보고서, 이렇게 작성해 주세요
실무 보고서 작성법
안녕하세요, 브래드입니다.
오늘은「실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법」 도서를 함께 정리해 보는 시간을 가져볼게요.
제가 생각하는 요약과 함께 아래에는 좀 더 세부적인 내용을 정리해 보았습니다.
�SUMMARY
1️⃣ 문서의 작성을 시작하려면 반드시 듣는 사람(To)에게 내가 전할 메시지를 먼저 생각하기
2️⃣ 메시지로부터 구성 요소를 정하여 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 문서에 담기
3️⃣ 첫 장으로 돌아가 장을 넘기면서 혼잣말로 소곤소곤 내용을 훑으며 말해보기
4️⃣ 말이 꼬인다면 순서를 다듬거나, 말이 어색하다면 자료를 더 채우거나 빼기도 하고, 말이 너무 길어진다 할 때는 그 앞에 목차를 넣고, 같은 키워드를 반복해서 말하게 되면 소제목을 붙여 주기
5️⃣ 빠르게 읽히는 한 장, 한 장을 위해 상대방의 이해의 단계가 짧은 커뮤니케이션으로, 내 말과 문서가 읽히는 시선이 같이 갈 수 있는지를 검토하기
6️⃣ 해당 작업을 끊임없이 반복하고 매끄럽게 전달 가능 및 메시지가 잘 전달된다면 가독성을 위한 문서 디자인 시작하기
7️⃣ 문서의 간격 및 정렬을 맞춰 통일감 있게 다듬기
8️⃣ 직관적으로 이해시키기 위한 색 사용하기
9️⃣ '이것만 읽어도 이해가 가는 것'에 강조하기
� 문서 최종 점검하기
1. 문서란 말이나 메신저로 할 이야기를 파워포인트나 워드, 키노트 등 다른 도구를 사용해서 '말'하는 것뿐이다.
2. 보고서에 들어가야 할 항목만 떠올리지 말고 "내가 지금 누구(To)에게 무슨 말(Message)을 하려고 하는 거지?"를 생각하자.
→ 핵심이 되는 자료 먼저 준비
→ 문서를 통해 상대방에게 전할 내용을 말로, 혹은 카톡으로 전한다고 생각하고 말로 해보자.
→ 핵심이 되는 자료 외 다른 구성 요소가 필요하다면 더 보완하는 식
ex) '파트너스 심사 프로세스 변경안'이라는 문서를 작성해야 함.
→ 변경될 심사 프로세스를 먼저 정리하거나 관련 자료를 준비함
→ 핵심 자료 준비 후, 프로세스 변경안을 통해 말해야 할 메시지를 생각해 봄
3. 문서의 구성 요소란 정해진 양식이 아니라 내가 말하고자 하는 바를 전달할 수 있는 것이어야 한다.
4. Q. 상대방에 따라 모두 새로운 문서를 작성하나?
A. 그대로 보내되 문서를 통해 전하고 싶은 메시지를 다시 한번 메일이나 코멘트해서 상대가 문서를 이해하기 쉽게 도와주는 편임
ex) 문서를 공유한 후 '요청드리고 싶은 것은 ~입니다. 첨부된 문서는 공통 가이드인지라 앞뒤 내용은 참고로만 봐주시고, 11page~16page까지가 요청사항과 직접적으로 관련된 내용이니 이 부분 확인 부탁드립니다.' 정도로 메시지를 따로 보내면 좋다.
5. 구성 요소를 문서에 옮기기 전 생각해야 할 포인트?
1) 핵심 메시지: 이것만 알면 돼!
2) 설명/근거: 왜? 어떻게?
3) 시각 자료: 핵심 메시지를 더 빠르게 이해시키기 위해
6. 실무 보고서 작성 프로세스?
1) 자료를 준비한다.
2) 문서 작성 전 매끄러운 메시지를 생각한다.(말로 해보기)
3) 구성 요소별 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 메시지의 순서대로 일단 문서에 때려 붓는다
4) 순서를 정하는 단계에서 문서를 검토하며 내용을 더 추가하거나 삭제하거나 더 쉽게 이해되는 구성으로 보완한다.
7. 결론이 예측 가능하게끔 말하기
- 바쁜 상대방이 빨리 이해할 수 있게끔 결론부터 말하거나 혹은 결론을 예측 가능하게끔 말해 주는 것이 좋다.
8. 문서의 완성도를 결정짓는 필수 단계
- 한 장씩 넘기면서 소곤소곤 입 밖으로 말해 보기
*문서가 말처럼 이어지지 않는 3가지 경우?
1) 말의 순서가 매끄럽지 않은 경우
→ 슬라이드 순서를 앞뒤로 옮겨 구조를 바꿔 주기
2) 나는 말을 하는데 문서에는 담겨 있지 않은 경우
→ 지표 및 데이터 추가하기
3) 나는 말을 안 하게 되는데 문서에는 크게 담겨 있는 경우
→ 해당 관련 자료를 뒤로 빼거나, 말을 하고 넘어가게 될 내용으로 자료를 추가 보완해 주기
9. 더 읽기 좋은 문서로 만들기
- 문서의 장수가 총 130장처럼 길다면 문서를 보는 사람에게 130장을 보게 하지 말기
→ 기억할 것 6장 / 읽을 것 30장 / 나머지처럼 핵심적인 부분을 앞에 배치하고 나머지는 필요하면 찾아서 읽도록 하기
10. 장에서 말하려는 핵심 메시지는 시선이 흔들리지 않도록 한 위치에 배치하는 것이 좋다.
11. 실무에서 보고서를 작성할 때 감각적인 디자인은 필요 없으며, 가독성이 가장 중요하다.
12. 장 안에서 내용을 훑거나 장과 장을 넘길 때 보는 사람의 시선이 어지럽게 움직이지 않는 것이 중요하다.
1) 간격을 균일하게 확보
1-1. 문서 가장자리 간격
1-2. 요소 간의 간격
1-3. 텍스트의 행간/자간
2) 정렬을 올바르게 맞추기
3) 통일감 있게 다듬어 주기
3-1. 핵심 메시지의 위치
3-2. 폰트 크기
3-3. 요소의 크기와 모양
13. 이미지 자료를 동일한 크기로 만들 수 없을 때는 이미지 요소 뒤에 배경을 깔아서 한 덩어리로 보이게 하기
14. 파워포인트로 보고서 작성할 때 핵심 4가지 기능
1) 안내선: 가이드라인 만들기
2) 정렬 맞춤: 작업 속도 높이는 1등 공신
3) 표, 도형 크기 조절: 시각 자료 빠르게 정돈하기
*표의 행 높이나 열 너비를 균등하게 설정하기 방법
3-1. 정렬을 맞출 표의 행/열 또는 표 전체를 선택
3-2. [레이아웃] 탭 → [행 높이를 같게]/[열 너비를 같게]
4) 텍스트 행간, 자간: 가독성 확보하기
15. 색을 사용하는 방법
- 문서의 색은 다음과 같이 기본색(검은색), 포인트색(회사 및 서비스 관련), 강조색(핵심 메시지로 빨강 or 파랑)
- 색이 더 필요한 경우에는 또 다른 색들을 추가하기보다는 선택한 기본색, 포인트색의 명도나 채도를 낮추는 것이 좋다
오늘은「실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법」 도서를 함께 정리해 보는 시간을 가져보았습니다,
책에서 말하는 보고서 작성의 핵심은, 일정한 형식에 얽매이는 것이 아닌 '누구에게 말할 것인가?'를 명확히 설정하고 카톡으로 대화하듯 홀로 시뮬레이션해보고 해당 내용을 보고서로 작성하는 것입니다.
즉, 보고서 작성도 결국엔 원활한 커뮤니케이션을 위한 수단이므로 상대방에게 내용을 잘 전달하기 위해 말로써 다듬는 과정이 필요합니다.
Summary 내용을 반복적으로 읽고 숙지하여 실무에 대비한 보고서 작성법을 익혀보아요.
