영을 하는 것이 가장 베스트입니다. 툴은 무엇이 되어도 좋습니다. 하지만 회의록을 작성하고 공유하는데 있어서 놓치면 안되는 핵심 포인트를 쏙쏙 짚어드릴게요 :)
© austindistel, 출처 Unsplash 이렇게 편하게 앉아서 끄적거릴 수 있는거면 얼마나 좋겠냐만......회의록 정식 관리 절차는 이렇습니다.
미팅 진행 후 회의록 작성
모든 참여자에게 공유
회의록 내용에 대한 이상유무 상호 확인
상호 날인
완료
하지만 실제 프로젝트를 진행하다보면 시간에 쫓기기도 하거니와 위와 같이 복잡한 절차를 거쳐서 최종 관리를 하는 것이 시간적으로 낭비가 되는 부분도 분명 존재하기 때문에 1~3번까지의 진행으로 끝내는 것이 대부분입니다. 구축 프로젝트 같은 경우 프로젝트 완료 후 기간 내 작성된 모든 회의록 역시 산출물에 포함하여 제출하기 때문에 번거로운 4~5번과도 같은 과정은 스킵해도 크게 문제가 발생하지는 않습니다.
회의록 작성에 필요한 툴과 템플릿
가장 많이 사용하는 것은 아무래도 워드 형식의 문서 파일입니다.
워드 파일에 작성된 문서를 메일로 발송하여 공유하기도 하고 혹은 구글 드라이브와 같이 서버 상에 업로드하여 공유하기도 합니다.
요즘 많이 사용하는 노션이나 JIRA시스템을 사용하는 곳이라면 컨플루언스를 통해서 관리하기도 하죠. 작성 툴과 관리 방식은 무엇이되어도 상관없습니다. 우리의 모든 참여자가 허들을 느끼지 않는 툴을 선택하시면 됩니다.
중요한 것은 템플릿, 즉 구성이이에요.
회의록에는 꼭 들어가야 하는 내용들이 있습니다. 사소한 것 같아 보여도 추후 히스토리 추적을 위해서는 굉장히 중요한 부분임으로 이 부분은 꼭 체크하세요.
날짜/시간, 장소
미팅이 진행된 날짜와 시간을 모두 작성합니다.
저의 경우는 시간을 작성할 때는 시작 시간과 종료 시간을 모두 작성합니다. Ex. 10:00 ~ 12:30
오프라인에서 진행된 미팅이라면 회의 진행 장소를 작성하지만 Ex. AA사 17층 A회의실 온라인으로 진행되었다면 zoom 미팅과 같이 간단하게 작성합니다.
참여자
각 사, 혹은 각 팀에서 미팅에 참여한 모든 인원의 이름을 작성합니다. 이때 직함은 간단하게 약어로 작성하거나 패스하기도 합니다. 조금 꼰대같은 문화인지는 모르지만 어떤 회사에서는 직함이 들어가는 것을 굉장히 중요하게 생각하는 경우도 간혹 있습니다. 이 부분은 회사 혹은 프로젝트 분위기에 따라서 작성하시는 것이 좋겠네요. :)
회의 주제
주간 보고, 월간 보고와 같이 정기적인 미팅이 아닌 경우에는 미팅의 주제가 반드시 있기 마련입니다. 특히나 이슈사항이 발생하여 해당 건에 대한 미팅이 진행되는 경우라면 주제를 작성할 때부터 명확하게 작성하는 것이 좋습니다. 추후 해당 이슈에 대한 트래킹이 필요할 때 빠른 문서 확인이 가능하기 때문입니다. 개인적으로는 미팅에 대한 주제는 그 문서의 제목에도 포함시켜 저장, 공유합니다.
Ex. 운영 서버 교체로 인한 서비스 다운타임 확정에 관한 건
회의 내용
자, 여기가 가장 중요합니다.
가장 먼저 유념해야하는 것은 모든 논의 과정이 명확한 표현으로 작성되어야 한다는 점입니다.
중요 사항에 대해서는 해당 발언의 주체도 명시를 하는 것이 좋습니다. 업무상 진행되는 논의에 대해서는 대부분 기승전결이 명확할 수 밖에 없습니다. 진행하는 사항이 어려움이 있다면 어떤 사유로, 어떤 과정이, 무엇으로 인하여 이슈사항이 발생했는지. 그것을 해결하기 위해서 지원이 필요하거나 혹은 변경이 필요한 사항은 무엇인지에 대해서는 자연스럽게 대화가 이어지다보니 내가 회의 진행자라면 화자에게 충분한 발언의 시간을 주는 것도 필요합니다.
이렇게 제시된 의견을 가능한 모든 사항을 육하원칙에 따라서 정리해보세요.
누가 / 언제 / 어디서 / 무엇을 / 어떻게 / 왜
프로젝트가 진행되는 과정에 대해서 단순한 보고를 진행하는 것이 아니라면, 분명히 회의 시간에 제시된 이슈나 의견에는 육하원칙 중 하나에서 해결이 필요한 사항이 필요하기 때문에 미팅이 진행되는 경우가 많습니다. 그렇기 때문에 이러한 기본적인 육하원칙에 따라 내용을 정리하다보면 조금 더 명확하고 간결하게 미팅 내용을 정리할 수 있습니다.
서술형으로 작성하지 마세요.
미팅에 참여해서 발언하는 사람이 많으면 많을수록 정리해야할 내용들이 많아집니다. 하지만 회의시간은 정해져있고 그 짧은 시간 내에 메모를 하다보면 자연스럽게 그 상황에서는 발언 그대로를 받아쓰기 하듯이 작성할 수 밖에 없습니다. (저도 그렇게 해요 ^^;;;) 하지만 이 내용을 모든 미팅 참여 인원에게 공유하기 위해서는 논의된 주제별로 상하구조로 정리를 하는 것이 좋습니다.
Ex.
서술형 XXXX : 서버 교체 작업에 대한 시간을 예상할 수 없어서 개발서버에서 우선적으로 테스트 진행해보고 시나리오를 구성하기로 함
상하구조 방식 정리 OOOO
서버 교체 관련 이슈 사항
(1) 작업 소요 시간 : 예상 불가
(2) ##월 ##일 개발서버 교체로 테스트 진행 예정
(3) 개발서버 교체 소요시간 기준으로 운영서버 교체 시나리오 구성
결정/협의사항
회의에서 결정된 사항을 작성합니다. 결정사항, 협의사항이라고 해서 꼭 확정이 완료된 사항이 아닐 수도 있습니다. 특히나 구축 프로젝트에서는 효율적인 방법을 찾기 위해서 내부 테스트를 진행하거나 외부 서버, 외부 업체와 논의를 하는 등의 작업이 필요할 수 있습니다. 그런 내용들을 작성하시면 됩니다.
액션 아이템
각 사 혹은 각 팀에서 이번 주제에 대한 해결 혹은 진행을 위해서 실행해야하는 업무 내역을 작성합니다.
위의 예시처럼 서버가 교체된다면 기획팀에서는 이 업무 진행을 위해서 서비스 다운타임을 공지하는 게시물이나 팝업창을 제작하거나 내부 일정을 확인해서 원하는 날짜에 교체가 가능한지를 확인하는 업무가 있을 수 있겠죠. 개발팀의 경우 현재의 데이터베이스와 개발 소스 파일 등을 이관하는데 있어서의 이슈 사항이나 체크리스트를 작성해서 공유하는 업무가 있을 수 있습니다.
추후 일정
마지막으로 추후 일정입니다. 논의된 내용에 대해서 결론을 도출하지 못하고 끝났다거나, 1차적인 해결은 되었지만 잔여한 이슈를 논의해야 한다거나 하는 등의 이후 일정을 작성합니다. 가능한 추후 미팅을 진행할 날짜와 시간까지 확정하여 작성하는 것이 좋습니다.
TIP
회의 시간에 오가는 그 많은 이야기들, 어떻게 다 메모하죠?
요즘은 음성녹음을 활용하는 분들도 많이 있습니다. 손으로 메모하는 것은 키포인트에 대해서만 작성하고 전체 내용은 음성 녹음을 해서 추후 다시 들으면서 내용을 정리하는 분들도 계십니다. 아무리 기억력이 좋은 사람이라도 회의가 끝나는 그 순간 이후에는 중요한 내용을 잊어버리거나 놓치는 경우도 발생할 수 밖에 없습니다. 만약 내용이 어렵거나 이해할 수 없는 부분이 많은 논의가 진행되고 있다면 핸드폰의 녹음 기능을 사용하시는 것도 좋은 방법입니다.
회의록은 회의가 진행된 날짜에 공유하세요.
단순히 하루가 지나는 것만으로도 많은 기억은 사라질 수 밖에 없습니다. 우리 모두 휴먼이잖아요. ^^;; 퇴근하고 내 생활의 시간을 갖고 하다보면 미팅을 진행하면서 가졌던 긴장감이나 포인트를 놓칠 수도 있습니다. 따라서 오늘 진행한 회의에 대한 회의록은 반드시 오늘 공유해주세요. :)
짬이 늘면 가능한 것들
랩탑을 휴대할 수 있는 미팅에 참여하게 되면 저는 회의록을 회의 시간 내에 완료하여 회의가 끝나고 30분 이내 모든 참여자들에게 공유합니다.
물론 제가 회의를 진행하는 진행자의 역할을 할 때는 이것이 불가능하지만 PM 롤을 맡기 전까지는 이렇게 회의록을 작성, 공유하는 것을 몸에 익혔습니다. 논의될 사항에 대해서 사전에 상하구조로 그룹핑을 해서 회의에 참석합니다. 그리고 각 주제에 따라 발제된 의견들을 정리하여 1차적으로 정리합니다. 이렇게 하시려면 훈련은 반드시 필요합니다. 입으로는 말하고 있어도 손은 놀지 않는.... ㅋㅋㅋ 나름의 멀티력을 갖게 됩니다.
그리고 최종적으로 회의가 완료되면 - 회의실을 바로 비워줘야 하는 상황이 아니라면 - 그 자리에서 서술형으로 급하게 써놨던 내용들을 한번 더 정리하고 참여자에게 메일을 발송하고 난 뒤에 자리에서 일어납니다.
만약 모두에게 공유하기 전에 확인을 받아햐는 검토자(PM과 같은)가 있다면 해당 검토자에게만 회의록을 선 공유하고 추가적인 의견을 받아 전체 공유를 하시면 됩니다.
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