삼성인들은 어떤 협업 도구로 일할까?
삼성 브리티웍스 리뷰 제 1 편
엔데믹 시대, 예측할 수 없는 미래에 대한 커지는 불확실성에 대응하고자, 기업은 사무실과 원격을 모두 고려하는 새로운 업무 방식이 요즘 화두다. 한국경영자총협회는 사회적 거리 두기 해제 이후 국내 매출 100대 기업 재택근무 현황 조사를 실시했는데, 응답 기업의 73%가 재택근무를 이미 실시하고 있다고 언급했다.
특히, 사무직은 응답 기업의 73%가 ‘재택근무를 시행 중’ 이라고 답하였다. 또, ‘향후 재택근무 활용 및 확산 전망’은 49%가 지속적으로 확산될 것으로 답하였고, 그 외 일부 기업은 3단계 격상 시 시행을 검토할 것으로 응답하였다. 이와 같이 시간과 공간의 제약 없이 탄력적으로 일하는 하이브리드 업무 방식에 적응하는 기업만이 엔데믹 시대에서 경쟁 우위를 지킬 수 있다.
그렇다면 이미 50만 명의 삼성인이 사용하고 있는 하이브리드 업무 솔루션인 브리티웍스는 어떨까? 오늘은 실시간 협업을 제공하는 브리티웍스에 대해 알아보고자 한다.
사람과 사람 간을 연결하는 브리티웍스
가장 먼저 눈에 띄는 점은 브리티웍스가 조직 내의 구성원들에게 소속감과 조직 문화를 유지하고 강화하기 위해 원격 협업을 위한 디지털 공간을 마련했다는 점이다. 사무실이든 자택이든 PC와 맥(Mac), 스마트폰과 같은 다양한 장치로 업무 시스템에 접근하여 업무 진척을 매우 향상시킬 수 있다.
[그림 1] 모든 통합 업무를 할 수 있는 올-인 원 협업 공간 포털
이러한 디지털 업무 공간에서 팀 간의 협업은 [그림 1]과 같이 협업 공간 포털에서 이루어진다. 메일, 결재, 일정, 주소록, 할 일 목록, 자료 공유를 위한 드라이브까지 모두 브리티웍스 하나만 있으면 언제 어디서든 사용할 수 있다. 특히, 한 곳에서 모든 업무가 가능한 협업 공간 포털을 제공하는 것은 국내 잔디나 해외 줌과 같이 단일 기능만 제공하는 타사 협업 도구와 뚜렷하게 구별된다.
[그림 2] 전자메일과 일정을 보여주는 모바일용 브리티웍스 화면
브리티 메일은 사무실이나 집에서 근무할 때에는 퍼스널 컴퓨터를, 외근이나 출장할 때에는 스마트폰을 이용한 실시간 협업과 커뮤니케이션으로 언제 어디서든 업무 처리를 할 수 있다. 그리고 인사시스템의 조직도와 연계하여 재택, 휴가, 외근 등 임직원의 근무 상황을 확인 가능하고, 내 캘린더 외에 동료들의 일정도 조회할 수 있다.
더욱이 메일을 수신할 때도, 스팸 또는 악성코드를 탐지하여 PC 및 네트워크에서 감염을 예방할 수 있다 브리티웍스에서 제공하는 KMS 서비스는 메일을 발신하고 수신하는 사람만 메일을 확인가능하게 하는 개인정보보호차원의 서비스로 카카오워크 또는 네이버웍스에서는 찾아 볼 수 없는 기능으로 브리티웍스만이 가진 특별한 장점이다.
[그림 3] 업무 포털 내에서 전자 결재/승인 통합
전자 결재와 승인도 전자 메일을 작성하는 것처럼 편리하게 승인 요청할 수 있다. 브리티웍스는 올인원 플랫폼으로, 전자 메일과 결재가 통합되어 플랫폼 간 이동 없이 간편하게 사용할 수 있다. 하지만 네이버웍스는 전자 결재 플랫폼이 통합되어 있지 않아, 별도의 전자 결재 앱을 설치하거나 웹사이트로 이동해야 하는 불편함이 있다.
예를 들어, [그림 3]와 같이 해외 콘퍼런스 출장 비용이나 마케팅 캠페인 비용 등 반드시 부서장의 결재가 필요한 경우, 승인자, 동의자, 알림을 받을 사람만 입력하면 실시간으로 승인 현황을 볼 수 있다. 또, 타 부서 간의 협조 공문을 자주 사용하는 경우라면 승인 템플릿을 저장하고 나중에 다시 불러 쓸 수 있다.또한 외부 메일 도메인으로 메일을 보내거나 대용량 파일이 포함된 경우 부서장 승인 후 발송이 가능하게 하는 등의 기능을 제공한다.
그 외에 다음과 같은 추가 보안 옵션을 제공해 회사의 데이터 자산을 안전하게 보호한다.
첫째, 유상 옵션으로 전자메일 저널링을 선택할 수 있는데, 조직의 전자 메일 보관 전략으로 모든 통신을 기록할 수 있다. 이러한 메일 저널링을 통해 엄격한 규제와 규정 준수 요구를 적용하여 직원들이 보다 안전한 비지니스 작업을 수행할 수 있다.
둘째, 최근 기업의 컴플라이언스 관리 필요성이 높아지고 있는데, 브리티메일의 유상 옵션인 컴플라이언스 지원 기능(CPGS, Compliance Guide System)을 도입하면 자칫 문제가 될 수 있는 단어들을 포함한 메일을 사전에 탐지하여 기업의 컴플라이언스 문제를 예방할 수 있다.
[그림 4] 배경 화면과 자주 쓰는 기능을 위젯으로 지정하여 나만의 맞춤형 브리티메일
한편, 나만의 비즈니스 스타일로 메일 기능을 개인화 할 수 있다. 특히, MZ 세대 신입 사원들이 좋아하는 나만의 개성을 살릴 수 있고 [그림 4]와 같이 자주 쓰는 기능들은 홈 화면에 배치해 나만의 맞춤형 브리티 메일 앱을 설정할 수 있거나, 브리티웍스에서 추천하는 배경을 사용할 수 있다.
사내 시스템과 외부 시스템을 안전하게 연결하는 브리티웍스
브리티웍스는 그룹 통합 관제 센터(CSCC, Cloud Security Control Center)을 운영하여 웹 서버 침입 및 악성 파일 업로드 시도를 탐지 및 방어할 수 있다. 사람과 사람을 연결하는 협업 공간을 제공할 뿐만 아니라 보다 안전한 업무 환경을 위한 보안을 제공하고 나아가 사내 및 외부 업무 시스템과 연결하여 업무 공간을 확장 시킬 수 있다. 좀 더 기술적인 장점을 살펴보겠다.
첫째, 한계점이 많은 기존의 전산실 형태의 구축 방식이 아닌 하이브리드 워크에 최적화된 서비스형 소프트웨어 (SaaS)를 채택했다. 안전한 통합 인증과 표준 API 기술을 활용하여 시스템별로 분산되어 있는 데이터를 클라우드 서비스로 연결하여 데이터 허브로서 수행하고 보호한다. 따라서, 전사적 자원 관리(ERP)나 고객 관계 관리(CRM)와 같은 기존 레거시 사내 시스템과도 안전하게 연결할 수 있다. 이러한 데이터 허브는 전자 메일과 메신저, 미팅, 드라이브 등에서 업무 환경과 사용자별로 보안 옵션을 각각 나누어서 제공할 수 있다는 이점을 제공한다.
[그림 5] 한 곳으로 연결되는 다양한 안전한 사내 시스템 보안 (출처: REAL Summit 2022)
둘째, 브리티웍스는 다양한 업무 시스템을 추가하여 쉽고 간편하게 접속할 수 있다. 기업의 임직원은 협업 구성원들과 필요한 시스템을 추가하여 별도의 웹브라우저로 이동하지 않고 한 곳에서 시스템 화면을 확인할 수 있다. 또, 업무 환경이나 부서 및 개인별 보안 등급별로 데이터 접근권한을 부여해 원격 근무 중에도 안전하게 협업할 수 있다. 이것은 사외 업무 시에도 정보 유출 방지를 위해 장소와 대상에 맞는 다양한 보안 옵션을 제공하는 것과 일맥상통한다.
셋째, 보안 위협이 큰 사외 업무 환경을 고려하여 사용자 인증부터 자료 저장과 자료 확인 등 상황별로 필요한 보안 옵션을 적용한다. [그림 5]에서 보듯이, 사외 로그인 시 외부 해커들이 침입하여 인증과 암호를 가로채지 못하게 일회용 비밀번호(OTP)를 사용하여 2단계 인증(2FA)으로 보안 강화한 것은 삼성 브리티웍스만의 강점이다. 그 뿐만 아니라 지문이나 얼굴 안면과 같은 생체 인증이 적용되어 보다 안전하게 사용할 수 있다.
[그림 6] 공유 멤버만 지정하여 안전한 파일 공유할 수 있는 브리티 드라이브
넷째, 업무 자료는 개인이나 로컬 PC에 저장 못하도록 접근 권한을 통제하고, 브리티 드라이브와 같은 회사 클라우드에서만 저장할 수 있도록 제공한다. 저장된 파일은 My files 탭에서 확인 가능하고, 이를 [그림 6]과 같이 특정 해당하는 구성원 또는 부서 등의 워크그룹(Workgroups)을 지정하여 안전하게 공유할 수 있다. 또한, 브리티 드라이브는 윈도우 탐색기 뷰를 제공하여 일반 폴더처럼 간편하게 접속이 가능하다.
참고로 워크 그룹은 프로젝트의 산출물 관리를 위한 협업 기능으로 내 권한에 따라 워크 그룹에 새 폴더를 만들거나 파일을 업로드 할 수 있다. 또한 외부인에게 데이터를 사외 공유하는 경우 데이터 조회 기간과 횟수를 제한하여 공유가 가능하다.
[그림 7] 사내 및 사외 업무장소에 따라 강화 옵션 적용 (출처: REAL Summit 2022)
다섯째, 업무 시 취급하는 정보 민감도나 직급에 따라 데이터 보관 기간을 다르게 설정할 수 있다. 예를 들어, 기획 부서나 재무관리, 인사, 임원 등 조직도 내에서 직무나 직급과 같은 취급 정보에 따라 기준을 나누어 A등급은 14일, 영업이나 상품 기획 부서 같은 B등급은 1년으로 데이터 보관 기간을 차등 설정하고 기간 도래 시 데이터를 자동으로 삭제할 수 있다. 또한 [그림 7]과 같이 화면을 통한 정보 유출을 방지하고자 모바일 화면 캡처가 불가하도록 설정하거나 워터마크를 적용해서 문서에 대한 저작권을 확실히 표시 해 문서를 공유할 수 있다.
마무리
시간과 공간의 장벽 없는 협업이야말로 온택트 시대에서 기업의 생산성 향상에 크게 기여한다. 브리티웍스는 사람과 사람을 잇는 새로운 디지털 협업 공간으로서 삼성의 업무 철학이 투영되었으며, 삼성 전체 계열사가 안전하게 사용하는 디지털 트랜스포메이션 보안의 핵심 엔진 역할을 선두하고 있다. 향후 이어질 2편에서는 비대면 근무 환경 속 협업의 중심인 브리티 미팅과 브리티 메신저에 대해 다뤄보겠다.
* 본 리뷰는 삼성SDS로 부터 대가를 제공 받았으나 주관적인 저의 생각으로 작성했음을 밝혀 드립니다.
