기획자의 글쓰기 2편. 회의록 작성법

신입사원이 알아야 할 회의 준비

여러 직무와 협업하는 기획자는 회의에 참석하는 일이 많습니다.

클라이언트와의 요구사항 회의부터 기획서 리뷰 회의, 디자인/개발/마케팅팀과의 협업을 위한 회의까지.

최근 한 시간 반 동안 진행된 회의를 참석할 일이 있었습니다. 팀 막내가 회의록을 써왔는데 딱 세줄을 적어와 당황스러웠던 경험이 있습니다. (한 시간 반 동안의 회의 내용을 세줄로 간추린 것도 능력...입니다.)

실제로 외국에서 활용하고 있는 회의 중 플랭크 회의가 있습니다. 회의 발언권을 얻고 나서는 플렝크자세로 발언을 해야합니다.

실제로 회의시간이 79%나 단축했다고 합니다.

회의를 길게 하거나 자주 하는 것도 비효율적이지만 그보다 더욱 최악인 것은 기록이 남지 않아 나중에 회의 때 무엇을 이야기했는지, 이후 무엇을 해야 하는지 모르는 회의입니다.

회의 전/후 어떤 것을 준비해야 하는지, 회의록에 어떤 항목이 들어가야 하는지 정리해보고자 합니다.

회의 전

회의 전,  일시와 장소, 참석자를 최종적으로 확인합니다.

회의 참석자에게 일시, 장소 및 회의 agenda를 공유해줍니다.

이때 사전에 봐야 할 문서가 있다면 함께 공유합니다 

회의 당일

사전에 내용을 공유했지만 참석자가 잊어버렸을 수 있으니  회의가 있는 당일, 다시 한번 리마인드 해주는 것이 좋습니다.

회의 시간 전 장소에 컴퓨터, 프로젝터 등 기기를 세팅하고 회의 중 봐야 할 자료가 있다면 인원수대로 프린트하여 준비합니다.

회의 중

회의 중 중점적으로 메모해야 할 내용은 어떤 회의냐에 따라 다릅니다.

발표나 리뷰인 경우엔 그 내용이 중요합니다.

발표내용 요약

질의응답 내용

이후 진행 계획(Action Plan)

무언가 결정해야 하는 회의에서는 의견이 중요합니다.

참석자 의견

최종 결정 사항

이후 진행 계획(Action Plan)

중요한 회의이거나 회의 내용이 많아 꼼꼼하게 작성할 자신이 없다면 녹음을 하는 것이 좋습니다. 녹음한 것을 다시 들으면서 놓쳤던 내용이나 모르는 용어들을 찾아보며 이해할 수 있어서 회의록 작성할 시에 좋습니다.

녹음한 내용을 대본처럼 그대로 옮기는 경우가 더러있습니다.

그보다는 참석자의 발언의 핵심을 요약하여 기록하는것이 좋습니다.

회의 후

회의 후에는 당일이나 다음날까지 회의록 작성하여 공유하는 것이 좋습니다.

회의록에 포함되어야 할 내용은 다음과 같습니다.

일시 장소

참석자

회의 agenda

회의 내용

회의 중 확인 필요한 내용

향후 진행계획(일정)

회의록에 꼭 작성해야 할 내용은 Action Plan입니다. 회의만 열심히 하고 이후부터는 업무가 진행이 안 되어서 서로 책임을 미루는 경우가 있습니다. 회의 이후 어떤 팀이 무엇을 확인하기로 했고, 이후 업무를 언제까지 하기로 했는지 리스트업하고 공유해야 합니다.

사회 초년생일때는 회의록을 어떻게 작성해야할지 모른다면 구글에 샘플이 많으니 참고해보시면 좋습니다.