재택근무, 뉴 노멀이 되다. 2/3
우리는 언컨택트 업무방식을 어떻게 받아들이고 있을까?
안녕하세요. 플러스엑스 UX팀의 Yunnie, Bearbean 입니다.
저희는 앞서 발행한 ‘재택근무, 뉴노멀이 되다. 1/3’편에서 코로나 19 여파로 인해 많은 부분 바뀌게 된 우리의 근무 방식에 관하여 이야기를 하고 디자인 에이전시인 플러스엑스는 어떻게 재택근무를 시행했었는지 돌아보았습니다.
그리고 이번 시리즈를 통해 ‘플러스엑스 UX 팀만의 재택근무 가이드’를 제안하는 목표 또한 공유해 드렸습니다.
1편에서 살짝 말씀드렸듯이 이번 글에서는 다른 플러스엑스 UX 팀 멤버들과 재택근무를 시행 중인 다른 업계 디자이너들을 인터뷰하여 그들의 경험으로부터 얻은 인사이트를 정리하였습니다.
01. 50% 순환 재택근무를 경험하다.
1편에서 말씀드렸던 2번의 재택근무 이후, 플러스엑스는 또 한 번의 재택근무를 시행하였고 이번에는 각 팀의 50% 만 재택근무를 하는 순환 재택근무 방식으로 진행되었습니다.
저희 팀은 날짜별로 반드시 출근해야 하는 팀원은 출근하는 인원으로, 개별 작업 위주로 진행 예정인 팀원은 재택근무 인원으로 나누어 일주일 동안 순환 재택근무를 진행하였습니다.
이는 전원 재택근무와 색다른 경험이었고, 일주일간의 경험을 바탕으로 느낀 장단점은 아래와 같았습니다.
순환 재택근무의 장점
직원들의 건강을 최대한으로 보호하면서도 긴급한 업무는 원활하게 진행될 수 있도록 효율적으로 진행할 수 있는 방식이었다고 생각합니다.
만약 전 직원이 재택근무로 전환되었다면 긴급하게 발생하는 업무적 이슈들에 발 빠르게 대처하는 것이 어려웠을 수도 있었지만, 출근한 인원들이 회사 내에서 발생한 이슈에 빠르게 대처할 수 있었습니다.
순환 재택근무의 단점
다만, 전염병 이슈로 인해 진행되었던 재택근무였던 만큼 감염의 위험성을 완전히 방지하기에는 비효율적이었던 방식이라고 생각합니다.
상주 인원과 재택 인원이 고정되어있던 방식이 아니었기 때문에, 만약 직원 중의 1명이 감염자였다면 전 직원이 출근했을 때와 같이 집단 감염의 위험성이 있었을 것으로 생각합니다.
하지만 이러한 부분은 상주 인원과 재택 인원이 명확하게 나뉘어 장기적으로 진행되게 된다면 보완할 수 있을 것으로 생각됩니다.
02. PM이 경험한 재택근무는 어땠을까?
1편에서는 사원(aka. PE)으로써 경험한 재택근무에 대해서 공유해 드렸었습니다.
프로젝트의 PE들은 각자 담당하고 있는 업무에 최선으로 집중하면 되지만, PM들은 담당하고 있는 업무 외에도 유관 부서와의 커뮤니케이션, PE들의 담당 업무 확인 등 프로젝트의 전반적인 상황을 지속해서 체크해야 합니다.
이러한 부분이 재택근무 시에 어려운 부분이 있었을 것으로 예상되어 UX팀에서 PM 역할을 맡고 계신 Newnew 책임님(이하 ‘Newnew’) 그리고 Henry 선임님(이하 ‘Henry’)과 인터뷰를 진행하였습니다.
Q. 재택근무를 하면서 느꼈던 장점과 단점은 무엇이었나요?
[Newnew]
장점으로는 출퇴근 시간이 줄어 내가 사용할 수 있는 시간이 많아졌다는 점, 담당하고 있는 작업에 집중할 수 있는 시간이 늘었다는 점 등 시간을 효율적으로 사용할 수 있는 점이 가장 좋았습니다.
단점으로는 커뮤니케이션에 있어서 즉시성이 부족하다는 점이 있었습니다. 함께 자리에 앉아있으면 즉각적으로 커뮤니케이션을 하며 치열하게 프로젝트를 진행하는데, 재택근무로 전환되니 바로 해결될 수 있는 문제들도 신중하게 생각하고 약속을 잡은 후 이야기를 나눠야 해서 소통을 하는데 시간이 더 걸렸다는 점이 불편했었습니다.
화상 통화를 할 때, 오디오가 섞이면 의사소통에 지장이 생겨서 불편했었던 점도 있었습니다.
[Henry]
재택근무의 장점은 딱히 없다고 느껴졌습니다.
단점으로는 저희가 아무래도 갑작스럽게 재택근무로 전환되었기 때문에 제대로 된 인프라 구축이 되어있지 않아 불편함이 있었던 점이 있었습니다.
예를 들면, 커뮤니케이션 툴 같은 경우에도 현재는 프로젝트마다 다른 커뮤니케이션 툴을 사용하고 있는데, 재택근무 시에는 어떤 툴을 활용해서 커뮤니케이션을 할 것인지 내부적으로 정해지지 않았던 상황이어서 어떤 툴을 사용해야 하는지 혼란스러웠던 점이 있었습니다.
이러한 아쉬운 점을 보완하여 전 직원이 원활하게 재택근무를 할 수 있게 하기 위해서는 이를 서포트하는 조직이 따로 필요하겠다는 생각도 들었습니다.
Q. 프로젝트 매니징하는 입장에서 재택근무가 어려운 이유는 무엇인가요?
[Newnew]
'전체를 한눈에 보지 못하는 느낌 때문에 어렵다.'
회사 내에서 근무할 때는 직접 돌아다니면서 업무가 돌아가는 상황을 빠르게 파악할 수 있었는데, 재택근무를 할 때는 그렇게 할 수가 없어서 어려움이 있었습니다.
만약, QA와 같이 실시간으로 긴박하게 프로젝트가 진행되는 상황에서 재택근무를 하게 된다면 업무 파악이 바로 되지 않아서 프로젝트 매니징을 할 때 어려움이 있었을 것으로 생각합니다.
재택근무 시에도 업무가 돌아가는 상황을 파악하기 위해 저희 팀 같은 경우에는 매일 아침 10분씩 티타임을 하면서 이슈를 공유하는 자리가 있었습니다.
매니저 입장에서 이 시간이 개인별로 어떤 업무를 진행하고 있는지, 업무하면서 어떤 이슈가 있었는지, 누가 업무에 부하가 걸려있는지 등 프로젝트의 전반적인 상황을 파악하기에 좋았습니다.
[Henry]
'즉각적인 커뮤니케이션이 불가한 점, 각자의 업무가 실시간으로 공유되지 않는 점 때문에 어렵다.'
저희의 업의 특성상, 목업을 그리는 과정에서 많은 커뮤니케이션이 오갑니다.
목업의 방향성이 확실하게 결정된 상황이면 정해진 대로 진행하면 되지만, 목업의 방향성이 결정되지 않은 상황에서는 수정 의견을 계속 전달해야 하는데 텍스트로만 커뮤니케이션을 해야 하다 보니 의견을 전달하는 것에 많은 어려움이 있었습니다.
그리고 PE들이 개별 단위의 일들을 어떤 방향으로 설정하고 일을 하고 있느냐가 중요한데, 그 공유가 회사 내에서는 잘되지만, 비대면으로는 파악하기 어려운 점도 불편했습니다.
일을 제대로 하고 있는가에 대한 관찰이라기보다는 다른 방향으로 가고 있지는 않은지를 파악하여 PM으로써 프로젝트의 의도를 계속 잡아주는 역할을 비대면으로 하기에는 어려움이 있었습니다.
이러한 부분이 있었기 때문에 주니어 위주로 구성된 TF보다는 시니어가 많이 섞여 있는 TF라면 재택근무 시에도 PM이 프로젝트를 매니징하기에 더 효율적일 것으로 생각합니다.
Q. 재택근무를 하면서 생긴 업무상의 이슈가 있었나요? 있었다면 어떤 것이었나요?
[Newnew]
아이데이션처럼 여러 팀원의 의견이 필요한 회의를 진행하는 데 어려움이 있었습니다. 사내에서는 내가 낸 아이디어에 다른 사람이 기능을 덧붙이거나 고쳐서 개선할 수 있는데 화상으로 진행하니 그러한 커뮤니케이션이 되지 않아 힘든 점이 있었습니다.
하지만 이러한 시행착오도 겪어보면 나중에 이를 해결할 방법은 다 찾아 나가는 것 같습니다.
Q. 재택근무를 위한 새로운 커뮤니케이션 툴을 도입한다면 어떤 부분을 고려해야 할까요?
[Newnew]
대부분의 사람은 새로운 툴을 도입하자고 하면 부담감을 먼저 느끼는 경우가 많았습니다. 대게 매니저가 편한 툴로 밀고 가는 경향이 있고, 실무진들은 편한 툴을 찾아가는 경향이 있기 때문에 하나의 툴을 정하고 사용을 강제하는 것이 필요하다고 생각합니다.
[Henry]
지라 Screenshot — 지라 공식 홈페이지이번 재택근무에서는 지라를 사용했었는데, 담당자 업무 파악에 용이해서 좋았습니다. 평소에 사내에서 라인으로 커뮤니케이션을 하는데, 재택근무에서도 라인으로 커뮤니케이션을 하면 소모적이라는 느낌이 많이 들었었습니다.
하지만, 지라를 사용하게 되면 업무에 대한 담당자 할당도 용이하고, 이슈 등록 및 이슈와 관련이 있는 담당자를 태그해서 알림을 했기 때문에 프로젝트의 전반적인 부분을 파악하는 데는 편리하게 사용했었습니다.
하지만 사실상 커뮤니케이션 툴로 어떤 것을 사용해도 상관없다고 생각하며 초기 세팅을 어떻게 하느냐가 중요한 관건이라고 생각합니다. 초기 세팅은 사전에 기획이 잘 되어야 한다고 생각합니다.
슬랙을 예로 들면, 슬랙봇을 어떻게 처리할 것인지, 슬랙 채널은 어떻게 정리하고 문서공유는 어떻게 할 것인지에 대한 가이드가 잘 기획된 상태로 공유가 되어야 한다고 생각합니다.
기획이 잘못된다면, 현재 라인으로 커뮤니케이션하는 방식과 다를 바가 없으리라 생각합니다. 또한, 이러한 기획은 프로젝트 단위로 운영하고, 툴에 대한 세팅도 프로젝트를 가장 잘 이해하고 있는 PM이 맡아서 해야 효율적으로 운영될 수 있다고 생각합니다.
03. 외부 인터뷰
Photo by visuals on Unsplash저희는 다양한 업계에 종사 중인 UXUI디자이너 분들의 경험을 듣고자 다음과 같이 외부 인터뷰를 진행했습니다.
인터뷰 기간: 2020년 8월 22일 ~ 9월 5일
인터뷰 대상: 재택근무 중이거나 재택근무 경험이 있는 UX/UI디자이너
인터뷰 인원: 5명
인터뷰 방식: 카카오톡/라인 그룹콜을 활용한 비대면 인터뷰
Interviewee Profile
그림: 청담동 며느리Q. 현재 귀사에서는 재택근무를 진행하고 있으신가요? 진행 중이라면 재택근무를 시행한지 얼마나 되었나요?
[호호 부는 튜브J]
원래부터 회사에 재택근무 제도가 이미 있었으며, 일주일에 1~2번 정도 사용할 수 있었고 자주 사용했었습니다. 그리고 코로나 19 여파로 인한 전사 재택근무는 3월에 한 달 정도 진행이 되었고, 8월 20일부터 재개되어 현재 재택근무 중입니다.
[빵 굽는 할미]
현재 회사에서 2월부터 약 6개월 정도 재택근무를 하고 있으며, 지금도 계속 재택근무 중입니다.
[맥심 모카골드]
4월부터 최대한 재택근무를 하자는 지침이 공지로 내려왔으나, 바빠서 제대로 시행 못 하고 있다가 최근 코로나 재확산 사태(8월)으로 제대로 재택근무를 시작하게 되었습니다.
지금 다른 프로젝트 하는 분들은 재택 진행 중이고, 지금 제가 속해있는 프로젝트는 대면해서 회의할 일이 많아서 1주일에 한 번씩만 재택근무를 하고 있습니다.
[얼굴 마사지하는 애용이]
저희 회사는 그전까지 재택근무를 진행한 적이 없고 이번이 처음인데, 2월부터 6월까진 전면 재택근무를 하고, 그 후에 주 2회 출근으로 바뀌었으나 최근에 코로나 19 수도권 재확산 사태(8월)로 인해 다시 재택근무를 시작하게 되었습니다.
[글쓰는 유자]
코로나 19 수도권 재확산 사태(8월) 이후 팀에 따라 선택적으로 재택근무를 진행하고 있었으나, 인근 확진자 발생으로 급작스럽게 전사 재택근무로 전환되었습니다.
Q. 재택근무로 전환되고나서 출퇴근 기록, 근무 시간 등의 근태는 어떻게 관리되고 있나요?
[호호 부는 튜브J]
시프티 Screenshot — 시프티 공식 홈페이지저희 회사는 시프티라는 서비스를 사용하여 출퇴근을 기록합니다. 오전 7시부터 11시 사이에 출근 기록을 하면 되고, 하루에 8시간 근무시간을 필수로 채워야 하며 8시간 이상 근무도 가능합니다.
[빵 굽는 할미]
재택근무 이전에는 사내망에서만 연결 가능한 출퇴근 시스템이 있었는데 재택근무로 전환된 후에는 사내망을 사용할 수 없기 때문에 VPN을 사용하여 사내 망에 접근하여 출퇴근을 기록하고 있습니다.
매일 업무 보고를 사내 시스템에 작성해야 하는데, ‘현재 어떤 업무를 하고 있다’ 와 같이 큰 주제만 작성하고 상세 내용까지는 기재하지 않아도 됩니다.
[얼굴 마사지하는 애용이]
저희 회사는 원래 출근할 때 사내 시스템의 ON/OFF 버튼을 눌러 출/퇴근을 했는데, 재택근무하고부터 사내 시스템에 근무 결과 리포트를 프로젝트 단위로 무엇을 얼마나 했는지 매일 제출하도록 바뀌었습니다.
근무 시간 같은 경우에는 하루에 최소 얼마나 일해야 한다는 규정은 없지만 52시간 근무제를 지켜야 합니다. 하루에 일할 수 있는 근무 시간은 오전 6시부터 오후 10시까지며, 초과 근무 시 초과 근무 리포트를 제출해야 합니다.
[글쓰는 유자]
기존부터 사내망을 통해 출퇴근 시스템을 관리하고 있었기 때문에 재택근무 시에도 동일하게 관리되었습니다.
사내망에 접속을 한 경우 접속 중이라는 표시가 뜨는데, 접속했어도 업무를 시작하는 시간이 다를 수 있기 때문에 접속 시간과 업무 시작 시간이 따로 표시됩니다. 선택형 재택근무로도 진행이 되었기 때문에 재택근무 시에는 재택근무 중이라는 것을 표시할 수 있는 칸에 체크를 할 수 있었습니다.
Q. 재택근무 실시 공지와 재택근무로 전환하는 과정은 어떻게 진행되었나요?
[빵 굽는 할미]
먼저 회사의 공지사항 게시판에 공지가 올라오고 이후에 전체 문자 발송으로 안내가 되었습니다. 그리고 문자로 답변을 하여 수신 여부를 체크했었습니다.
재택근무로 전환되자마자 제대로 사회적 거리두기를 지키기 위해 회사 문화를 챙기는 팀이 회사 장비를 퀵으로 보내줬습니다.
[맥심 모카골드]
HQ에서 출근 전에 코로나 확산으로 재택근무를 하라는 전체 공지 메일이 왔었습니다. 그리고 각 프로젝트 매니저의 판단에 따라 재택근무를 어떤 방식(일주일 내내 할지, 일주일에 몇 번만 할지)으로 할지 결정되었습니다.
장비 같은 경우에는 장비 운반에 지출되는 비용(택시비)이 지원되어 회사에서 쓰던 업무용 장비를 가져갈 사람들은 가져가고, 집에 있는 장비로 근무하고자 하는 사람은 따로 가져가거나 하진 않았습니다.
[글쓰는 유자]
코로나 19 재확산 사태로 인해 재택근무 권고가 내려왔었는데, 같은 건물에 확진자 발생으로 인해 전사 재택근무 전환 공지가 내려오게 되었습니다. 공지는 문자 메시지로 먼저 전달되었으며, 이메일과 사내 시스템 메인 공지사항에도 등록이 되었습니다.
재택근무 공지는 처음부터 기간을 정해서 내려온 것이 아니라 며칠씩 연장이 되는 형태로 공지가 내려왔었습니다. 출근이 불가피한 인원은 각 리더와 상의 후에 출근하는 시스템으로 진행이 되었습니다.
Q. 재택근무 전환 과정에서 일어난 이슈 혹은 불편했던 점은 없었나요?
[호호 부는 튜브J]
원래 재택근무가 제도적으로 있었기 때문에 전환하는 과정에서 특별히 발생한 이슈 사항은 없었습니다.
기기 운반과 관련해서도 전사 직원이 노트북을 사용하기 때문에 기기 운반 과정에서 발생했던 불편 사항도 없었습니다. 회사에서 노트북 외에 보조 모니터를 사용하기는 하지만, 이를 운반하기 위한 비용 지원은 없었기에 보조 모니터를 집으로 가져오진 않았습니다.
대신 재택근무 준비를 하면서 발생한 불편 사항은 있었는데요, 회사 서버에 접근하기 위해서 VPN을 설치해야 했었는데 이 과정을 거쳐야 하는 점이 귀찮고 불편했었습니다.
[빵 굽는 할미]
회사에서 장비를 퀵으로 보내주긴 했지만 바로 받지 못해 재택을 시작한 오전 타임에 업무를 바로 시작하지 못했었습니다.
그리고 장비를 모니터까지는 퀵으로 보내줄 수 없었기 때문에 노트북만 받았는데, 저는 회사 모니터를 많이 활용했기에 이 부분이 좀 업무상 불편함으로 작용했었습니다.
[맥심 모카골드]
제 경우에는 업무에 필요한 장비가 미흡해서 불편했었고 무엇보다도 회사에서 무료로 주는 간식과 커피가 없어서 꽤 아쉬웠습니다.
운반 비용을 지원해준다고 하더라도 아이맥이나 큰 모니터 운반이 쉽지 않을 것 같고 회사에서 쓰던 장비를 가져가지 않고 집에 있는 자기 장비로 재택근 무하는 경우엔 협업 툴들을 다시 다운로드받는 것이 불편할 수 있을 것 같습니다.
[얼굴 마사지하는 애용이]
제 경우에는 재택근무 기간이 이렇게 길어질 줄은 모르고 개인 노트북에 VPN 등의 사내 시스템을 깔아 이용하다가 중간에 회사에서 쓰는 아이맥을 택시 타고 집으로 옮겨와 사용하고 있습니다. 물론 아이맥 운반에 든 비용은 회사에서 지원해줬습니다.
그리고 재택근무가 끝나기로 했던 시점에 재택근무를 계속 연장한다는 공지가 저번 주말에 내려왔는데, 주말이라 메신저 알림을 꺼놓는 직원들은 해당 공지를 늦게 확인하는 이슈가 있었다고 합니다.
Q. 재택 근무 시작 전에 업무와 관련하여 회사 전체 혹은 팀 내에서 합의한 규칙이 따로 있었나요?
[호호 부는 튜브J]
근무 방식과 관련된 규칙으로는 회사에서 제공한 기기로만 작업을 진행해야 한다는 점, 보안 이슈로 인해 집에서만 근무를 해야 한다는 점 그리고 회의를 진행하면서 무엇을 하는지 파악하기 위해 회의를 진행할 시에는 무조건 화상 화면을 켜야 한다는 점이 있었습니다.
매일 아침 화상 회의로 지금까지 어떤 일을 진행했고, 오늘은 어떤 업무를 할 것인지에 관한 내용을 공유하고 있습니다.
[빵 굽는 할미]
회사 문화 자체가 스스로 업무를 하는 스타일이기 때문에 일을 하는 방식에 대한 터치가 없어서 업무에 관련된 규칙이나 가이드가 내려오지는 않았습니다.
대신 슬랙, 지라, 위키 등을 적극적으로 활용하라는 가이드 영상이 포함된 재택근무를 편하게 할 수 있는 팁이 전달되었습니다. 인사팀에서 ‘이러한 환경(코로나19 확산)에서는 우리에게 어떤 교육이 필요할까?’라는 질문에서 시작하여 이런 가이드 영상을 제작했다고 합니다.
그리고 이후에도 해당 팀에서 재택근무를 잘하는 방법, 재택근무 중에 일어난 썰 등의 콘텐츠를 만들어 전사에 공유하기도 했습니다.
[맥심 모카골드]
아침에 한 명이 화상 회의 프로그램을 통해 10시에 출석 체크하듯이 출근 확인을 하고 스크럼 방식으로 서로의 업무 계획을 얘기합니다. 그리고 슬랙으로 점심시간을 합의하고 퇴근 시 퇴근하겠다고 채팅으로 알리고 퇴근하고 있습니다.
Q. 재택 근무할 때 어떤 장비와 프로그램을 사용했었나요?
[호호 부는 튜브J] - 구글 행아웃, 슬랙
화상 회의 같은 경우에는 구글 행아웃을 사용하기도 하고, 슬랙 콜을 사용하기도 합니다. 구글 행아웃의 경우에는 구글 캘린더에 회의가 등록되어 있으면 이를 통해 화상 회의에 참여할 수 있기 때문에 편리성 측면에서 매우 좋다고 생각합니다.
그리고 회사 서버를 접근할 때는 VPN을 사용해 접근하게끔 되어있어, 서버에 접근이 필요한 경우 VPN을 통해 접근하고 있습니다.
[빵 굽는 할미] - 구글 행아웃, 줌, 구글 워드, 구글 프레젠테이션, 슬랙
회의할 때 구글 행아웃과 줌을 사용하는데 각각 장단이 있어서 회의의 성격이나 상황에 따라 선택합니다. 구글 행아웃은 사람들이 쉽게 접근이 가능하지만 동시에 여러 사람이 말하면 소리가 겹치기 때문에 적은 인원으로 회의를 빠르게 진행할 때 사용합니다. 그리고 줌은 여러 사람이 동시에 말해도 목소리가 겹치지 않기 때문에 인원이 많은 회의에서 사용합니다.
제 업무가 결과물에 대한 기획 내용, 설계 내용을 정리하는 것이기 때문에 구글 워드나 구글 프레젠테이션을 사용하여 같이 일하는 사람들이 무엇을 하는지 실시간으로 보며 작업합니다.
또한 채널 분리가 용이하고 다양한 주제의 대화가 나와도 히스토리를 잘 정리할 수 있어 메신저로써 슬랙을 많이 사용하고 있습니다.
[맥심 모카골드] - 줌, 슬랙
팀마다 다른데, 저희 팀은 슬랙과 줌으로 다 해결하고 있습니다. 특히 주간 보고, 아침 회의 등은 전부 다 줌으로 진행 중인데, 줌은 입사했을 때 모든 사람이 사용하고 있어서 사용하는데 불편한 점은 없었고, 슬랙은 알람이 바로바로 안 떠서 슬랙을 계속 보고 있지 않는 이상 바로 답장하기 어려운 불편함이 있는 것 같습니다.
[얼굴 마사지하는 애용이] - 라인, 사내 채팅 서비스, 사내 시스템(그룹웨어)
보통 라인에서 제공하는 기능 혹은 사내에서 제공하는 사내 채팅 서비스를 주로 사용하는데요, 저희 디자인팀은 회의할 일이 많지 않은 편이기에, 어쩌다 하게 되면 화상보다는 음성으로 회의하곤 했습니다.
이에 관련하여 하나 해프닝이 있었는데, 화상 채팅에 접속하면 음소거 설정이 디폴트로 되어있어 그걸 모르고 계속 회의를 진행하다가 본인에게 질문이 돌아왔을 때 열심히 답했지만, 상대방은 아무런 답이 없어 서로 당황했던 적이 있었습니다.
그리고 사내 시스템에서 제공하는 드라이브를 통해 파일 공유를 하는데 지금은 해결되었지만, 재택근무 초창기에는 서버 이슈로 업무 시간에 데이터 전송량이 늘어나면 속도가 많이 느려져 불편했었던 적이 있었습니다.
[글쓰는 유자] - 피그마, 마이크로소프트 팀즈
저희 회사는 마이크로소프트 팀즈를 통해 회의했었는데요, 팀즈는 채팅이 잘 되어있고, 사내 연락망과 연동되어 있어서 회의 참석자들을 초대하기 편했습니다. 대신 음질이 나쁘고 하울링이 심해서 상대방의 음성이 잘 들리지 않는 이슈가 있었습니다.
그리고 사내 망을 사용할 때는 캠을 켤 수 없어서 아침 회의 때마다 서로의 목소리에 의존해야해서 불편했습니다. 결국 팀즈는 로컬에서 실행시키거나 얼굴이 필요할 때는 핸드폰으로 팀즈를 실행시켰습니다.
디자인 툴은 피그마를 사용했습니다. 피그마같은 경우엔 여러 명이 동시에 작업도 가능하고 화면마다 코멘트를 달며 피드백을 주고받을 수 있어서 좋은 것 같습니다. 만약 화면을 보며 회의가 필요한 경우에는 피그마 내에 코멘트를 달기보다는 피그마 공유 링크를 전달하고, 화면 공유를 띄워 놓고 마이크로소프트 팀즈로 통화하며 진행했었습니다.
Q. 주간 보고, 회의 등의 협업이 필요할 때는 어떤 방식으로 진행하셨나요? 그리고 이를 위해 따로 사용한 프로그램이 있나요?
[호호 부는 튜브J]
매일 아침 구글 행아웃으로 스크럼을 진행하는데, 10분에서 15분 정도 오늘 어떤 업무를 할지 공유하고 있습니다. 진행한 회의 내용은 팀장님이 노션에 기록하고 계십니다.
파일 공유의 경우에는 전사적으로 내려온 가이드라인은 없으며, 팀에 따라 다른 방식으로 파일을 공유합니다. 구글 드라이브를 사용하는 팀도 있고, 드롭박스를 사용하는 팀도 있습니다.
저희 팀 같은 경우에는 스케치 파일만 공유하면 되기 때문에 앱스트랙을 사용하고 있습니다. 앱스트랙과 같은 경우, 파일을 최신화하려면 매번 동기화를 해야 하며, 이 동기화를 위해 시간이 조금 소요된다는 점이 불편했습니다.
특히, 스케치 라이브러리에 수정 사항이 있을 때 불편한 점이 있는데요, 스케치 라이브러리를 수정하고 이를 스케치 파일에 적용하려면 먼저 스케치 라이브러리를 업데이트하고 앱스트랙을 동기화해야 하는 이 과정이 번거로워서 매우 불편합니다.
[빵 굽는 할미]
주간 회의는 주당 한 번씩 하고 있으며, 이슈 사항, 다음 주에 어떤 업무를 진행할 것인지 주로 얘기합니다. 그리고 회의에서 나온 내용 등을 회사 위키 페이지에 히스토리를 남기고, 위키를 같이 보면서 행아웃이나 줌으로 화상회의를 하고 있습니다.
저는 회의를 많이 하는데, 아무래도 행아웃이나 줌으로 회의를 진행하게 되면 중요한 내용을 놓치는 경우가 있어서 문서를 미리 만들어서 회의 전에 공유합니다. 이렇게 하면 회의에서 어떤 내용을 이야기할지 집중을 할 수 있어서 좋은 것 같아요.
또, 오랫동안 발표하는 경우 제가 말하는 내용을 상대가 잘 알아듣고 있는지 확인이 어려워서 혼자서만 이야기를 하는 것 같아 커뮤니케이션의 한계를 느끼곤 합니다.
그래서 이러한 부분을 보완하기 위해 공유 문서를 많이 활용하는 편입니다. 제가 이야기하고 있는 동안 상대방의 커서의 움직임을 파악할 수 있기 때문에 “아 상대가 듣고 있구나”란 느낌이 들기 때문입니다.
Q. 재택근무 환경은 어떻게 조성하셨나요?
[호호 부는 튜브J]
기존에 재택근무를 일주일에 1~2번 정도 진행했던 시기에는 장소가 불편해도 그냥 업무를 했었는데, 장기적으로 재택근무를 하게 되니 더 편리한 환경 조성에 대한 필요성을 느꼈습니다.
그래서 편리하게 업무를 하기 위해 의자를 구매하고, 책상을 깨끗하게 정리하고, 노트북 거치대와 마우스를 구매하여 더 편한 환경에서 업무를 할 수 있도록 각종 장비들을 구입했습니다.
분위기 조성을 위해 스탠드도 하나 주변에 위치시키고, 재택근무를 하면서 맛있는 커피를 마시기 위해 드립백도 구매했습니다.
[빵 굽는 할미]
집은 쉬는 공간으로 인식하고 있어서 처음에는 집에서 업무를 하는 것이 낯설었습니다.
집에 보조 모니터가 없어서 집중하기 어려웠는데, 재택근무를 시작한 지 3개월 즈음에 회사에서 재택근무에 도움이 되는 장비의 구매 비용을 지원해준다 하여 노트북 받침대, 의자, 책상 등 업무를 잘 할 수 있는 장비를 구입했습니다.
이 부분은 회사에서 유연하게 지원을 해주려고 했던 것 같은 게, 누군가에겐 커피가 업무에 필수일 수 있기에 커피 머신을 구매하신 분에게도 비용 지원을 해주셨다고 합니다.
[맥심 모카골드]
집에서 근무한다는 느낌이 들지 않도록 회사의 근무 환경과 유사하게 조성하려고 노력한 것 같습니다.
회사 모니터를 가져와도 되지만, 혼자 운반하기 어려웠고 업무용 외의 목적으로도 보조 모니터가 필요하다고 생각해 개인 사비로 하나 장만했습니다. 또 노래 들으면서 근무하고 싶어서 스피커도 구매하고 키보드도 추가 구매하였습니다.
Q. 재택근무를 하면서 느꼈던 장점은 무엇이었나요?
[호호 부는 튜브J]
재택근무의 가장 큰 장점은 출퇴근을 하지 않아도 된다는 점입니다.
저 같은 경우엔 출근 시간만 1시간 반 정도 소요되기 때문에 이 시간을 단축할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이라고 생각합니다. 그리고 출퇴근이 없는 만큼, 평소에 회사를 가기 위해 준비하는 과정도 생략되고 일어나자마자 업무를 할 수 있다는 점 역시 매우 좋다고 생각합니다.
근무 환경이 자유롭다는 점도 굉장히 좋았습니다. 평소에 회사에서 음악을 들으려면 이어폰을 끼고 들었어야 했는데, 집에서는 좋아하는 노래를 크게 틀고 업무를 할 수 있다는 점이 가장 좋았습니다.
또한, 깊게 몰입해야 하는 업무를 할 때는 집중이 잘 된다는 것도 좋은 것 같습니다.
[맥심 모카골드]
재택을 하면 점심 시간 동안은 자유롭고 일을 하다가도 쉬고 싶으면 자유롭게 잠시 쉴 수 있는 점이 좋았습니다.
저 같은 경우엔 작업할 때 누가 지켜보는 것에 압박감을 느껴서 안 좋아하는데, 재택근무는 그런 게 없어서 좋습니다.
재택근무할 때는 제 마음대로 작업을 할 수 있고 제 취향의 노래를 마음대로 틀 수 있는 점도 좋은 것 같습니다.
Q. 그렇다면 반대로 재택근무를 하면서 느꼈던 단점은 무엇이었나요?
[호호 부는 튜브J]
재택근무의 가장 큰 단점은 회의에 집중하기가 어렵다는 점입니다.
아무리 화면을 공유하고, 화상 화면을 켜도 현장에서 함께하는 회의보다는 현장감도 덜 느껴지고 의사소통이 잘 안 되어 불편함을 느꼈습니다.
그 사람의 음성도 현장에서 듣는 것과 다르고, 직접적으로 주고받는 눈 맞춤 같은 것들이 없어서 현장감이 덜 느껴지게 되고 이것이 집중하기 어려워진 이유가 되었다고 생각합니다.
[빵 굽는 할미]
회사에서는 자리에 없으면 급하지 않은 이상 일을 주지 않는데, 재택근무다보니 퇴근한 지 모르고 업무 요청을 하는 경우가 종종 있습니다. 그러다보니 퇴근을 했지만 급한 요청이 올까 봐 메신저의 알림을 크게 해놓고 종일 바라보게 된 것이 큰 단점인 것 같습니다.
집에 혼자 있는 게 아니기 때문에, 중요한 회의를 하는데 예기치 못하게 가족이 들어왔다든가 하는 등의 이유로 흐름이 끊기는 것도 단점 중 하나입니다.
[맥심 모카골드]
소통이 바로바로 안 되니 업무가 지연되어 답답합니다. 다른 사람들끼리 프로젝트에 대해 나누는 이야기를 다 듣지 못하니 프로젝트 내용을 전반적으로 이해하지 못하는 이슈가 생겨서 이 부분은 큰 문제인 것 같습니다.
그리고 회의를 할 때 가족들이 불쑥 등장하거나 티비보는 소리와 같이 생활 중 발생하는 소음이 방해되는 편입니다.
회사에 있으면, 상황을 보다가 상급자가 잠시 시간이 비는 것 같다는 판단이 들면 아무 때나 보고를 할 수 있는데, 재택근무를 할 때는 좀 더 형식적인 보고 시간을 정해야 하니, 부담스럽고 채팅으로 얘기를 해야 하는 것들이 다 추가적인 일이어서 부담스럽습니다.
팀원들과 단절된 느낌을 받는 것 또한 단점이라 생각됩니다.
[글쓰는 유자]
같이 쓰는 협업 툴이 얼마나 좋은가와 누구와 쓰는가에 따라서 재택에 대한 마음이 달라지는 것 같습니다.
소통이 잘 될 때는 재택근무도 괜찮다고 느끼는데, 협업 툴의 품질과 사용성이 떨어져서 서로 소통이 되지 않을 때 재택이 너무 답답하게 느껴집니다.
보통은 회의하면서 업무를 하는 느낌을 받는데, 협업 툴 이슈로 인해 원활히 진행되지 않을 때 툴에 대한 불만이 ‘회의가 좋지 않았다’라는 생각으로 이어지고 업무를 하고 있다는 느낌이 전혀 나지 않는 것 같습니다.
Q. 재택근무에 방해되는 요소가 있다면 무엇인지와 그 이유에 대하여 간단히 설명 부탁드립니다.
[호호 부는 튜브J]
집의 환경들이 재택근무에 방해되는 요소였습니다. 제 경우에는 집에서 부모님, 그리고 강아지와 함께 살고 있기 때문에 부모님이나 강아지가 업무 하는 장소에 왔다 갔다 하는 것이 신경 쓰였습니다. 그래서 회의 때마다 문을 꼭 닫아야 했습니다.
또, 집은 휴식을 취하는 공간이다 보니 누울 곳이 있다는 점이 또 굉장한 방해요소였습니다.
[빵 굽는 할미]
외부 소음, 가족들의 예상치 못한 방문 그리고 네트워크 상황이 가장 방해되는 요소입니다.
중요한 미팅을 같이하고 있는데 한쪽의 네트워크 상황이 좋지 않아 연결되지 않거나 브리핑 도중에 네트워크 오류로 나가는 경우, 그 미팅의 흐름이 끊어지기 때문입니다.
아무래도 행아웃, 줌이 무료 툴이기 때문에 음질이 좋지 않은데, 거기다가 외부에서 들려오는 소음이나 선풍기 소음 등으로 인해 회의에서 커뮤니케이션이 불편했던 적이 많습니다.
[얼굴 마사지하는 애용이]
회사는 음료수랑 간식을 저렴하게 제공하고 에어컨이 상시 켜져 있어 일하기에 쾌적한 환경인데, 집에서는 밥도 직접 해야 하고 설거지나 빨래 같은 집안일, 집 주변 소음 등 신경 쓸 것이 많은 것이 방해 요소입니다.
[글쓰는 유자]
저는 밥이 방해 요소가 되는 것 같습니다. 코로나 사태로 인한 재택이기 때문에 집에서 해 먹어야 하는데 밖에서 사 먹는 것보다 직접 해 먹는 게 시간이 더 길게 소요되기 때문입니다.
그리고 배달을 시켜도 배달 시간이 있다 보니 어쩔 수 없이 업무 시간에 주문을 미리 하게 됩니다.
Q. 재택근무를 하면서 생긴 업무상의 이슈 혹은 인상깊었던 업무 외적인 해프닝이나 경험이 있었나요?
[빵 굽는 할미]
업무상의 이슈는 아니고, 약간 인상적인 경험이 하나 있습니다. 원래 저희가 서비스를 오픈하는 날에는 실시간 모니터링을 계속하면서 유관 부서 담당자들과 상황실에서 대기하는데, 재택근무에서는 불가능하니까 행아웃으로 진행했었습니다. 행아웃이 최대 100명이 들어올 수 있는데, 그때 60, 70명이 한 번에 들어와서 화상을 켜고 대기를 했던 진기한 광경을 볼 수 있었습니다.
그리고 간혹 카메라를 안 켜는 미팅도 있는데, 그럴 때 편하게 있다가 갑자기 카메라가 켜져서 당황했던 적이 있습니다.
[맥심 모카골드]
잦은 소통이 정말 중요하다는 걸 깨달은 일이 하나 있었는데요, 서로 다른 파일로 작업 중인 것을 모른 상태로 일을 하다가 조금 늦게 그 사실에 대해 알게 되었던 적이 있었습니다.
그때 당시에는 놀랬었지만 지나고 보니 소통의 중요성을 다시금 알게 해 준 뜻깊은 사건이라고 생각됩니다. 다시 경험하고 싶지는 않았던 일이었습니다.
[얼굴 마사지하는 애용이]
제 경험은 아니지만, 개발자분들이 검수용 앱을 주면 그걸 가지고 검수하는데, 무언가 오류가 생겨서 회사까지 찾아가서 회사에서 직접 처리해야 했다는 분들이 계셨다고 합니다.
그리고 작은 이슈 같은 경우엔 개발자분들 자리로 직접 찾아가서 대화하여 빠르게 처리할 수 있는데, 재택근무를 할 때는 그렇게 하지 못해서 답답한 부분이 많습니다.
[글쓰는 유자]
아침마다 회의를 진행하는데 모든 사람이 재택을 하는 것이 아니라 어떤 인원은 재택을 하고 어떤 인원은 회사에서 업무를 보았습니다.
그러다보니 회의할 때 회사에 출근해 같은 공간에 있는 분들 중 한 분이 대표로 팀즈를 실행시켰는데, 대표로 말씀하시는 분 외에 다른 분들의 말은 잘 들리지 않았습니다. 결국 대표로 팀즈를 키신 분이 마치 통역사처럼 재택근무자와 사무실 출근자의 대화를 이어주셨습니다.
분명 온라인 회의라고 모두가 다른 공간에 있는 상황은 아닐텐데 일부만 재택을 실행하는 상황에서 온라인 회의를 진행하기에는 아직 시스템상 어려운 부분이 있다고 느꼈습니다.
Q. 우리 회사/팀만의 슬기로운 재택근무 팁이 있다면 어떤 것이 있을까요?
[호호 부는 튜브J]
다른 회사들이 재택근무를 어떻게 진행하고 있는지 잘 모르기 때문에 당연한 규칙이라고 생각되는 것이 많지만 그래도 말씀드리면, 화상회의를 할 때는 꼭 화면을 켜야 한다는 규칙은 화면을 켜 놓는 것이 서로에게 더 집중하는데 도움이 되는 것 같습니다.
또, 집에서도 회사와 비슷한 업무 환경을 만드는 것이 중요하다고 생각합니다.
그리고 회사에서 사용하던 기기로 그대로 작업을 한다는 규칙 역시, 회사에서 작업하던 그대로 작업을 할 수 있어서 좋았습니다.
[빵 굽는 할미]
저희 회사는 ‘재택근무 피할 수 없으면 즐기자’란 느낌으로 직원들을 감시하기 보다는 재미있게 일하게끔 푸시 하는 편입니다. 그래서 회사 차원에서 여는 소소한 이벤트가 많은 편입니다.
예를 들면 재택 브이로그 올리기, 지금 나의 모습 찍어서 올리기 같은 게 있는데 이런 이벤트들이 물리적으로는 떨어져 있지만 우리는 다른 방식으로 같이 있는 것을 알리기 위한 소통 방식인 것 같아서 좋은 것 같습니다.
그리고 최근에 20–30분 걸려서 할 수 있는 설문조사를 회사에서 진행했었는데, 거기에 재택근무에 관련된 질문이 많았어요. 그 설문을 하면서 회사가 앞으로 재택근무를 했을 때 어떻게 재미있게 재택근무를 할 수 있게 할지에 대한 고민이 많이 보여서 회사에서 진행하는 일들을 더 믿고 잘 따르게 되는 것 같습니다.
[맥심 모카골드]
재택근무할 때 우리 그룹에서만 진행했던 이벤트가 있는데, 점심시간에 퀴즈 문제를 10–20개 사이로 이사님과 퀴즈 제작이 지목된 인원들이 만들어서 그룹 내 사람들이 맞추는 퀴즈 이벤트였습니다.
최종까지 살아남은 사람에게는 랜덤 박스 방식으로 선물을 하나씩 주는데 선물도 받고 친목도 도모할 수 있어 좋은 것 같습니다.
협업 툴에 대한 팁을 드리자면, 저희가 여러 툴을 써봤지만, 재택근무용으로 다 같이 오류 없이 문서를 쉽게 공유할 수 있는 것은 피그마였어요. 다만 한글 입력 시 발생하는 버그가 있어 조금 아쉽긴 합니다.
그리고 피그마 다음으로는 앱스트랙이 유용한 것 같습니다. 다만, 앱스트랙은 해당 툴의 사용법이 조금 어려운 게 문제인데, 만약 구성원 모두가 이 툴에 익숙해진다면 가장 오류 없이 깔끔하게 문서 공유가 가능합니다!
마무리하며…
이번 편에서 저희는 글을 쓰는 동안 하게 된 3번째 재택근무 경험과 UX팀의 PM/PL들의 재택근무에 대한 시선, 마지막으로 국내 다양한 업계에서 활동 중인 5명의 UXUI 디자이너의 재택근무 경험을 공유해 드렸습니다.
UX팀의 PM/PL, 다른 회사의 UXUI 디자이너들의 경험을 들으니 재택근무에 대해 참 많은 인사이트를 얻을 수 있었고 저희의 목표인 ’플러스엑스 UX 팀만의 재택근무 가이드’의 윤곽이 잡혀가는 것 같았습니다.
이번 편은 여기서 마치고 저희는 인터뷰 데이터를 바탕으로 플러스엑스 UX 팀만의 재택근무 가이드를 만든 뒤, 다시 돌아오겠습니다.
감사합니다.
(PS. 인터뷰에 응해주신 모든 분들께 감사합니다. 덕분에 좋은 인사이트를 많이 얻었습니다.)
재택근무, 뉴 노멀이 되다 시리즈
1편 - 언컨택트 업무방식을 받아들이고 공존하는 방법
2편 - 우리는 언컨택트 업무방식을 어떻게 받아들이고 있을까? (열람 중)
3편 - 더 나은 언컨택트 업무방식을 위해서 무엇을 준비해야 할까?
