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매거진 몇 안되는 노하우

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계정을 잊어버리셨나요?

by 강석수 Dec 16. 2016

스케쥴 관리 노하우

플래너를 통하여 늘어만 가는 업무와 일상을 효율적으로 관리하기

이번 포스팅은 제가 플래너를 써가며 터득한 스케쥴 관리 노하우를 공유하고자 합니다. 뭐 대단한 것은 아니지만, 제가 가진 몇 안되는 간단한 노하우니 속는셈치고 한 번 따라해보시면 좋을 것 같습니다.

플래너 추천은 맨 마지막에 하겠습니다.

아.... 오늘 처리하기로 한 일이 있었는데.... 아... 뭐였지.... 중요한 일인데....

아.. 오늘 누구와 미팅하기로 했지...? 기억이 안나네 큰일이네....

누군가와 같이 일을 하다 보면 저런 말을 하는 분들을 봅니다. 핸드폰이나, 수첩, 다이어리 등 아무것도 들여다보지 않고 자기 기억에만 의존하는 사람들이죠. 제가 함께 일할 때 가장 신뢰하지 않는 사람들입니다.

왜냐하면 아무리 기억력이 좋아도 해야할 업무와 미팅, 사적인 약속들이 많아지면 일일이 다 머릿속으로만 기억할 수는 없습니다. 덜 중요한 것은 당연히 까먹게 되고, 더 중요한 것도 자기도 모르는 사이에 까먹게 되죠.

이런 분들에게는 일을 맡길 때에 까먹지 않고 잘 하고 있을지 신경이 쓰입니다. 미팅의 경우도 일주일 이상 또는 한달 이상 텀을 두는 경우에는 잊고 있을까봐 1주일 전에 연락하고, 3일 전에 연락하고, 당일에도 연락합니다.

설마 실무에서 자기 업무와 미팅을 기억 못할 사람이 어디 있겠나 생각하시는 분들도 계실지 모르겠지만, 제가 만난 분들 중에서 꽤 많은 분들이 자기 기억에만 의존하여 자주 까먹는 분들이셨습니다. 연구원, 교수, 스타트업 대표님 등 많은 분들이 그러했죠.

친구들과의 약속은 늦거나 안가면 욕 한 두 마디 먹고 다시 만나고를 반복해도 됩니다만, 일을 할때는 다릅니다. 미팅을 제대로 준비하지 않으면 망신당하기 십상이고, 미팅 지각하거나 까먹고 참석하지 못하면 신뢰를 잃게 되며, 자주 데드라인을 넘기는 행동은 비즈니스에 치명타입니다.

너무나도 당연한 이치인데 많은 분들이 약속이나 데드라인을 잘 지키지 않고 있습니다.

저는 이 문제가 자기 자신을 너무 믿어서 생기는 것이 아닌가 생각합니다.

저도 2013년에 학교라는 울타리를 뛰쳐나와 창업한다고 돌아다닐 때, 스케쥴 관리에 많은 어려움을 느꼈습니다. 늘 까먹고 늦고, 너무 늦으면 안가고.... 이런게 반복되다 보니 저는 제 자신을 믿지 않게 되었습니다.

제 자신을 믿지 않다 보니, 저를 도와줄 수 있는 도구가 필요했습니다. 그래서 플래너라는 것을 쓰며 하나하나 체계를 잡아가기 시작했습니다.

1. 플래너와 스마트폰 '미리알림' App 사용

가장 기본적이면서도 중요한 부분입니다. 플래너를 통해 계획하고 스마트폰 알림으로 시간을 지킵니다.

1.1. 플래너 사용

저는 플래너와 스마트폰에 모든 일들을 기록하면서 스케쥴 관리를 하고 있는데요. 이렇게 기록하는 이유는 단 한가지, 생각을 하나로 단순화 시키기 위해서 입니다. 복잡한 스케쥴들을 플래너와 스마트폰에 저장하고난 뒤에 제가 생각할 것은 단 하나로 단순화 됩니다. 바로.

플래너 확인

다음주 누구와 어디서 약속이 있는지, 내일 출근 하자마자 무엇을 해야 하는지, 사업 계획서 제출은 언제까지인지 등등 기억하고 잊지 않으려 애써야하는 생각들을 '플래너 확인'이라는 단 하나로 단순화 시킬 수 있다는 것입니다. 이렇게 생각하고 신경쓸게 '플래너 확인' 이라는 것으로 단순화되다보니 당연히 업무 집중도는 올라가게 되고 짜여진 스케쥴에 맞춰서 움직이면 되니 스트레스도 줄어듭니다.

1.2. 스마트폰 미리알림 App 사용

또한 시간과 관련된 것은 전부 스마트폰 '미리알림'으로 해놓습니다. 일을 하다가 알림이 울리면 즉각 반응하여 움직이기만 하면 됩니다. 당연히 하던 일을 정리할 시간과 이동시간을 충분히 고려하여 넉넉하게 시간을 맞춰 놓았기 때문에 여유롭게 움직일 수 있습니다.

저는 보통 대중교통을 이용할 경우 열차나 버스를 한 번 놓쳤을 경우와 러시아워 등을 고려하여 약속 장소에 30분 일찍 도착하도록 시간을 맞춰 놓습니다. 이동하면서, 그리고 일찍 도착해서 관련 서류를 훑어 보며 준비를 합니다.

아래부터는 본격적으로 플래너를 통해 계획하고 스케쥴을 관리하는 방법입니다.

2. 매일 오전 30분, 취침 전 30분 플래너 작성 및 반성하기

이것도 물론 중요한 부분입니다.

- 일년 계획을 위해 1주일을 쓰고

- 한달 계획을 위해 반나절 또는 하루를 쓰며

- 하루 계획을 위해 오전과 취침 전 30분씩을 썼습니다.

저는 보통 연말과 월말에 계획을 짭니다. 그리고 업무 시작 30분 전과 취침 전 30분 전에 하루를 계획하고 반성합니다. 이렇게 계획을 잡는 것 부터 하나씩 습관화하는 데에 의의를 두고 행하고 있습니다.

3. 우선 순위 정하기

우선순위를 정하는 방법은 일년 계획이든 한달 계획이든 하루 계획이든 마찬가지입니다. 일단 계획을 짜기 전에 우선 순위를 고려하지 않고 '해야할 것'과 '하고 싶은 것'을 쭉 써내려갑니다. 우선 순위를 정하면서 정리하려고 하면 사고가 막히는 기분이 들기 때문에 우선순위를 생각하지 않고 그냥 적습니다.

다 적고 나면 그것을 완료하기까지 얼마나 걸릴지 예상 시간을 적습니다. 그리고 각 시간에 1.5배 정도를 곱합니다. 저는 저를 잘 믿지 않기 때문에 실제 예상한 시간 보다 넉넉하게 잡습니다. 대신 중간 중간 스스로 데드라인을 정하여 진행 상황을 체크할 수 있도록 하고 있습니다.

그리고 하루 하루 지내면서 새롭게 생기는 스케쥴은 플래너와 스마트폰 '미리알림'에 바로 바로 기입합니다.

4. 플래너 쳐다보기

****정말 진짜 중요 (전부 다 중요하다고 하네요ㅋ 근데 이건 진짜 중요)

플래너를 사용하시다보면 플래너 자체를 쳐다보는 것에 두려움을 느낄 때가 오게 됩니다. 그 이유는 너무 많은 것을 계획하고 너무 많은 것을 실천하지 못했을 때인 것 같습니다. 저는 심할 경우 2주일 넘게 플래너 확인을 안했습니다. 2~3일 실천을 안하다 보니 쳐다보기가 두려워지고 2주가 지날때 까지 '플래너 확인' 이라는 단순한 생각은 계속 하면서도 두려움에 확인을 안하게 됩니다.

하지만, 쳐다 보셔야합니다. 계획한 것을 실천하지도 못하고 시간을 허비하는 내 자신에 브레이크를 걸어줄 것은 제가 쓴 플래너를 보는 것 밖에는 없습니다. 꼭 매일 아침 저녁으로 플래너를 펼쳐서 쳐다보시기를 바랍니다. 꼭.

아래는 플래너 추천에 대한 글입니다.

# 플래너 추천: 윈키아 플래너 대박

현재 플래너의 양대산맥인 '프랭클린 플래너'와 '윈키아 플래너'가 있습니다. 저는 두가지를 다 써봤습니다. 제일 처음에 쓴 것은 '프랭클린 플래너'였고 그 다음부터는 '윈키아 플래너'를 3년 동안 꾸준히 써오고 있습니다.

(2014, 2015, 2016 윈키아 플래너_3년째 골수팬 인증_결코 책상이 더러워 침대에서 찍은 것 아님_책상 깨끗함)

일단 전제 조건을 하나 깔고 가겠습니다. 저는 플래너를 통해 제 스케쥴을 관리하는 것, 그 이상 그 이하도 아닙니다. 다이어리를 예쁘게 꾸미거나 하루 하루 생각과 마음, 느낌을 알차게 기록하려는 분들에게는 제가 플래너를 추천하는 이유에 대해 공감하지 못하실 수 있습니다.

스티커 붙이고 꾸미고 뭐고 다 필요없고 심플하게 시간 관리 제대로 하고 싶으신 분들은 절 믿고 이 기회에 플래너 하나 장만하시면 좋을 것 같습니다.

이제 본격적으로 왜 '윈키아 플래너'를 쓰게 됐는지 '프랭클린 플래너'와 간단하게 비교하면서 적극적으로 추천해드리도록 하겠습니다.

Why Winkia? : 일주일 하루 24시간이 한 눈에 펼쳐지는 놀라운 윈키아 플래너

보통 프랭클린 플래너를 쓰시는 분들을 이런 원데이 원페이지, 즉 하루 한 페이지를 씁니다.

프랭클린 플래너_1Day 1Page_출처: 프랭클린 플래너 공식 홈페이지

전 이게 너무 불편했습니다. 오늘과 내일 스케쥴만 적는다면 좋겠지만, 다음주와 다음달 등의 먼 미래의 스케쥴을 기입할때 종이를 엄청 넘겨야합니다. 다음주 스케쥴을 기입하기 위해 적어도 3~4장 이상은 넘겨야만 스케쥴을 기입할 수 있습니다.

또한 24시간 스케쥴을 정할 수가 없어요. 어떤 것은 오전 6시부터 오후 9시, 저 위에 2017년 것도 오전9시 부터 오후 6시까지 밖에 안적혀 있네요. 새벽에 일찍 일어나서 운동 또는 책을 읽거나 밤 늦게 약속이 있는 경우에는 스케쥴을 기입할 때에 불편합니다. (물론 저는 새벽에 운동을 하거나 책 따위를 읽진 않습니다만.... 저녁에는 술 약속이 자주 있었었드랬....)

반면 윈키아는요.

출처: 윈키아 공식 블로그

보이십니까. 일주일 매일 24시간이 눈에 확 들어옵니다. 위에는 To Do List 작성하는 곳과 아래는 24시간 스케쥴을 기입할 수 있는 타임 테이블이 있습니다.

사실 이건 직접 써보지 않는 이상 모릅니다. 눈 앞에 일주일이 쫘~악! 펼쳐지고, 세 네 번만 페이지를 넘기면 한달 동안의 모든 스케쥴을 기입하고 확인할 수 있습니다. 직접 써보시면 압니다. 군더더기 없습니다. 깔끔합니다.

원래 윈키아는 '프랭클린 플래너' 사용자들이 불편해했던 점들을 개선하여 나온 것입니다. 그것이 바로 일주일이 한눈에 보이는 것과 24시간 스케쥴 기입하는 것입니다. 저 또한 '프랭클린 플래너'를 써봤고 똑간은 불편함을 느끼고 있었기에 윈키아를 본 순간 바로 갈아타게 되었습니다.

그런데, 주변 지인들에게 추천해본 결과, 플래너를 단 한번도 써보지 않던 사람도, 윈키아의 한눈에 들어오는 일주일 스케쥴에 감탄을 하곤 합니다. 그 좋은 피드백들을 받았기 때문에 저는 윈키아를 적극적으로 제 주변에 홍보하고 다닙니다.

# 참고: 가치를 정하고 꿈을 정하고 기록하는 부분이 있습니다. 저는 개인적으로 이 부분을 사용하지 않습니다만, 사용하실 분들은 사용하시면 좋을 것 같습니다.

#윈키아 플래너와 필자의 비하인드 스토리

사실 제가 윈키아의 골수 팬이 된 데에는 진짜 이유가 있습니다.

윈키아 홈페이지 내(內)_ 필자 계정_ 게시물 관리 페이지

(저 게시물은 현재 들어가지질 않습니다.. 게시판을 막아 놓은 듯 합니다. 저도 저기 위에 캡쳐한 것 밖에 못 봐요 ㅠㅠ)

2013년 9월 1일에 제가 문의 글을 남긴 것이 있습니다. 바로 저 시기에 제가 '윈키아 플래너'의 '파피루스'라는 제품을 구매하려고 했습니다. 그런데 보니까 4개월 밖에 못 쓰는 제품을 그 정도의 돈을 주고 사기에는 너무 아까웠습니다. 물론 당시에 윈키아도 그것을 감안하여 할인을 해주긴 했는데, 4개월 쓰는 것에 비하면 너무 비싸다고 생각했습니다. 정확히 얼마였는지는 저도 잘 기억이 안납니다만은 '할인해도 비싸다'는 생각만 생각이 나는...쩝..

아무튼 저 문의 글에는, '예비 창업자인데 시간 관리를 제대로 하고 싶습니다. 파피루스를 꼭 한번 써보고 싶은데, 할인이 이미 들어가 있지만, 4개월 밖에 안남은 이 시점에서 이 값을 주고 사기에는 너무 아쉽고 아깝기에 조금 더 할인해주시면 안되겠습니까' 라는 내용인 것 같아요 제 기억으로는.

그런데, 하루만에 그때 당시 공동 대표였던 이종우 대표이사님이 직접 답을 해주셨습니다. 진짜 기억은 안나지만, 이종우 대표님께서 "저도 창업할 당시에 힘들었었고 주변의 많은 도움을 받았다"....라는 내용이었던 것으로 기억합니다. 그러시면서 저한테 "열심히 하고 힘내라"고 하시면서, 직원들에게 말해놓을 테니까 고객센터에 주소와 함께 메일을 보내면 선물로 그냥 보내주신다는 내용이었습니다.

저는 감사드린다는 답장과 함께 메일을 보냈고, '파피루스 일반' 제품을 원한다고 적었습니다. 이에 덧붙여 파피루스 슬림 버전은 샘플이 있으면 보내달라고 했습니다. '프랭클린 플래너' 같은 경우 샘플로 몇 장 무료로 주기도 하길래 윈키아도 있는 줄 알고 요청했습니다. 그런데 제게 배송된 것은 '파피루스 일반'과 '슬림' 두가지 완제품이 왔습니다.

감동받은 저는 그때부터 감사한 마음으로 골수 팬이 되었으며, 스케쥴 관리를 힘들어하는 지인들에게 무조건 윈키아를 적극 추천하고 있습니다. 물론 제품 자체가 훌륭하기 때문에 구매한 분들의 만족도는 엄청 좋았습니다.

제가 위에 말씀드린 스케쥴 관리 방법은 사실 조금만 검색해봐도 쉽게 찾을 수 있는 내용들 입니다. 저는 스케쥴 관리 비법을 전부 다 실천해봤닫고 할 정도로 찾아서 해봤는데요. 그 중에서 정말 군더더기 없는 핵심만 추려낸 것이라고 보시면 됩니다. 역시 뭐니 뭐니 해도 가장 좋은 것은 덕지 덕지 추가하는게 아니라 더이상 뺄게 없는 상태 아니겠습니까.

아무리 방법을 알아도 체계를 잡아가고 습관화하여 자신만의 룰을 정하기까지는 정말 오랜 시간이 걸립니다. 기본적인 룰을 설명해드렸으니 자신만의 룰을 더하여 풍성하고 알차게 삶을 계획하시길 바랍니다. 저는 '3색 펜으로 색깔별로 업무 표시하기', '빈 공간에 그날의 느낌들 한 두 줄로 정리하기', '루틴화된 일상은 간단하게 표시하기' 등이 있습니다.