온라인 발표: 청중들과 잘 소통하기
이번 글에서는 비대면 온라인 환경 속에서 성공적인 발표를 하기 위한 저의 세 번째 꿀팁을 소개해드리고자 합니다.
앞선 글들에서는 온라인 환경 속에서 어떻게 효과적인 시청각적 이미지를 구축하고, 발표 내용을 잘 전달할 수 있을지에 대해서 알려드렸어요. 이번 글에서는 온라인 환경 속에서 어떻게 청중들과 잘 소통할 수 있을지 살펴보겠습니다.
비대면 온라인 환경 속에서 발표를 할 때 가장 어려우면서도 중요한 부분이 바로 청중들과 소통하는 것입니다. 오프라인 환경 속에서는 청중들의 반응을 살피면서 발표를 할 수 있지만, 온라인 환경 속에서는 청중들의 반응을 제대로 파악하기가 힘들기 때문입니다.
비대면 온라인에서 발표를 할 때 연사들이 가장 힘들어할 때가, 청중들의 반응이 전혀 없을 때입니다. 아무런 반응이 없는 청중들 앞에서 발표를 할 때면, 마치 벽에 대고 혼자서 발표를 하는 기분이 들기 때문이죠. 예를 들어서, 저도 처음에 온라인에서 발표를 할 때는, 제가 잘 발표를 하고 있는 것인지 아닌지 전혀 알 길이 없어서 괜히 초조하고 불안해지더라고요. 그러다 보니 말을 더 빨리 하게 되고, 저의 전달력은 더욱 떨어지게 되죠. 마치 책을 읽는 것과 같이 발표하게 됩니다. 그러면 청중들에게는 해당 발표가 재미없게 들리고 집중하기가 힘들어지게 되죠.
온라인에서는 청중들이 직접 참여해서 적극적으로 반응을 먼저 보여주지 않는 이상, 발표를 하는 연사 입장에서는 청중들의 반응을 알 수 있는 방법이 전혀 없습니다. 반면 오프라인에서는 연사가 발표를 하면서 청중의 표정이나 분위기를 살피며 발표 내용을 이에 맞춰서 주도적으로 조정할 수 있었지요.
따라서 온라인에서 청중들의 반응을 연사가 확인하고 이들과 소통하기 위해서는, 오프라인에 비해 청중들의 더 많은 적극적인 참여를 유도해 내어야 합니다. 청중들의 반응을 이끌어내서 확인할 수 있어야, 연사가 발표 내용을 청중들의 반응에 따라서 전달하고, 청중들과 더욱 잘 소통할 수 있기 때문이죠.
그렇다면, 온라인 환경 속에서 청중들과 잘 소통할 수 있는 방법을 세 가지로 나눠서 살펴보도록 할게요. 발표 전, 발표 중, 발표 후로 나눠서 살펴보겠습니다.
1. 발표 전에 청중들과 소통하기
온라인 환경 속의 짧은 발표시간을 잘 활용하기 위해서는, 발표에 앞서 철저한 사전 준비가 필요합니다. 미리 연사-청중들 간의 소통을 해서 연사와의 연대감을 만들어주는 거죠. 그러면 발표를 할 때 덜 어색하고, 청중들의 참여와 반응을 좀 더 쉽게 이끌어 낼 수 있습니다.
(1) 미리 발표 주제와 관련한 청중들의 질문을 받아서 발표 내용에 넣어주세요.
발표에 앞서서, 청중들에게 미리 발표 주제와 관련된 세부 항목들에 대한 관심도를 알아보고, 질문을 받는 거예요. 발표의 주제 및 대략적인 목차를 공유해서, 해당 발표 주제 중 무엇에 가장 관심이 있는지 Top 3을 골라달라고 하실 수 있겠죠? 발표 주제와 관련해서 다양하게 청중들이 궁금한 질문들을 받아서, 이를 발표 중에 대답해주실 수도 있어요.
이를 위해서는 발표 전에, 청중들에게 짧은 서베이를 하셔야 합니다. 약간 귀찮으실 수도 있지만, 해당 서베이를 하심으로 발표에 대한 청중들의 관심도와 기대감도 높일 수 있고, 청중들이 단순히 연사의 이야기를 듣는 "일방향" 발표가 아니라, 연사와 소통하는 "양방향" 발표라고 느낄 수 있게 해주는 정말 중요한 부분이에요.
청중들에게 서베이를 한 이후에 그 결과를 Wordcloud와 같이 시각화해서 발표 자료에 넣어주시면, 청중들이 발표에 참여한다는 느낌을 줄 수 있어요. 청중들이 내가 제시한 부분이 어디에 반영되었는지 궁금해서 발표 슬라이드에 집중하게 함으로 그들의 참여도를 높일 수 있거든요.
(2) 발표와 관련된 기본 규칙 및 온라인 미팅 소프트웨어 사용에 대해 미리 숙지시켜 주세요.
연사들만큼이나 청중들도 온라인으로 발표를 듣는 것이 어색합니다. 따라서 청중들이 온라인 발표 환경에 잘 적응할 수 있도록 미리 안내를 해주셔야 합니다.
해당 온라인 발표에 대한 기본 규칙 (Ground Rules) 및 미팅 소프트웨어 사용방법을 공유해주세요. 온라인 발표가 어떻게 이루 어질지를 미리 알려주고, 어떻게 온라인 발표를 청중들이 듣고 참여할 수 있는지 안내해주는 거예요. 오프라인 발표 세미나에서 발표 장소를 안내해주고, 어떻게 참가자들이 당일 세미나 장소에서 참석 확인 및 방명록 작성을 하는지 안내해주는 것과 비슷하다고 생각하시면 됩니다.
하기의 내용들을 미리 안내해드리는 것을 추천드려요.
청중들이 어떻게 질문을 할 수 있는지 알려주세요.
발표의 맨 끝에 질의응답 시간이 따로 있나요? 아니면 발표 중간중간 청중들이 자유롭게 질문을 할 수 있나요? 혹은 직접 목소리로 질문을 하는 것이 아니라 채팅창을 통해 메시지로 질문을 받을 예정이신가요? 이 부분을 청중들과 미리 명확히 소통해주세요.
청중들에게 발표 세부 내용 별 예상 소요시간 및 쉬는 시간을 공유해주세요.
온라인 환경의 경우 청중들이 발표 전체를 다 듣지 않고 일부분만을 듣는 경우도 상당히 많이 발생합니다. 또한 긴 발표의 경우 언제 쉴 수 있는지 궁금해지게 되죠. 특히나 온라인 환경에서는 발표에 대한 집중도가 떨어지기 쉽기 때문에 언제 쉬는 시간이 있는지 공유해주시는 것이 좋아요.
청중들에게 발표 자료 및 발표 후 녹화 비디오 공유 여부를 미리 알려주세요.
온라인 발표를 하시다 보면 가장 많이 받는 질문들이 "발표 자료를 공유해주시나요? 그렇다면 어디에서 발표자료를 찾을 수 있나요?" "발표 녹화 비디오 파일을 공유해주시나요? 언제 공유해주시나요?"입니다. 이러한 Logistics 관련 질문들은 미리 사전 안내를 하시면 어느 정도 미리 답변을 할 수 있으니, 미리 청중들에게 안내해주시기를 추천드립니다. 발표 중에는 발표 내용과 관련된 중요한 질문들을 빠르게 선별하고 이에 집중하는 것이 중요한데, 이러한 Logistics 관련 질문들이 많이 들어오면, 정말 중요한 질문이 무엇인지 찾기 힘들어지기 때문이에요.
청중들에게 발표 중 사용하실 소프트웨어 장비에 대해서 안내해주세요.
발표 중에 청중들의 참여를 이끌어내기 위해서 온라인 투표, 온라인 퀴즈 게임, 온라인 Whiteboard 소프트웨어를 사용하실 수 있는데요. 이 경우에는 청중들에게 미리 해당 소프트웨어의 설치 및 사용방법을 숙지시켜주셔야 합니다. 이를 미리 준비하시지 않을 경우, 청중들의 참여를 이끌어내기 위해서 준비했던 부분들을 청중들이 해당 소프트웨어를 설치하고 사용하게 하는데 대부분의 시간을 허비하게 됩니다. 그러다 보면 청중들의 관심도를 잃기 십상이죠. 온라인 환경 속에서 청중들은 조금만 사용방법이 어려워져도 쉽게 포기하거든요.
2. 발표 중에 청중들과 소통하기
(1) 청중들의 반응을 퀵하게 볼 수 있는 온라인 투표 이용하기
온라인 투표 기능을 이용해서 청중들이 발표에 집중하게 하고 청중들의 반응을 살피는 거예요. 청중들이 최대한 무엇인가를 하게 해야 청중들의 집중을 발표에 유지시킬 수 있습니다. 가만히 발표만 듣다 보면 청중들이 지루해하거나 관심을 잃고 딴 일을 하기 쉽거든요. 그렇기 때문에 중간에 청중들로 하여금 "무언가"를 할 수 있게 하는 것이 중요해집니다.
그중 가장 쉽게 청중들이 참여하게 할 수 있는 것이 온라인 투표입니다. 온라인 투표를 하는 방식은 여러 가지가 있을 수 있는데요. 가장 쉬운 방법은 발표 소프트웨어 툴 내에 간단한 온라인 투표 기능을 넣어서, 청중들이 반응을 하게 하는 거예요.
1-1. 팀즈 내 Forms 기능 이용해서 투표하기
마이크로소프트 팀즈를 사용하는 경우 Forms 기능을 이용해서 하기와 같이 쉽게 온라인 투표를 만들어서, 청중들로 하여금 참여하게 할 수 있어요. (마이크로소프트 공식 웹사이트에서 자세한 내용을 확인해보실 수 있습니다)
팀즈의 채팅창 아래 부분을 보시면 초록색 "F"아이콘이 있는데요, 이를 클릭하셔서 온라인 투표를 만들어주시면 됩니다.
"F"를 클릭하시면 "Forms" (팀즈 내 서베이/ 투표를 가능케 하는 기능)를 이용하실 수 있습니다. 간단히 질문을 써주시고, 청중들이 고를 수 있는 옵션들을 넣어주시면 됩니다.
정말 간단하게 "방금 전 세션이 어떠했나요?"라고 질문할 수 있어요. 답변으로는 다음과 같은 재미있는 선택지들을 넣어주는 거죠. "너무 좋았어요!" "획기적이었어요!" "너무 지루해서 졸렸어요" "제 시간이 아까웠어요" 청중들이 쉽고 재밌게 답변을 할 수 있게 해 주는 거예요. 해당 투표를 하는 목적은 대부분 청중들이 지루해하지 않고 발표에 관심을 유지하게 해주는 것이거든요.
1-2. 비디오를 이용해서 투표하기
소규모의 청중을 대상으로 하는 발표의 경우, 비디오를 켜달라고 해서 청중들에게 방금 전 발표에 대한 반응을 해달라고 할 있어요. 얼굴 표정으로 표현해달라고 할 수도 있고, 엄지 손가락을 이용해서 세션에 대한 긍정적/ 부정적 반응을 표현해달라고 할 수도 있어요. 이렇게 비디오를 켜게 하고 최대한 사람들이 자신의 몸을 움직이게 하면 청중들의 참여를 더욱 높일 수 있답니다. (참고로 저는 이 방법은 온라인 이벤트 주최를 위한 트레이닝에서 배운 방법인데 매우 유용하게 활용하고 있어서 추천드려요!)
(2) 청중들이 참여할 수 있는 짧은 퀴즈 진행하기
청중들이 집중력이 떨어질만한 시점에 짧은 게임을 하는 쉬는 시간을 만들어주세요. 세션의 내용에 대한 짧은 Trivia 퀴즈를 진행해서 퀴즈를 가장 많이 맞춘 사람에게 소정의 상품을 주는 방법을 추천합니다.
저는 Kahoot!이라는 웹사이트를 통해서 퀴즈를 준비하고 진행하는데 준비하기도 쉽고, 청중들이 참여하기도 쉬워서 추천드려요.
Kahoot! 에서의 퀴즈 이미지예요(3) 청중들이 참여할 수 있는 Whiteboard 소프트웨어 이용하기(Microsoft Whiteboard, Mural, Miro, Klaxoon 등)
소규모 발표의 경우 청중들이 발표에 참여할 수 있는 Whiteboard 소프트웨어를 이용해서 청중들의 참여를 이끌어내는 방법이 있습니다. 청중들의 피드백을 가장 다양하게 받을 수 있는 방법이어서 추천드립니다. 이 경우, 반드시 청중들에게 해당 소프트웨어의 설치 및 사용법을 사전 안내해서, 청중들이 소프트웨어를 잘 사용할 수 있도록 트레이닝시켜야 합니다.
Whiteboard 소프트웨어에는 microsoft Whiteboard, Mural, Miro, Klaxoon 등 다양한 소프트웨어가 있으니, 사용 목적에 맞추어서 사용하시면 됩니다.
제가 많이 사용하는 Microsoft Whiteboard를 예시로 보여드릴게요. (자세한 사용법은 마이크로소프트 공식 웹사이트에서 확인 가능합니다.) 해당 기능은 마이크로소프트 팀즈 내에서 사용할 수 있기 때문에 팀즈를 사용하시는 경우에는 더욱 편리하게 이용하실 수 있어요. 하기의 이미지를 보시면 마이크로소프트 팀즈 내에서 Microsoft Whiteboard 기능을 이용하고 있는 것을 보실 수 있습니다.
Whiteboard 기능을 이용하시면, 아래와 같이 포스트잇, 텍스트, 이미지 등의 방법을 이용해서 각자의 생각을 효과적으로 나눌 수 있어요.
(4) 청중들의 반응 (채팅 메시지, 비디오 화면) 살피기
발표 중에 청중들의 반응을 채팅창의 메시지 및 청중들의 비디오 화면을 통해서 확인을 하시면서 발표를 진행하셔야 합니다. 발표를 하면서 채팅창의 메시지를 동시에 주의 깊게 보셔야 해요. 해당 발표 내용에 대해서 청중들이 메시지를 통해서 질문을 하거나, 메시지를 통해서 반응을 보여줄 수 있으니깐요.
청중들이 발표 중에 지속적으로 이렇게 발표 내용에 대한 반응을 하게 유도하시는 것이 중요합니다. 지속적으로 발표 중간에, 청중들의 참여를 이끌어낼 수 있는 질문을 하셔야 해요. 예를 들면 하기와 같은 질문을 하실 수 있어요.
"여러분 방금 전 발표 내용에 대해 어떻게 생각하세요? 채팅 창에 이모티콘으로 답변해주세요!"
"여러분 방금 전 발표 내용에 대해 동의하시나요? 혹시 다른 의견이 있으시다면 채팅창을 이용해서 질문해주세요!"
본인의 발표가 사전에 녹화된 온라인 강연 비디오와는 달라야 한다는 것을 항상 생각하셔야 합니다. 사전에 녹화된 강연 비디오는 단순히 "일방향" 적으로 연사가 청중들에게 자신이 하고자 하는 이야기를 청중의 반응과는 상관없이 전달하죠. 하지만 온라인 발표는 이와는 달리 연사와 청중 간의 "양방향" 의사소통이 되어야 해요. 연사와 청중이 함께 발표를 만들어간다고 생각해주세요.
청중들의 반응을 살피면서 발표 내용을 유연하게 조정하심으로 청중들이 해당 발표가 "양방향"이라는 느낌을 받고, 본인들이 발표에 참여했다고 느끼게 해 주세요. 연사의 생각과는 달리 청중들이 관심을 가지지 않는 주제가 있다면 해당 부분은 과감하게 시간을 줄이고, 청중들이 관심을 더 보이는 주제에 대해 더 자세히 이야기하시면 좋겠죠? 또한 청중들이 많이 질문하는 부분에 대해서 발표 중간에 답변을 해주면 청중들이 자신들이 발표에 참여하고 있구나 라고 느끼게 돼요.
3. 발표 후에 청중들과 소통하기
발표가 끝난 이후에도 청중들과의 소통을 이어가야 합니다. 해당 발표에 이어서 다른 후속 발표가 있을 경우 해당 부분이 더욱 중요해집니다.
발표가 끝난 이후에는 청중들에게 발표 자료 및 발표 녹화 파일 공유를 언제, 어떻게 할 것인지 정리한 Follow-up 이메일을 보내시면서, 해당 발표에 대한 피드백을 물어보는 짧은 서베이를 함께 보내주시면 좋습니다. 해당 발표의 세부 주제들에 대한 청중들의 만족도를 물어보고, 자유롭게 피드백을 받는 거예요. 청중들에게 최대한 많이 피드백을 받을수록 본인의 발표를 발전시켜서 청중들이 원하고 좋아하는 발표로 만들어나갈 수 있답니다.
만일 서베이를 만들어서 이메일로 보내는 것이 너무 번거롭다고 느껴지신다면, 발표가 끝난 이후에 발표 소프트웨어 툴 내에서 곧바로 서베이를 하시는 방법도 생각해보실 수 있어요.
위에서 안내드렸던 마이크로소프트 팀즈 내에서 Forms 기능을 이용하시면 팀즈 내의 미팅이 끝난 후 바로 청중들에게 서베이를 할 수 있어서 굉장히 편리합니다. (출처: https://office365itpros.com/2020/12/15/use-forms-meeting-polls-teams/)
하기의 이미지를 보시면 팀즈 내 미팅 채팅 창 내에서, 해당 미팅에 관련한 서베이를 쉽게 할 수 있는 것을 확인해보실 수 있어요.
*Disclaimer: 저는 현재 마이크로소프트 본사에서 일을 하고 있는 직원이지만, 제가 Brunch에 쓰는 글은 저의 개인적인 의견일 뿐, 저희 회사를 대변하는 공식 입장이 아님을 밟힙니다.
