프로젝트 진행 시 이것 때문에 어렵진 않으셨나요?
Project Management Tip
프로젝트를 진행하면서 쉬웠던 프로젝트 보다 어려웠던 프로젝트들이 더 많았습니다.
왜 어려웠던 프로젝트들이 많았을까? 그리고 그때 왜 어려웠을까를 돌이켜보았을 때 생각나는 항목은 “잘못된 설계 및 구현 범위 산정”, “개발 중심적인 타이트한 설계&디자인 일정 계획”, “프로젝트 Fit에 맞는 설계/디자인 인력 배정 여부”가 생각나네요
(프로젝트 각자 맡은 담당과 역할에 따라 차이가 있을 수 있습니다. 이 글은 UI/UX PM이자 설계자 입장에서 작성되니 이 점 참고하여 읽어주시길 바랄게요!)
이러한 어려웠던 지점들을 완벽하게 해결할 수는 없겠지만, 그래도 조금은 해소할 수 있는 방법은 무엇이 있을까?라는 고민을 17년 동안 반복하였는데…
이러한 고민은 항상 “프로젝트 시작 시 (____)가 명확하지 않았네”라는 생각이 들었습니다.
요구사항 수집과 분석, 협의, 그리고 관리를 보다 효율적으로 할 수 있는 방법은?
프로젝트를 시작하면서 우리는 고객이 설정해 놓은 프로젝트 미션은 무엇인지, 미션을 수행하기 위한 요구사항은 어떻게 되는지를 전달받고, 분석하여 협의하는 과정을 통해 프로젝트 범위가 정해지게 됩니다.(계약 단계 혹은 기술협상과정을 통해서 1차로 다듬어지는 경우도 있습니다.)
시니어분들도 요구사항 수집하는 단계에서.. 그리고 분석하는 단계에서.. 그리고 협의하는 단계.. 마지막으로 요구사항을 관리하는 단계에서 어려움을 호소하는 경우가 있기에 요구사항 수집과 분석, 그리고 관리에 대한 내용을 공유해보고자 합니다.
1. 프로젝트 요구사항 수집이란 무엇인가?
프로젝트 요구사항 수집은 SI 프로젝트에서 가장 기본적인 작업 중 하나입니다.
이 단계에서는 프로젝트의 목적과 범위를 정확히 이해하고, 필요한 기능과 기술적 요구사항을 파악하는 것이 목표입니다. 요구사항 수집은 프로젝트 팀과 고객 간의 소통과 협력을 강화하며, 프로젝트의 성공에 필수적인 역할을 합니다.
2. 요구사항 수집의 중요성 이해하기
요구사항 수집은 프로젝트의 성패를 좌우하는 중요한 단계입니다.
올바르게 수집된 요구사항은 프로젝트의 목표를 정확하게 이해하고, 그에 맞는 전략을 수립할 수 있도록 돕습니다.
또한, 요구사항 수집을 통해 고객의 요구와 욕구를 파악하여 만족시킬 수 있는 최적의 솔루션을 제공할 수 있습니다.
따라서, 효과적인 요구사항 수집은 프로젝트의 성공을 위해 반드시 필요한 작업입니다.
3. 효과적인 요구사항 수집을 위한 사전 준비
효과적인 요구사항 수집을 위해서는 사전에 준비 작업이 필요합니다.
첫째로, 프로젝트 팀은 프로젝트의 목표와 범위를 명확하게 정의해야 합니다.
이를 통해 어떤 요구사항이 필요한지를 파악하고, 그에 맞는 방법을 선택할 수 있습니다.
둘째로, 프로젝트 팀은 요구사항 수집을 담당할 인원을 선정하고 역할을 분담해야 합니다.
이를 통해 프로젝트별 역할 분담 및 담당자별 수집하려는 정보의 범위와 목적에 맞는 사전 분석을 진행할 수 있습니다. 이는 효율적인 작업 진행을 위해 중요한 요소입니다.
4. 인터뷰를 통한 요구사항 확보
인터뷰와 설문조사는 요구사항 수집을 위해 널리 사용되는 방법 중 하나입니다.
인터뷰는 고객과 직접 대면하여 필요한 정보를 질문하고 답변받는 방식으로 진행됩니다.
이 과정에서 고객의 의견과 욕구를 정확하게 파악할 수 있으며, 다양한 의견을 수집하고 분석함으로써 요구사항을 더욱 확실하게 파악할 수 있습니다.
* Rightbrain 가치UX그룹 UX 거버넌스 중 “요구사항질의서” 문서5. 워크숍과 브레인스토밍 기법 활용법(옵션)
모든 프로젝트에서 진행되지는 않지만 요구사항 수집과 분석 단계에서 필요에 따라 워크숍과 브레인스토밍 과정을 거치게 되며, 이는 프로젝트 요구사항 수집을 위해 효과적인 경우도 있습니다.
워크숍은 고객과 프로젝트 팀(기획, 디자인, 개발, 관련 비즈니스 관계자 포함)이 함께 참여하는 작업 모임으로, 다양한 의견을 나누고 공유할 수 있는 기회를 제공합니다.
이를 통해 프로젝트 목표와 기대치를 공유하며, 요구사항을 상세히 도출할 수 있으며, 외부적으로 확인할 수 없었던 수면 아래의 프로젝트 목적과 필요성등을 확인할 수 있습니다.
브레인스토밍은 창의적인 아이디어를 도출하기 위해 자유로운 아이디어 발상과 토론을 활용하는 기법입니다.
이를 통해 다양한 관점에서 요구사항을 분석하고 도출할 수 있습니다.
6. 분석 도구와 기술 도입하기(옵션)
요구사항을 수집한 후에는 이를 분석하여 정리하는 작업이 필요합니다.
이를 위해 다양한 분석 도구와 기술을 활용할 수 있습니다.
예를 들어, 요구사항의 우선순위를 정하는 매트릭스 분석이나 요구사항 간의 관계를 시각적으로 표현하는 마인드 맵 등을 활용할 수 있습니다.
또한, 최근에는 AI 기술을 활용하여 자동화된 요구사항 분석도 가능합니다.
이러한 분석 도구와 기술의 도입은 정확한 요구사항 파악을 돕고, 효율적인 작업 진행을 가능하게 합니다.
7. 요구사항 문서화와 공유 전략(중요!)
요구사항 수집 단계에서 수집된 정보들은 문서화되어야 합니다.
* Rightbrain 가치UX그룹 UX 거버넌스 중 “요구사항정의서” 문서요구사항 문서는 프로젝트 팀과 고객 간의 의사소통 도구로 활용되며, 추후 변경이나 업데이트에 대비하기 위해 중요한 자료입니다.
따라서, 요구사항 문서화 시에는 명확하고 구체적인 내용을 포함해야 합니다.
또한, 이를 공유하기 위한 전략도 필요합니다.
예를 들어, 온라인 문서 공유 플랫폼이나 회의를 통해 요구사항을 공유하고 검토할 수 있습니다.
8. 지속적인 요구사항 관리와 업데이트 방법(진짜 중요!)
프로젝트 요구사항은 프로젝트 진행 중에도 계속해서 변경될 수 있습니다.
가령 요구사항 기반으로 화면을 설계하는 도중에도 변경될 수 있으며, 디자인 작업을 하면서도 변경될 수 있으며, 기존 시스템과의 관계성 및 협업 가능 여부에 따라서도 변경 혹은 제외될 수 있습니다.
따라서, 지속적인 요구사항 관리와 업데이트가 필요하며, 프로젝트 팀은 요구사항 변경을 관리하고 반영하는 프로세스를 수립해야 합니다.
예를 들어, 변경 요청 양식을 활용하여 요구사항 변경을 신청하고 검토하는 절차를 정할 수 있습니다.
요구사항이 변경될 경우에는 정기적인 회의 시 전체 공유를 하거나, PM 혹은 PMO 조직에 안내하여 업데이트 사항을 공유하는 방법도 활용할 수 있습니다.
* Rightbrain 가치UX그룹 UX 거버넌스 중 “이슈리스트” 문서
* Rightbrain 가치UX그룹 UX 거버넌스 중 “CR(Change Request) 리스트” 문서이상 프로젝트별 요구사항 수집과 분석을 보다 효율적으로 할 수 있는 방법에 대해 알아보았습니다.
프로젝트에서 요구사항 수집은 프로젝트의 성공에 큰 영향을 미치는 중요한 작업이므로, 충분한 준비와 체계적인 접근 방법이 필요합니다.
가능하다면 마인드맵, 컨플루언스, Jira 등 요구사항 분석에 적절한 도구와 기술을 활용하며, 지속적인 관리와 업데이트를 통해 요구사항을 정확히 파악하고 고객의 요구를 충족시킬 수 있도록 환경을 만들어보시는 경험도 해보셨으면 합니다.
프로젝트의 성공을 위해 요구사항 수집에 충분한 시간과 노력을 투자하는 것을 잊지 않으시길 바라며 글을 마무리하도록 하겠습니다.
이 글을 읽어주신 모든 분들께 감사드립니다.
– 라이트브레인 가치UX그룹 이일환
