업무용 메신저 글쓰기

사회복지 업무용 글쓰기 37회

2023년 3월 한사협 소셜워커 수록글입니다.

[사회복지 읽기 쓰기 37회 칼럼]  

업무용 메신저 글쓰기     

업무용 메신저 글쓰기 교육도 있나요?

사회복지사 보수교육 강의가 끝난 후 어느 사회복지 기관장이 질문을 하였습니다. “업무용 메신저 글쓰기 강의를 해줄 수 있나요?”라고 물어보셨습니다. “업무용 메신저는 젊은 선생님들이 더 잘 사용할 것 같은데요, 그 교육이 왜 필요한가요?라고 여쭤보았습니다.

기관장의 말에 따르면 기본적인 예의를 지키지 않고 업무용 메신저를 사용하는 직원들이 있어서 질문을 했다고 합니다. 그래서 오늘 칼럼에서는 업무용 메신저 글쓰기에 대해 말씀드리려고 합니다.     

이메일 vs. 메신저

이메일은 전통적인 의사소통 도구로 활용되던 글쓰기였습니다. 이메일 주소만 있으면 누구에게나 긴 내용과 문서파일을 자유롭게 전달할 수 있었습니다. 그런데 업무환경이 복잡해지면서 오히려 이메일을 쓰는 게 일이 되어버려서 일을 복잡하게 만드는 원인으로 지목되기도 합니다. 이메일은 작성 후 바로 실시간 의사소통이 되지는 않고, 작성 후 꼭 답장을 해야 하는 불편함도 있습니다.     

이메일 대신 가벼운 커뮤니케이션이 가능한 글쓰기가 바로 메신저입니다. 메신저는 이메일의 문제점을 보완해 주는 대안으로 활발히 사용되고 있습니다. 특히 모바일에서 쉽게 사용할 수 있고, 이메일보다 빠른 속도를 갖고 있으며, 대화방에 초대함으로 실시간으로 다수의 사람과 동시에 의사소통이 가능하다는 장점이 있습니다.      

업무용 메신저도 업무다

업무용 메신저로 카카오톡, 라인, 카카오워크, 팀즈, 라이웍스, 슬랙, 인트라넷 등을 주로 사용합니다. 업무용 메신저 글쓰기는 업무 중에 빈번하게 사용하는 의사소통 도구입니다. 따라서 업무 중에 작성하는 메신저도 업무의 일종으로 생각하고 글쓰기를 해야 합니다.              

업무용 메신저 작성 규칙

1. 두괄식

: 모든 업무용 글쓰기는 두괄식을 기본으로 합니다. 두괄식은 결론을 먼저 말하고 부연 설명은 나중에 말하는 것을 의미합니다. 두괄식 의사소통은 상대방 입장에서 말이나 글의 중심 생각이 나 핵심 내용을 쉽게 알 수 있는 장점이 있습니다.

결론을 먼저 말하면, 서로 의사소통에 걸리는 시간을 줄이는 것뿐 아니라, 오해의 소지도 줄일 수 있습니다.     

2. 한 번에 정리해서 말하기

몇 시간 동안 핸드폰을 안 봤더니 메신저가 수십 개가 와있을 때가 있습니다. 무슨 일인가 하고 보니, 간단한 내용을 여러 번에 걸쳐 의사소통을 해서 생긴 일이었습니다.     

예를 들면 “팀장님, 구청에서 메일이 왔습니다.”라고만 말하면 무슨 내용인지를 알 수 없습니다. 그래서 추가로 물어보게 됩니다. “무슨 내용인데요?”,“몇 년도 실적 보고서인가요?” ,“사업 실적 보고서인가요? 예산 실적 보고서인가요?” 등등 여러 번의 의사소통을 하면 시간 소요도 많이 되고 효율적인 의사소통이 되지 않습니다.     

여러 번으로 나누지 말고, 한 번에 이야기하는 것이 업무 효율성에 좋습니다. “팀장님, 구청에서 실적 보고서 제출 메일이 왔습니다. 제출 기한은 오늘까지이고, 2021년과 2022년 2년 치 사업 실적 보고서 제출 요청입니다”라고 메신저를 작성하면 한 번에 의사소통이 가능합니다.     

3. 빠른 피드백

: 이메일, 기안, 공문 등 다른 업무용 글쓰기와 메신저의 가장 큰 차이점은 빠른 실시간 피드백이 가능하다는 점입니다. 그런데 메신저를 보내고 한참 있다가 확인을 하면 전체 의사소통에 걸리는 시간이 길어져서 오히려 업무에 방해가 됩니다.

메신저는 보내고 즉시 답신하고 모든 의사소통이 끝날 때까지 집중하는 것이 필요합니다. 혹시 다른 내방객이 있거나, 확인 후 대답이 필요하다면 양해를 구하는 것이 필요합니다.      

4. 가독성 높게 편집

: 메신저에는 굵은 글씨로 강조하는 기능인 볼드나, 밑줄 치기 기능 등이 없습니다. 모두 다 같은 글씨체에, 같은 글씨 크기입니다. 따라서 우리가 할 수 있는 가독성 좋은 편집 방법은 띄어쓰기, 들여 쓰기, 줄 바꿈 등이 활용하는 것입니다.

똑같은 글이지만 띄어쓰기, 들여 쓰기, 줄 바꿈 등의 편집만 해도 가독성이 좋게 느껴집니다.     

5. 표와 이미지는 별도로 캡처하여 전송

: 표와 이미지는 일반 글처럼 복사해서 보내면 텍스트 글자만 전송이 되어서 보는 사람 입장에서 무슨 표와 무슨 이미지 인지 알 수 없습니다. 내가 보는 것처럼 똑같이 상대방에게 보이기 위해서는 캡처해서 별도로  전송합니다.     

단, 근무 시간 준수 사용

메신저는 여러 가지 장점을 가지고 있어서 업무에 매우 활발히 활용됩니다.

다만, 근무시간 외에는 사용하지 않습니다. 국회에서 통과가 되지는 않았지만 “퇴근 후 카카오톡 금지법”이 발의된 적이 있습니다. 퇴근 시간 이후 메신저는 업무입니다.  퇴근한 이후나, 주말, 휴가 중에는 서로 연락하지 않는 ‘근무 예의’는 서로 지켜가며 사용하는 것 잊지 말아요.

더 많은 업무용 글쓰기가 알고 싶다면

<쉽게 배워 바로 쓰는 사회복지 글쓰기. 전안나> 도서를 참고하세요.

온라인 강의로 듣고 싶다면

< 탐서클>    https://bit.ly/3ULzu0g 에서 누구나 들을 수 있습니다.

다음 칼럼에서 만나요!!