업무용 이메일 작성법

사회복지 글쓰기 29회

[사회복지사의 읽기와 쓰기 29번째 이야기]      

2022년 7월 한사협 소셜워커 수록글입니다.

업무용 이메일 작성하기     

업무용 이메일은 사적인 이메일과 달리 공식적인 업무용 글쓰기입니다. 따라서 이메일 수신자가 아는 지인일지라도, 사적인 감정을 드러내거나 가볍게 작성하면 안 되고 비즈니스 예의를 지켜서 작성합니다.

업무용 이메일은 당사자 아니라 기관 내 타 직원들에게 열람될 수 있기 때문에, 수신인과 개인적인 친분이 있더라도 주변적인 이야기는 제외하고 업무에 대한 내용만 용건 중심으로 작성합니다.      

1. 이메일 수신자 설정

이메일은 발신자와 수신인과 1:1 발송뿐 아니라 ‘함께 받는 이’ 설정 기능이나 ‘비밀 참조’ 등으로 여러 명에게 동시에 보낼 수도 있습니다.       

2. 이메일 제목

업무용 이메일의 제목은 “희망복지관 홍길동 님 상담 의뢰”, “직원 글쓰기 교육 자료”처럼, 내용 축약형으로 10자 내외로 작성합니다. 만약 여러 번 이메일을 주고받은 경우라면 “책글사람 전안나 대표입니다”라는 식으로 보내는 사람의 소속과 이름으로 작성하기도 합니다.

이메일 제목을 잘못 작성하면 스팸메일이나 광고메일처럼 보여 읽히기도 전에 쓰레기통으로 갈 수도 있습니다. 따라서 제목에 ‘광고, 홍보, 무료, 동영상’ 같은 단어는 되도록 사용하지 않습니다. 이메일 제목에 “안녕하세요”라고만 쓰거나 “제목 없음”으로 보내면 스팸인 줄 알고 열어보지 않을 가능성이 있으니 제목에는 간단한 용건을 작성합니다.      

3. 이메일 본문

업무용 이메일은 최대한 짧고 간단하게 작성합니다.

하나의 이메일에 한 가지 주제만 다루도록 합니다.

이메일 본문 내용은 스크롤 안 해도 되는 분량으로,

한 줄의 길이는 30자를 안 넘고,

글의 길이는 10줄을 넘지 않게,

모니터상 글씨 크기는 12포인트 정도가 무난합니다.

본문은 3~5개 문장으로 간략히 작성하고,

핵심을 정확히 작성합니다.   

본문에 써야 하는 내용이 복잡할 때는

첨부문서를 활용합니다.    

4. 재발송 주의 및 수신확인

업무용 이메일은 여러 번 다시 작성해서 보낼 수 있지만,

동일한 내용을 수정해서 여러 번 걸쳐서 보내면 신뢰성이 떨어져 보임으로,

완벽성을 갖추어서 한 번에 보내도록 사전에 검토를 한 후 발송을 누릅니다.

메일이 반송이 되는 경우도 있고,

상대방이 메일 확인을 안 하는 경우도 있음으로,

메일 발송 후에는 수신확인을 통해 제대로 수신되었는지 확인이 필요합니다.

이메일을 보낸 후 문자로 이메일을 보냈음을 알리거나,

24시간이 지나도 확인을 안 할 때는 메일 확인을 요청해도 좋습니다.

5. 즉시 답신

상대에게 업무용 이메일을 받은 경우는

반드시 답장 메일을 작성하는 것도 비즈니스 예의입니다.

답장 메일은 메일을 확인하면서 즉시 작성합니다.

즉시 회신이 가능하면 회신하되,

검토 후 회신을 해야 하는 경우에는 수신확인 즉시 잘 받았다는 내용으로만 1차 회신합니다.      

더 많은 업무용 글쓰기가 알고 싶다면

<쉽게 배워 바로 쓰는 사회복지 글쓰기. 전안나> 도서를 참고하세요.

온라인 강의로 듣고 싶다면

< 탐서클>    https://bit.ly/3ULzu0g 에서 누구나 들을 수 있습니다.

다음 칼럼에서 만나요!!