대행사에 전화하기 좋은 타이밍

그냥 한 번 보자고 하세요. 금방 갑니다.

스타트업 이벤트를 제작하는 에픽스테이지, 강석일 프로듀서입니다.

행사기획 문의를 받고 방문을 하면 가장 많이 듣는 말 중에 하나가 이 내용입니다

행사대행을... 어디서부터 어디까지 해주시는 건가요?

일반적으로 이벤트 산업 내에서 대행의 범위는 두 가지로 나뉩니다.

(1) 기획의도를 중심으로 하여 콘셉트의 도출, 세션의 구성을 포함하는 광의의 '기획 부문'

(2) 이미 정해진 프로그램과 일정, 자원을 가지고 최적화된 운영안을 도출하는 '운영 부문'

보통은 수의계약 범주에서 진행되는 거의 대부분의 행사가 (2) 번의 대행에 포함됩니다. 좋은 시설과 최고 수준의 스태프가 동원되어서 성공적으로 행사를 마치게 됩니다.

그럼에도 불구하고,

분명히 찝찝한 감이 남습니다.

왜 그럴까요?

내가 만들었던 행사기획안은, 과연 최선이었을까?

저희에게 의뢰를 주시는 대부분의 AC 실무자분들은 항상 격무에 시달리고 있습니다. 팀 코칭 일정, 강사 섭외, 하반기에 새롭게 진행할 프로그램의 구성..... 단 하나의 행사를 위해서 몰입하고 집중할 수 있는 시간이 적을 수밖에 없습니다.

- 피칭 시간이 애매했어...

- 질의응답 시간을 더 확보해야 했어...

- 네트워킹을 자율로 두지 말고 규칙을 정했었더라면...

- 행사 날짜를 옮겨서라도 이 연사를 불러왔어야 했는데...

모두 행사가 끝나고서야 드는 생각들입니다.

이는 대행사에게 '기획'이 아닌 '운영'만을 대행 의뢰하기 때문에 생기는 일입니다.

이번 육성프로그램의 특성, 최근의 이벤트 트렌드,

팀들의 성장 단계, 참가하는 사람들의 특성과 자격, 경험적 요인을

'의뢰하는 기관의 담당자만 아는 상태에서 기획을 끝냈기 때문에'

그 이후에 들어온 대행사로서는 무언가 손대려면

행사의 마스터플랜을 수정해야만 합니다.

결국은 현실적인 범위 내에서만 운영계획을 수립하게 되는 것이지요.

이는,

이삿짐센터를 부를 때, 살고 있는 상태 그대로에서 견적을 받는이유와 비슷합니다.

짐을 다 싸놓고 이삿짐센터를 부르면, 일이야 간단하고 빨리 끝나겠지만,

그들이 가지고 있는 정리정돈, 클리닝 서비스는 요청을 하려야 할 수가 없겠죠?

이사를 하면서 구조도 한 번 바꿔보고, 버릴 건 버리고, 살 건 사면서

생활환경을 점점 개선해야 하는 당초의 계획이 어그러지는 것이지요.

대행사가 가지고 있는 수 백번의 행사경험을 기획 안에 녹여낼 수 있다면,

같은 비용, 같은 시간을 들여도

훨씬 더 높은 퀄리티의 행사가 나올 수밖에 없습니다.

그럼 입찰에 부칠 것도 아닌데 어떻게 기획단계에서 대행사를 부르느냐고요?

아직 딱히 뭐가 준비된 것도 아닌데, 미리 불러서 딱히 할 이야기도 없는데 말이죠?

뭐 그럴 수는 있는데......

제가 할 이야기가 있습니다.

어떤 행사가 더 잘 어울릴지, 어떤 형식이 적절할지,

요즘 다른 곳들, 다른 나라들은 어떻게 행사를 하는지,

전해드릴 것들이 무척 많습니다.

대략 가을쯤, 겨울쯤, 혹은 언제가 될지는 모르겠지만 해야 하는 행사가 있다면,

미팅을 요청해 주세요!

더 좋은 행사를 만들기 위한 고민을 같이 하고 싶습니다 :)