업무용 기안 작성법

사회복지 글쓰기 30회

[사회복지사의 읽기와 쓰기 30번째 이야기]      

2022년 8월 한사협 소셜워커 수록글입니다.

업무용 기안 작성법     

기안서는 다른 용어로 품의서라고 부릅니다.

기안서, 품의서 등은 업무 내부용 문서를 통칭하는데요,

공문서와 함께 가장 많이 사용하는 직장인 업무용 글쓰기 형식입니다.

기안서는 기관 내 업무협조를 끌어내고,

업무 전반에 대한 흐름을 짚어 내는 것을 목적으로 합니다.

직장인은 기안서 작성으로 글쓰기 능력뿐 아니라

업무 능력까지 평가받음으로 기안서 작성 숙지가 필요합니다.      

일반 기업에서 기안서는 대부분 기관 고유 양식이 있습니다.

표준 분량은 A4 1장,  서술형이 아닌 항목에 따라 개조식으로 작성합니다.

요약하여 기록하는 형식으로 핵심만 작성하는 능력이 중요합니다.

기안서는 간략히 작성하고,

첨부 서류로 계획서나 신청서, 공문 등을 첨부하기도 합니다.      

1. 기안서 서두

문서명, 기안 일자, 문서번호를 작성합니다.

문서번호는 팀명-연도-문서 분류번호-일련번호순으로 작성합니다.

기안 부서와  기안자를 작성하고, 결재란은 부서장부터 회사 상급자 순서로 표기합니다.                     

예시) 문서번호

조직 25 120-0876  

(조직:팀명 / 25는 연도 즉 2025년이라는 뜻 / 120은 문서분류번호 / 0876는 일련번호)

2. 기안서 본문

제일 먼저 제목을 작성합니다. 제목은 ○○회의 개최,  ○○간담회 시행, ○○ 사업 조사 시행, ○○대상자 의뢰 등으로 ‘대상과 방법’을 명시합니다.      

제목 아래 내용에는 문서작성 ‘목적’을 1개의 서술형 문장으로 작성합니다.

외부로 발송하는 공문서가 기관을 대표해서 작성하는 문서라면,  기안서는 부서를 대변하여 작성하는 글인데요,

내부 기안 문서는 팀을 대표해서 작성하는 것으로,

“○○복지관 ○○팀에서는....”이라는 형식으로 첫 문장은 기관명과 팀명으로 시작합니다.

문장의 어미는 ‘재가 바랍니다’ 혹은 ‘협조 바랍니다. ’로 작성합니다.

상사에게 결재를 받는 기안이라면 ‘재가 바랍니다’, 혹은 ‘승인 바랍니다.’ 혹은 ‘결재 바랍니다.’로 작성합니다. 부서 간 업무협조를 요청하는 기안이라면  ‘협조 바랍니다.’로 작성합니다.                          

예시) 희망종합사회복지관 서비스 2팀에서는 회원 간 네트워크를 위해 노인 일자리 사업 조장 간담회를  계획하오니 재가하여 주시기 바랍니다.

예시) 희망종합사회복지관 총무팀에서는 효과적인 사업 진행을 위해 상반기 사업평가회를 아래와 같이 진행하고자 하오니 각 사업 부서에서는 협조하여 주시기 바랍니다.

글씨 크기는 제목은 13포인트, 본문은 10포인트가 평균입니다.  

제목과 목적 다음에는 한 줄을 띄고, ‘아래’ 혹은 ‘다음’ 이란 단어로 구분하고 본문 내용을 작성하기도 합니다.

문서 간소화 정책에 따라 ‘아래’ 혹은 ‘다음’ 이란 단어를 사용하지 않는 기관도 있으니,

해당기관의 문서작성 규칙을 준수하세요.

본문 내용은 서술형식으로 쓰지 않고 개조식으로 항목별로 작성합니다.

공식 문장의 기본은 육하원칙입니다.

육하원칙에 따라 ‘when 언제’, ‘where 어디서’, ‘who 누가’, ‘what 무엇을’, ‘why 왜’, ‘how 어떻게’의 6개 항목이 내용 중에 모두 포함되도록 작성합니다.      

3. 붙임 또는 첨부

추가로 붙이는 서류가 있는 경우 ‘붙임’ 또는 ‘첨부’라는 단어를 사용합니다. 첨부는 한자어, 붙임은 한글인데요, 둘 다 사용해도 괜찮지만 점차 한자어를 한글로 순화하는 추세임으로 붙임을 사용하셔도 좋습니다.    

4. 기안의 마지막 글자는 ‘끝’

모든 문서의 마지막에는 ‘끝’이라는 글자를 써서 문서가 끝남을 알립니다.

 만약 끝 자를 사용하지 않으면 문서가 계속 이어지는 것인지,  뒷 장의 인쇄물이 누락된 것인지 파악이 어렵습니다.  문서의 가장 마지막 단어는 ‘끝’이고 마지막 기호는 마침표(.)입니다.      

5. 형식의 퇴고가 중요한 기안

형식의 퇴고는 한눈에 보기 좋게 문서를 편집하는 과정을 말합니다.

기안 안의 글씨의 크기가 동일한지, 글씨체가 동일한지, 줄간격, 자간, 장평, 들여 쓰기 등을 통일하면 기안은 정돈이 되어 보며 깔끔한 업무용 글쓰기가 됩니다.                          

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